ТОП-10 мер экономной эксплуатации имущества

Система управления производством, основанная на идее постоянного сокращения затрат (Lean production)

1. Ранжируйте недвижимость

В первую очередь необходимо провести ранжирование всего портфеля недвижимости в зависимости от активности эксплуатации и статуса объекта. Чаще всего в портфеле имущественных активов есть объекты активной и пассивной эксплуатации. Те здания, на которых не ведется какая-либо деятельность, все равно требуют затрат, например, в виде оплаты охраны и коммунальных ресурсов. В условиях оптимизации затрат на приоритетные объекты тратится больше денег и их обслуживание ведется в режиме интенсивной эксплуатации, а объекты второстепенного значения можно обслуживать в режиме выездного сервиса, выполняя только регламентные работы. За счет такого ранжирования и дифференцированного подхода к обслуживанию объектов недвижимости можно существенно сэкономить до 20–30%.

2. Продумайте логистику в деталях

Хорошо продуманная логистика поможет избавиться от ненужных операций и сократить процессы. Один и тот же курьер при грамотной логистике успеет разнести, скажем, 20 заявок за день. Но, если его перемещения будут хаотичны, как броуновское движение, он разнесет только 10 писем.

Аналогичная ситуация может быть на производстве с составлением технологических карт для уборщиков клининга, с организацией движения ночных технических служб и регламентных работ в службе эксплуатации здания, с расстановкой постов охраны и обходом службы безопасности. Четко расписанные маршруты сократят ненужные передвижения и высвободят человеко-часы. Это неизбежно приведет к сокращению штатных единиц, а значит, и к снижению финансовых затрат.

3. Ищите дешевых поставщиков

В период кризиса для всех становится актуальной тема импортозамещения. Ищите отечественные аналоги зарубежного оборудования. Есть множество примеров, когда такие замены давали значительную экономию не только за счет более низкой цены, но и за счет транспортировки, так как наши производители все же находятся «под боком». При закупке расходных материалов у одного поставщика можно добиться экономии за счет скидки на опт. Правда, при этом есть риск недопоставки.

4. Экономьте только там, где можно

На объектах, где не ведется никакой деятельности, необходимо законсервировать оборудование, чтобы оно не требовало дальнейшего обслуживания. Для этого нужно потратить несущественные деньги на обеспечение последующей расконсервации и использование оборудования. Некоторые думают, что можно просто перестать эксплуатировать его, а в определенный момент все восстановить, но это не так. Необходимо осуществлять регламентные работы на объектах постоянно, их игнорирование может обернуться большими потерями в будущем. Например, пробные запуски дизель-генератора, которые должны проводиться с определенной периодичностью, – гарант того, что дизель-генератор как альтернативный источник электропитания при необходимости гарантированно запустится. Допустим, у вас отключили электричество, соответственно, на холодильниках арендаторов пропало питание. Согласно техническим условиям должен автоматически включиться дизель-генератор. Однако экономия на его пробных запусках может привести к тому, что это оборудование не запустится. Каков возможный финансовый риск в случае такого инцидента? В морозильных камерах арендатора могут храниться продукты на миллионы рублей, и прямой убыток может составить десятки миллионов.

5. Контролируйте работу персонала

Чем выше качество контроля, тем выше результативность работы. Если использовать системы контроллинга, которые в режиме онлайн позволяют наблюдать за исполнением персоналом всех предписанных технических регламентов, можно значительно повысить его эффективность. Четко поставленные задачи, правильно спланированный рабочий день, подкрепленный строгим контролем за выполнением работ, могут способствовать сокращению затрат на персонал на 10–20% без потери качества.

6. Не забивайте гвозди микроскопом

Практически всегда на объекте есть штатная структура, которая занимается техническим обслуживанием здания. И чаще всего ее эффективность не превышает 60–70%.

Скажем, у вас числится высококвалифицированный инженер, получающий солидную зарплату. Когда он не занят своими прямыми функциональными обязанностями, работодатель подгружает его мелкой, второстепенной работой: он чинит, красит, наносит маркировку и т. д. Это все равно, что забивать гвозди микроскопом. Такую же работу способны выполнить специалисты, которые обойдутся вам вдвое дешевле, а супер­инженер, находясь в центральном офисе, мог бы заняться обслуживанием пяти объектов. За счет сокращения штатной структуры объекта и выведения профильных инженеров в центральный офис можно сократить общее количество таких суперспециалистов и более эффективно их использовать. Находясь в центральном офисе, они смогут обслуживать не один, а несколько объектов, и, соответственно, затраты будут распределяться на эти объекты.

7. Автоматизируйте процессы

Автоматизация и диспетчеризация процессов значительно сокращает и упрощает их.

Давайте сравним проведение регламентных работ на оборудовании с QR-кодом, к которому привязана электронная технологическая карта с мгновенным отображением на планшете при считывании кода и «по старинке», с распечатыванием технологической карты на принтере, с расходами на бумагу, краску, подготовкой последующих счетов. На одну такую распечатку уходит 10–15 минут. Умножив их на условные 5 карт в день, получим, что техник потратит около часа рабочего времени на хождение между компьютером, оборудованием и принтером для подготовки документов, технических карт и отчетов.

Автоматизация и диспетчеризация – очень прозрачный и понятный инструмент экономии. Путем обычного анализа можно рассчитать, какие штатные единицы и зарплатные ставки в результате сократятся.

8. Экономьте, инвестируя

Затратные на первый взгляд энергосберегательные технологии могут дать экономию до 40% ресурсов.

Это некий аналог энергосервисного контракта, где ты сам инвестируешь в такую передовую технологию, как энергоэффективность. Лучше один раз потратить деньги, например, на энергосберегающие светильники, которые окупаются в течение 1–2 лет. Также можно поставить фотоэлементы, датчики движения – уже сейчас ими оборудованы многие офисы, гостиницы. Учитывая постоянный рост стоимости коммунальных услуг, в перспективе на них придется тратить все больше, поэтому лучше инвестировать в энергоэффективное оборудование сегодня, чтобы впоследствии хорошо сэкономить.

9. Работайте с аутсорсинговыми компаниями

Непрофильные задачи для корпораций эффективнее и дешевле решать силами профильных компаний, нежели собственными внутренними ресурсами. Скажем, для корпорации, занимающейся нефтедобычей, обслуживание и эксплуатация объектов недвижимости профильной деятельностью не является. И здесь проще и экономнее переложить непрофильную часть работ на компанию, специализирующуюся на эксплуатации и имеющую многолетний опыт работы в данной отрасли. Благодаря аутсорсингу повышается производительность в компании и возникает естественная экономия за счет эффективности использования человеческих ресурсов.

10. Сочетайте работу штатных специалистов и выездного сервиса

На сегодняшний день основной статьей затрат операционного бюджета является оплата труда. В клининге это 80%, в эксплуатации – до 70%. Говоря об оптимизации бюджета, в первую очередь необходимо думать именно об этом. Многие руководители боятся передавать работу штатных специалистов выездному сервису и «на всякий случай» содержат персонал, который используют лишь периодически, что, к сожалению, очень характерно для российских компаний. Грамотное сочетание использования работы штатных специалистов и выездных бригад может свести затраты на обслуживание объекта к самому возможному пороговому минимуму. Переход на частичный выездной сервис означает сокращение штатного состава техников, выведение части работ на регламентное обслуживание через мобильную службу и, как результат, оптимизацию затрат на техническое обслуживание на 10%.