Технология внедрения складской системы автоматизации: основные этапы

Д. Любовина, руководитель проектов компании AXELOT

Каждый проект автоматизации склада – это совокупность определенных этапов и задач, решаемых совместными усилиями проектной команды, в которую входит множество разных специалистов. Проект может осуществляться в разные сроки, достигать разных целей, программный продукт может включать разнообразную функциональность. Однако основа, суть процесса автоматизации склада практически всегда остается неизменной, меняется только ее форма реализации.

В процессе внедрения системы автоматизации склада можно выделить следующие основные этапы, представленные на схеме. Рассмотрим содержание каждого из них подробнее.

В процессе реализации подготовительного этапа определяют все основные параметры будущего проекта, среди которых – цели и задачи проекта, ресурсные ограничения (сроки, персонал, бюджет, наличие данных, специфика корпоративной системы), функциональность внедряемой системы автоматизации. На этом этапе необходимо определить лиц, ответственных за проект – кураторов и руководителей, а также подобрать квалифицированных исполнителей в команду проекта. Это условие обязательно и для предприятия заказчика в случае реализации проекта с помощью внешней компании, оказывающей услуги автоматизации, так как успешный проект – это плод совместной работы, а не индивидуального творчества исполнителя. В результате проведения предварительной работы по согласованию всех регламентирующих параметров автоматизации составляют календарный план выполнения работ по проекту и начинают его реализацию.

Исходным информационным материалом для автоматизации склада служат данные о топологии, товаре и бизнес-процессах склада. Чем более устоявшимся, понятным и эффективным является технологический процесс склада, тем более результативным станет внедрение системы автоматизации, поэтому в идеале проект автоматизации склада должен включать этап логистической оптимизации складского хозяйства.

В задачи этапа входят анализ работы складского хозяйства, выработка ряда оптимизационных мероприятий, создание устойчивой основы для внедрения складской системы и подготовка данных, необходимых для автоматизации. Иногда в силу ресурсных ограничений проекта логистическая оптимизация как самостоятельный этап выпадает из технологической цепочки внедрения. В этом случае часть задач этого этапа (сбор информации о топологии, товаре, бизнес-процессах, первичный анализ и обработка) переходит в этап проектирования.

Проектирование системы автоматизации заключается в определении «образа» будущей системы. На этой стадии принимают решения о том, как будут реализованы в системе фактическая топология склада и выполняемые на практике бизнес-процессы. Определяют параметрические и программные настройки системы, описывается система взаимодействия с корпоративной информационной системой, разрабатывается программа испытаний. Конечным результатом этого этапа должно стать детальное представление процесса функционирования всех частей системы и способа проверки ее работоспособности, зафиксированные документально. На основании сформулированных требований к работе
складской системы выполняются ее программная разработка и дальнейшая параметрическая настройка.

Сам факт существования следующего этапа – разработка системы и его длительность – зависит от степени отклонения желаемого результата от типового программного продукта. Иногда данный этап сводится только к разработке интеграции складской и корпоративной систем. Тем не менее независимо от степени изменения исходного программного продукта к дальнейшей работе должен допускаться только тот промежуточный результат, который прошел всестороннюю проверку специалистами исполнителя и заказчика согласно программе испытаний.

После выполнения этапа разработки системы автоматизации и интегрирования ее с корпоративной информационной системой наступает время подготовки к запуску. Этот этап включает в себя множество важных задач. Самыми крупными из них являются параметрическая настройка системы, ввод первичных данных, подготовка склада, персонала и рабочих инструкций, однако за каждым из перечисленных пунктов стоит целый ряд составляющих, более мелких работ. Так, например, ввод первичных данных подразумевает снятие остатков товара на складе в разрезе адресного хранения. Эти данные на момент внедрения системы автоматизации склада чаще всего могут быть получены единственно возможным способом – инвентаризации всего склада, что требует от предприятия серьезных затрат времени и ресурсов.

В некоторых случаях для предотвращения трудностей, связанных с полной инвентаризацией, и снижения нагрузки на склад в момент внедрения возможно применение способа частичных инвентаризаций. Под двумя словами «подготовка склада» скрывается целый комплекс работ: это маркировка мест хранения, закупка и установка оборудования, организация складского офиса, планирование поставок и отгрузки в переходный период. Подготовка персонала также является сложносоставным процессом. В ходе его необходимо подобрать на роли операторов соответствующих людей, подготовить, провести и проконтролировать процесс обучения, грамотно ввести в оргструктуру предприятия сотрудников складского офиса, определив для них технологию взаимодействия между собой и со смежными подразделениями, провести разъяснительные беседы о новых принципах работы в среде сотрудников офиса и склада...

Наконец наступает момент, когда вся предварительная подготовка проведена и система, техника, люди – всё готово к запуску. Первые дни после запуска системы в эксплуатацию – самое «горячее» время на проекте. Вся команда проекта в этот период сосредоточивается на контроле и поддержке работы операторов, кладовщиков, системы, накоплении и устранении замечаний, естественно возникающих в начале практической работы. В процессе запуска значительную роль играет человеческий фактор. Отсутствие у кладовщиков привычки работать в адресном пространстве и выполнять задания системы может привести к многочисленным ошибкам и возражениям, поэтому на этапе запуска контроль правильности выполнения заданий кладовщиками и разбор их претензий и замечаний – одна из составляющих успешного внедрения. Сотрудники склада должны стремиться к сотрудничеству с IT-специалистами, а не к противодействию системе, логика работы которой в первое время может показаться им не всегда понятной. Есть нюанс и в работе с операторами: для специалистов поддержки важно соблюсти баланс между помощью оператору и подменой его в процессе выполнения текущей работы.

Как только напряженность первых дней запуска снижается, необходимо обеспечить постепенную передачу функций сопровождения от специалистов исполнителя к специалистам заказчика. По завершении проекта работа по поддержанию работоспособности складского программно-технического комплекса должна сосредоточиться в основном в руках персонала самого предприятия.

Успешная реализация проекта автоматизации склада – это очередная ступенька в процессе совершенствования инструментов учета и управления предприятием. На заключительном этапе проекта должна быть выполнена оценка результата, подведены итоги внедрения, определена степень достижения поставленных целей, и тогда на основании уже проделанной работы можно строить планы дальнейшего развития предприятия в целом и складской подсистемы в частности.