Best-of-Breed WMS против WMS-модуля в ERP-системе (Часть 2)

Директор по информационным технологиям

Алекс Павул,
директор, Алтик Инк. – мастер Дистрибьютор Accellos

Главная задача ИТ-отдела – поддержка системы и инфраструктуры, и его сотрудники при возникновении проблем готовы работать даже ночью. Высока вероятность того, что они уже имели опыт обслуживания ERP-модулей перед переходом на WMS. Таким образом, эта группа участников дискуссии может быть заинтересована в минимальных изменениях, и при прочих равных условиях ИТ-отдел скорее всего выберет ERP с модулем управления складом. Сотрудники наработали навыки для поддержки системы и могут гарантировать, что она будет доступна для конечных пользователей в любое время.

О трудностях, связанных с обучением персонала, которые могут возникнуть при появлении новых технологий, мы уже говорили. Если подобные вызовы становятся слишком частыми и начинают влиять на операционную эффективность – пропадает уверенность в системе и внедрение затрудняется. Это может перевесить преимущество в функциональности, на которое просто никто не обратит внимания. И поэтому главный операционный директор может решить использовать старую технологию, несмотря на ее низкую эффективность.

Несомненно, внедрение любой новой технологии связано с риском. Тем не менее, есть шаги, которые можно предпринять, чтобы уменьшить этот риск и предотвратить проблемы, которые будут влиять на доверие к системе конечных пользователей. Ведущие поставщики способны создать тщательно проработанный план имплементации со стратегиями по снижению риска, основанными на многолетнем опыте их работы. Экспертные возможности и компетенция ERP-поставщиков относятся к области разработки ядра ERP-систем. Они должны будут полагаться на третьи лица или на собственный неопытный персонал, чтобы создать план реализации.

Многие ИТ-специалисты предполагают, что интеграция ведущих WMS с их ERP-системой будет довольно затратной, и в итоге получится одноразовый код, который к тому же будет сложно поддерживать. В большинстве случаев это не так. Многие поставщики WMS, которые ориентируются на средний бизнес, для упрощения интеграции WMS в EPR предоставляют стандартную out-of-the-box ERP-интеграцию. Подобные ERP-интеграции используются многими клиентами. На самом деле Best-of-Breed-системы могут быть установлены у большего количества клиентов, чем решения ERP WMS.

Недавнее нововведение меняют дискуссию на эту тему. Многие ведущие поставщики Best-of-Breed WMS предлагают «облачные» решения. Обслуживание и поддержка клиента осуществляется удаленно теми экспертами, которые спроектировали и построили системы. Благодаря этой модели ИТ-отдел клиента не обязательно должен хорошо разбираться в новой технологии. Поэтому в тех случаях, когда недостаточный навык обслуживания ведущих решений является основным препятствием для ИТ-отдела, теперь имеется возможность его преодоления. К тому же это направление зачастую экономически более эффективно в долгосрочной перспективе.

Для окончательного решения ИТ-отделы должны рассмотреть несколько дополнительных важных вопросов:

• Время активности системы: требуется ли системе остановка для обслуживания и если да, то есть ли для этого удобное временное окно между операциями (ежедневно и/или еженедельно).

• Возможность обновлений: будет ли влиять уровень клиентских настроек в любой системе на возможности компании модернизировать ее в будущем, чтобы получить преимущество от инноваций. И, если обновление возможно, какой будет стоимость переноса клиентских настроек.

• Имеет ли система возможности интеграции со сторонними системами, которые используются для ведения бизнеса. Если нет, то какова стоимость и сколько времени займет создание интерфейса для этого.

И, наконец, последнее соображение, которое необходимо учитывать ИТ-отделам для принятия решения. Поскольку функциональность модуля управления складом ERP-системы пока еще недостаточно хорошо разработана, для удовлетворения операционных требований будут необходимы дополнительные доработки и поиски альтернативных решений. ИТ-отделы должны осознавать, что для этого потребуется дополнительное время и материальные затраты, а также возникнут связанные с этим риски. Это, скорее всего, приведет к некоторому уровню недоработок, которые должны будут устраняться его сотрудниками, и может повлиять на бизнес.

Финансовый директор

Главный вопрос для большинства финансовых директоров – сколько это стоит. Если их участие сводится только к рассмотрению финальной сметы, то среди всех доступных вариантов они выберут «бесплатную» ERP-систему с модулем управления складом. При выборе WMS многие компании делают ошибку, когда рассчитывают затраты только на базовый продукт, используя анализ общих требований и расходов на реализацию на основе стандарта, общий план проекта. Они не учитывают, что для удовлетворения их требований могут быть необходимы модификации и другие скрытые расходы.

Есть четыре ключевые ошибки, которые необходимо избежать при финансовом анализе процесса реализации WMS-проекта.

Первая – это ограничение анализа затрат на соответствие функциональности требованиям в стандартном контрольном списке-запросе на предложение (RFP). Эти контрольные списки зачастую весьма нечетко сформулированы, и когда начинается проект, выясняется, что ответ «да» на поставленный в них вопрос не всегда отвечает действительным нуждам заказчика. Определение всех нужных «да» повлечет за собой установку пользовательских настроек, устранение ошибок и, скорее всего, перерасход средств.

Вторая ошибка при создании технико-экономического обоснования состоит в том, что в нем рассматриваются только затраты на проект и не учитываются потенциальные выгоды. Есть много компаний, которые расценивают покупку такой системы как часть затрат на ведение бизнеса и не задумываются о потенциальной выгоде от операционных усовершенствований.

Третья ошибка – упускается из виду влияние инвентаризации при проведении финансового анализа. Бумажное делопроизводство из-за отсутствия системы, работающей в реальном режиме времени, и прерывистого поступления данных сопровождается ошибками инвентаризации. Естественным следствием этого является тенденция компенсировать такие ошибки путем формирования дополнительного страхового запаса, что также прямо увеличивает расходы. Обязательно нужно учитывать, способна ли система поддерживать стратегии инвентаризационных операций, например, технологию FIFO, серийные номера и расширенное отслеживание сроков годности и номеров партий. Это важные вопросы для компаний, если они хотят защитить свои вложения.

И, наконец, четвертая ошибка, которой следует избегать, – это краткосрочное прогнозирование при оценке издержек и выгод. Должны учитываться индивидуальные настройки, увеличение стоимости поддержки и технического обслуживания с течением времени. В технико-экономическое обоснование необходимо заложить временной горизонт не менее пяти лет, так как преимущества, которые достигаются при первоначальной реализации, вероятно, растянутся на годы. Возможности обновления и их стоимость также должны быть включены в прогноз.

Таким образом, для финансового директора ключевыми являются два вопроса: какая система обеспечивает меньше затрат и какая система со временем будет иметь более сильное технико-экономическое обоснование.

Сравнение отличий

Как компания может прийти к консенсусу, учитывая разнообразные и часто противоречащие друг другу точки зрения основных заинтересованных сторон? Возможным ответом будет создание еще одного отдела в управляющем составе и найм директора по урегулированию споров. Хотя это и может показаться кому-то излишеством, но все же команде, принимающей решения, полезно иметь человека, который способен объективно оценить ситуацию, будучи не связанным ни с одной из групп.

Однако независимо от того, используется для решения спора посредник или нет, есть шаги, которые команда должна предпринять, чтобы гарантировать, что процесс является объективным.

• Определение критериев успеха: каковы ключевые бизнес-цели, которые компания рассчитывает достичь за счет внедрения системы.

• Нахождение точек соприкосновения: есть, вероятно, много элементов (например, улучшение обслуживания клиентов, конкурентные преимущества), с выделением которых в критерии успеха согласятся все стороны, и это будет большим шагом на пути установления объективных критериев отбора.

• Определение весомости критериев принятия решений: это является ключевым моментом в согласовании разногласий между заинтересованными сторонами, поскольку не все критерии одинаково важны.

• Разработка целостного технико-экономического обоснования, которое учитывает определенные критерии успеха и соответствующее значение для бизнеса.

• Выполнение вышеуказанных пунктов до встречи с потенциальными поставщиками и прежде чем начнется процесс оценки.

• Избежание единоличного управления процессом принятия решений одним из отделов – каждая группа заинтересованных сторон должна быть задействована в этом процессе.

Заключение

Противостояние сторонников Best-of-Breed WMS и WMS-модуля в ERP-системе длится уже более десяти лет. Вполне вероятно, что оно будет продолжаться еще столько же. Реальность такова, что в промышленности есть место для каждой модели, и дело каждой отдельной компании – оценить, какое решение лучше подходит для их операций.

Для таких простых складских операций как приемка полной палеты и отгрузка полной палеты с ограниченной потребностью расширенных стратегий инвентаризации может быть вполне достаточно модуля ERP-системы.

Операции с более сложными требованиями выходят за рамки возможностей ERP-системы. Уникальный продукт (бренд) в отрасли создается разнообразием функциональности, которое позволяет удовлетворить особенные требования заказчика, а не основными функциональными возможностями. Для управления операциями, которые нуждаются в особенном функционале, единственным жизнеспособным решением будет продукт от ведущего поставщика WMS – Best-of-Breed- система.

В итоге компании все чаще инвестируют в этот тип систем, чтобы снизить затраты, повысить эффективность и улучшить качество обслуживания клиентов. Решение о том, какая из систем лучше всего отвечает этим целям, должен принять сам потребитель.