Методика определения требуемого уровня автоматизации склада

Д. Любовина, руководитель проектов компании AXELOT Logistics

Чтобы в результате внедрения системы управления складом не возникло ощущение, что часть работ по автоматизации проделана зря, что без определенного функционала можно было бы и обойтись, что средства и силы потрачены напрасно и должной отдачи не получено, следует заранее найти оптимальный уровень автоматизации склада заказчика. Для установления этого уровня основное значение имеют два фактора – потребности предприятия и имеющиеся ресурсы. Самой сложной оказывается задача по адекватному определению перечня актуальных потребностей и реальной оценке ресурсов. Обратимся сначала к потребностям.

Типы потребностей предприятия

Решившись на внедрение системы управления складом, руководство предприятия предполагает, что автоматизация позволит избавиться от проблем, следствием которых становится неэффективное функционирование складского хозяйства. В зависимости от того, на каком уровне организованы процессы на складе на момент принятия решения об автоматизации, потребности и проблемы предприятия могут быть различными. Часть предприятий сталкивается с необходимостью удовлетворить базовые потребности в получении информации о товаре и состоянии склада, сократить потери, снизить зависимость от персонала, повысить качество обслуживания клиентов – в таких случаях речь идет о недостаточно высоком уровне организации работ. Без решения перечисленных проблем наладить нормальное функционирование склада практически невозможно.

Предприятия, склады которых работают по отлаженной технологии, почти не имеют перечисленных выше базовых проблем и, возможно, уже частично автоматизированы и ставят перед собой задачи несколько иного уровня. В таких случаях предприятие, обращаясь за услугами автоматизации, планирует обеспечить более высокую пропускную способность склада, управлять работой сложного роботизированного оборудования, автоматизировать операции, следующие по приоритету за ключевыми, ранее выполнявшиеся вручную (такие как диспетчеризация зоны отгрузки, расчет транспортной упаковки, планирование загрузки персонала) и т. д.

Отдельная группа – это склады, переезжающие на новое место. Здесь предприятие сталкивается все с теми же базовыми проблемами, усложненными, во-первых, необходимостью решить их в кратчайший срок, а во-вторых – новыми обстоятельствами (новое помещение, новый персонал, новые технологии и т. д.).

Таковы основные группы потребностей предприятий, стоящих на пороге автоматизации складского хозяйства. Определенные ограничения на уровень автоматизации накладывают и ресурсы, которыми располагает компания.

Ограничения по ресурсам

Один из основных ограничителей – это сроки, в которые требуется завершить проект по внедрению системы управления складом. В ряде случаев, например, при переезде склада, и в ситуациях, когда проблемы настолько остры, что требуют решения безотлагательно, автоматизация должна быть выполнена в предельно сжатые сроки. В таких случаях речь не идет о полномасштабных проектах: автоматизироваться должны только самые основные процессы. Внедрение полного функционала системы можно отложить на этап развития системы, выполнив его уже после относительной стабилизации работы склада.

При выборе уровня автоматизации и функциональности проекта следует учитывать, насколько подготовлены с профессиональной точки зрения специалисты предприятия, которые будут участвовать в проекте и в дальнейшем поддерживать работу системы. Следует помнить и о необходимости подготовки складского персонала: после внедрения необходимо обучать старых сотрудников либо набирать и обучать новых.

В штат склада потребуются операторы системы, «суперюзеры» (специалисты по поддержке), кладовщики, способные научиться работе с мобильными терминалами сбора данных. Чем более высокого класса используется система, тем меньше требуется операторов и тем больше заданий на выполнение работ создается и выполняется «в поле» автоматически или самими кладовщиками, работающими с мобильными устройствами. Отсюда и требования к персоналу, участвующему в процессе автоматизации.

Еще один важный момент – наличие до запуска проекта достаточного объема данных о товаре, исчерпывающей информации о технологии работы склада. От этого часто зависит сама возможность реализации той или иной операции. Так, не имея полного представления
о массогабаритных характеристиках товара и его единицах хранения, невозможно автоматизировать процесс планирования размещения.

Наконец, нельзя не принимать во внимание такой ресурс, как финансы. Чаще всего бюджет, выделяемый на внедрение системы, фиксирован и может быть увеличен лишь в исключительных случаях. Поэтому исполнитель, составляя перечень работ, вынужден учитывать среди прочего размер запланированных вложений заказчика в проект.

Итак, перед началом проекта автоматизации склада надо заблаговременно определить, какие процессы действительно нуждаются в автоматизации и соответствуют ли имеющиеся ресурсы масштабам планируемого проекта. Всегда следует помнить, что обоснованный баланс желаний и возможностей снизит риски автоматизации.

Варианты технологий внедрения

В компании AXELOT Logistics, которой приходилось сталкиваться с разными сочетаниями потребностей и ресурсов компаний-заказчиков, разработаны два основных варианта технологий автоматизации – сервисная и проектная.

Сервисная технология ведения проекта направлена на решение проблем базового уровня. Выполняется проект в короткие сроки (1...3 месяца), при этом внедряется типовой программный продукт (без существенных доработок), используются проверенные временем и достигнутыми результатами проектные технологии, реализуется технология визуальной идентификации заданий («бумажная»). Как видим, это наименее затратный тип внедрения с точки зрения первичных вложений.

Проектная технология уже позволяет учесть индивидуальные потребности заказчика: внести изменения в типовое программное обеспечение, внедрить технологию штрихового кодирования, реализовать индивидуальную схему интеграции КИС и системы управления складом и т. д. Проект в таком случае выполняется более продолжительное время, требует больших средств и соответствующей подготовки персонала. Во многих случаях внедрение системы управления складом обходится без значительных изменений исходной функциональности, что позволяет уложиться в срок 3...6 месяцев.

Однако бывают проекты, когда специфика склада предприятия не позволяет остаться в рамках базового продукта. В этом случае автоматизацию склада выполняют также по проектной технологии, но с максимально полным приближением к индивидуальным потребностям заказчика. Ограничителями становятся, как правило, лишь технологическая платформа, организационные возможности склада и бюджет. Длится такой проект не менее 6 месяцев.

Сопоставив потребности предприятий, их ресурсные возможности и типы проектов внедрения, сведем их в таблицу. Приведенные решения предлагается рассматривать в качестве общих правил – в каждой конкретной ситуации возможны индивидуальные варианты. Основное, о чем не следует забывать, – это о необходимости реально оценивать потребности и ресурсы конкретного предприятия. В противном случае многократно возрастает вероятность реализации избыточных функций, неоправданного усложнения программного продукта, срыва сроков и т. д. Движение в сторону максимальной функциональности системы управления складом должно быть обоснованным и постепенным, отвечающим действительным нуждам предприятия.