Точка отчета: как спланировать систему складской отчетности при внедрении WMS

О. Иванов, ведущий консультант компании i2-СНГ

Системы управления складом в России на подъеме: строятся новые склады, активно обновляется материальная база складов существующих, и везде требуется современная информационная система, будь то распределительный центр торговой сети или независимый складской оператор. В принципе, многие владельцы складов уже понимают, что в любую передовую WMS заложен набор так называемых «лучших практик» ведения складских операций, поэтому при разработке бизнес-процессов заказчик старается прислушиваться к мнению консультантов. Однако уже на этапе внедрения возникает неожиданное затруднение: оказывается, что для поддержки многих бизнес-процессов в WMS необходимо использование специальных «отчетов». Как следствие, сроки проекта сдвигаются, бюджет растет, а люди напряженно работают.

В этой статье мы предлагаем разобраться, что же это за отчеты, от которых столь многое зависит, и как можно во время внедрения WMS запланировать разработку системы отчетности.

Отчет или не отчет, вот в чем вопрос

Прежде всего терминология заказчика и консультанта в этом плане сильно различается. Для обычного руководителя «отчет» – это некий обобщающий документ, который готовят подчиненные, кропотливо исследуя определенный вопрос. В этом смысле отчет – это небольшая иллюстрированная научная работа. Для консультанта «отчет» – это фактически любая форма представления информации из системы, которую при желании можно распечатать. В этом смысле любая таблица с тремя графами – отчет.

Чтобы привести терминологию к более или менее единому знаменателю, необходимо понять, какие именно бывают отчеты с точки зрения WMS.

Печатные формы. Основной характеристикой печатных форм является их неотъемлемое участие в бизнес-процессе. Другими словами, без печатной формы нормальная работа склада невозможна. Формирование печатных форм обычно тесно интегрировано в бизнес-процесс: к примеру, этикетка для паллет печатается в процессе приемки товара, лист комплектации печатается после запуска заказа в отбор и т. д.

Оперативные отчеты. Они предназначены для оперативного управления складскими бизнес-процессами, но непосредственно не связаны с какой-либо операцией. Например, на основании данных отчета о наличии товара в зоне брака кладовщик может инициировать его переборку, а по отчету о свободных ячейках сток-менеджер может принять решение о выделении товару ячейки отбора.

Аналитические отчеты. Их формирование связано с анализом больших объемов данных и подготовкой сводных таблиц. Они предназначены для анализа бизнес-процессов, а также для анализа эффективности складских операций. Сюда можно отнести почти все отчеты для выставления счетов клиентам складского комплекса и отчеты о работе сотрудников.

Конечно, некоторые отчеты нельзя однозначно отнести к той или иной категории: например, ведомость инвентаризации или оборотную ведомость – все зависит от реализации соответствующего бизнес-процесса на конкретном предприятии. Тем не менее такая классификация позволяет понять назначение каждого отчета, его сложность, круг пользователей, важность.

Блеск и нищета встроенных отчетов

Практически любая WMS включает в стандартной комплектации некий фиксированный набор типовых отчетов, полностью интегрированных в программный продукт и обычно вызывающихся непосредственно из рабочего места оператора. Эти встроенные в систему отчеты основаны на некоторых обобщенных требованиях типового склада, на котором может работать WMS. Обычно стандартные отчеты разрабатываются для реализации тех самых лучших практик, заложенных в логику работы системы.

Естественно, что при реализации любого бизнес-процесса на конкретном складе возникает множество нюансов. Например, на одном складе артикул поставщика может регистрироваться в системе и использоваться в работе, а на других складах он не используется; для одного товара ведется учет даты производства, а для другого – нет. Поэтому получается так, что стандартный отчет или не содержит всей необходимой информации, или насыщен ненужными данными. Именно поэтому стандартные, встроенные в WMS отчеты не могут эффективно использоваться в процессе работы склада без доработки.

Любая доработка в стандартной информационной системе называется кастомизацией, т. е. приведением системы в соответствие с требованиями заказчика. Такие работы выполняются обычно квалифицированными разработчиками, требуют тщательного тестирования на предмет работоспособности и проч. Иными словами, кастомизация стоит дорого. Более того, вполне возможно, что через некоторое время после запуска системы в эксплуатацию бизнес-процессы на складе изменятся, и в этом случае придется вновь обращаться к консультантам для дополнительной доработки отчетов и печатных форм.

Каждый сам кузнец своего счастья

Дополнительные отчеты могут быть разработаны не только путем кастомизации системы. Существует альтернативный вариант создания отчетов на основе данных в WMS – разработка отчетов внешним приложением, т. е. сторонними средствами, не связанными с информационной системой. Обычно эта технология заключается в прямом доступе к базе данных информационной системы, извлечении из нее необходимых данных, форматировании и представлении результатов пользователю.

Что бы ни говорили консультанты, извлечение информации непосредственно из базы данных для целей формирования отчетов в большинстве случаев абсолютно безвредно для информационной системы. Если система спроектирована грамотно, то внешний отчет будет всего лишь дополнительным клиентом для сервера базы данных, создавая дополнительную нагрузку и никак не влияя на работу других пользователей. Здесь кроется маленькая хитрость: любое рабочее место, подключенное к информационной системе, считается отдельным пользователем и требует клиентской лицензии. Лицензии на пользователей WMS продают обычно те же консалтинговые компании. Однако внешний отчет подключается к базе данных напрямую, минуя средства лицензирования WMS. По-видимому, именно упущенный доход от продажи лицензий не позволяет некоторым консультантам рекомендовать внешние отчеты.

Действительные сложности заключаются в том, что разработка отчетов требует хорошего знания внутреннего устройства WMS: как организовано хранение данных, в каких таблицах базы данных находится та или иная информация, как называются поля в этих таблицах. Современные WMS являются сложными программными продуктами со сложной структурой данных, и вот именно здесь без помощи консультантов никак не обойтись. Зато обученный разработчик за одну-две недели достаточно хорошо освоится в структуре базы данных и сможет разрабатывать отчеты быстро и качественно. Более того, на современном уровне развития информационных технологий для разработки отчетов не требуются профессиональные программисты.

В качестве инструмента для разработки таких «внешних» отчетов может использоваться даже обычный Excel или Access, хотя намного эффективнее использовать специализированную платформу для разработки систем корпоративной отчетности, например, Crystal Enterprise или Microsoft Reporting Services. Современные средства разработки отчетов обеспечивают разработчика интуитивно понятным графическим интерфейсом. Сама «разработка» сводится лишь к форматированию и оформлению внешнего вида отчета. Единственным серьезным требованием к разработчику отчетов является знание языка SQL. В этом случае у заказчика появляется возможность разработки практически неограниченного количества печатных форм, оперативных и аналитических отчетов для использования в любых существующих или новых бизнес-процессах. Любые изменения, которые так часто случаются у поставщиков или клиентов, могут быть легко отражены в модифицированных отчетах.

В заключение необходимо отметить, что отчет – это не роскошь, а средство повышения эффективности труда складских работников. Самую большую выгоду приносят обычно самые простые отчеты. Требуется всего лишь внимательно прислушаться к операторам и кладовщикам, попытаться понять их запросы, выяснить возможности сделать их работу проще. В итоге каждый час, вложенный в разработку отчета, обратится ежедневно сэкономленным временем многих работников.



Советы

В процессе внедрения проектная команда, состоящая обычно из сотрудников заказчика и консультантов, должна сразу достичь взаимопонимания в том, что с точки зрения WMS отчетом является любая попытка извлечь данные в формате, пригодном для анализа и печати.

В процессе внедрения проектная команда должна проверить, какие печатные формы, оперативные и аналитические отчеты могут быть сформированы стандартными средствами без
доработок, а какие – нет. На разработку всех дополнительных печатных форм и отчетов необходимо выделить время и бюджет.

В процессе внедрения проектная команда должна выделить программистов для разработки отчетов и запланировать проведение технического тренинга по организации данных в системе. Тестирование отчетов должно включаться в общий план тестирования WMS непосредственно перед запуском.