Эффективные методы внедрения WMS. Что такое «АйТи Аутсорсинг»

И. Сидоренко, коммерческий директор ООО «БУХта»

Мировой рынок систем управления складом (WMS) за последние годы рос быстрей, чем предполагали аналитики и, по некоторым прогнозам, продолжит расти в среднем на 4,8% ежегодно в ближайшие пять лет. Хотя российский рынок и находится в положении «догоняющего», он развивается гораздо активней: за последние три года число внедрений, по экспертным оценкам, увеличилось на 210% и к концу 2008 г. может возрасти еще на 79%.

Главное – индивидуальность

Для каждого склада требуется особый подход, который касается не только выбора, но и методики внедрения WMS. При выборе WMS важно учитывать характер груза, хранящегося на складе. Если это производственный склад, где находится сырье и готовая продукция, то его главными задачами (а значит, и системы) будут, скорее всего, контроль товародвижения и экономия сырья с целью сокращения отходов. Для дистрибуции особенно актуальны вопросы контроля комплектации и сертификации товара. Ну, а 3PL-операторы предъявляют наиболее серьезные требования к гибкости систем тарификации и контролю состояния груза, а также управлению персоналом и снижению зависимости от него.

За 16 лет работы на рынке системной интеграции наша компания накопила большой опыт внедрения информационных систем, в том числе автоматизации складов. В результате появились некоторые интересные наработки, которыми мы хотим поделиться с читателями.

Например, специалисты нашей компании нашли способ сократить трудоемкость перехода складов на адресное хранение грузов. Бывает так, что на складе заказчика только часть товара промаркирована штрих-кодами, а на остальной части такой кодировки нет. В этой ситуации применение технологии адресного хранения и штрихового кодирования не всегда эффективно, и клиент бывает вынужден маркировать все грузы собственным штрих-кодом, но возможно использовать и штрих-коды поставщиков (символики в формате EAN13, которые наносят производители продукции). Перед внедрением штрих-коды продукции собираются и связываются с определенными наименованиями в информационной системе. В результате эта часть продукции уже не требует дополнительной маркировки.

Для 3PL-операторов разработана система поэтапного перехода на адресное хранение и мобильные технологии. По этой методике на складе внедряется WMS, допускающая работу как с бумажными документами, так и с мобильными терминалами сбора данных. Первоначально система устанавливается все-таки для работы с бумажным носителем. Так решаются вопросы тарификации, внесения основных данных в систему – заявки на приход и на отгрузку товара. Работает система биллинга – просчитывается выполнение всех операций. На этом этапе в систему включен весь персонал, кроме кладовщиков. Любые перемещения грузов в ней происходят виртуально, в момент добавления записи в базу данных. В результате сотрудники и руководители складского комплекса привыкают к системе и логике ее работы. Любые сложные ситуации они могут обрабатывать самостоятельно.

Переход к адресному учету происходит путем установки в системе соответствующего признака у клиента, и следующее поступившее задание будет обработано с помощью мобильного терминала сбора данных. В это время операторы и руководители проходят начальное обучение по работе с WMS. Затем на участке одного из клиентов склада можно внедрять адресное хранение и использовать мобильные терминалы. В этой зоне, сменяя друг друга, обучаются все складские работники: так они привыкают к системе адресного хранения и полному циклу обработки заданий с помощью мобильных терминалов сбора данных в режиме реального времени. Затем эти технологии масштабируются на весь склад. Происходит это уже с помощью собственных обученных сотрудников, практически без эффекта сопротивления коллектива и с минимизированной до предела вероятностью ошибок по причине недостаточного знания работниками новой системы.

Проблемы выбора

На рынке автоматизации существуют и другие инновационные способы внедрения систем управления складом. Один из них логически вытекает из предыдущего примера внедрения WMS на складах 3PL-операторов и, на наш взгляд, является достаточно интересным для того, чтобы рассказать о нем подробней. Этот метод поможет клиентам без вложения значительных средств убедиться в эффективности складской системы для собственной компании.

В чем проблема выбора WMS? На наш взгляд, она не в сбивающем с толку разнообразии систем, не в больших затратах времени на доскональное изучение их возможностей, а в ответственности, которую налагает подписание контракта, ведь он заключается сразу на крупную сумму и зачастую не предусматривает путей отступления. В жизни и в бизнесе случаются разные ситуации, и иногда может оказаться, что выбранная WMS-система не самая лучшая для данного склада и стоило выбрать другую. Однако что-либо изменить уже поздно – деньги заплачены, система работает. Цена ошибки – несколько миллионов рублей и, что, может, даже серьезней, – от полугода до нескольких лет не очень эффективно потраченных времени и ресурсов.

Мы уже говорили о том, что рынок автоматизации складской логистики в России динамично развивается. Очень активно расширяют бизнес 3PL-операторы. Торговые компании ищут способы наиболее эффективно использовать излишки складских площадей, сдавая их в аренду, чтобы получать доход и снизить издержки собственного склада. Это означает, что все они оказываются перед необходимостью выбора WMS-системы. Помочь им определиться с выбором, снизить риски и повысить эффективность внедрения позволяет новый метод, который мы назвали «АйТи Аутсорсинг».

«АйТи Аутсорсинг» в действии

Задача метода – дать возможность испытать полноценную WMS-систему на собственном складе до принятия решения о приобретении. При этом она обязана учитывать особенности 3PL-бизнеса, ее установка должна проходить быстро и не требовать серьезных затрат ресурсов заказчика. Try & Buy (букв. – «попробуй и купи») – весьма необычная схема для «внедряемого» типа решения. Как правило, пробные версии предлагаются только для «коробочного» ПО, установка и использование которого не связаны с трудозатратами собственных специалистов. В области системной интеграции таких предложений единицы, а для WMS их и вовсе не было.

Принцип работы метода достаточно простой: на действующем складе создается тестовая зона – около 1000 м2. WMS разворачивается здесь в течение месяца, а еще одного месяца владельцу бизнеса будет достаточно, чтобы оценить систему на практике. Этот срок в два-три раза меньше, чем требуется на «традиционное» внедрение, что является большим достоинством методики.

В рамках тестовой зоны все складские бизнес-процессы обрабатываются в информационной системе. Если объем товара поставщиков тестовой зоны превышает ее вместимость, то зону расширяют. Для поставщика решения в этом есть свои положительные моменты. У него уже есть готовый «набор» для типичных задач – это обкатанная на наиболее успешных заказчиках из числа 3PL-компаний технология, набор оборудования и сотрудники, которые знают методику внедрения. «АйТи Аутсорсинг» позволяет внедрять систему у заказчика без значительных доработок, что существенно сокращает трудозатраты на выполнение проекта.

Заказчик получает готовую технологию, обкатанную на других компаниях (любой вендор обеспечит потенциальному клиенту референс-визит на предприятие, где его решение успешно работает). Это не просто набор оборудования и программа, а полноценный инструмент бизнеса. Но поставляемое дорогостоящее оборудование является собственностью вендора, что существенно снижает затраты на внедрение WMS.

Принципиально важно, чтобы в течение всего тестирования в одной бригаде с сотрудниками заказчика работали специалисты вендора – опытные кладовщики, профессионально владеющие своей WMS. Такая специализация позволяет им учитывать особенности работы не только системы управления, но и склада, справляться с нестандартными ситуациями и достигать взаимопонимания с работниками заказчика. При этом сотрудники заказчика в ходе совместной практической деятельности быстро учатся работать в системе. Это дает возможность осуществлять ротацию: за период тестирования их может смениться несколько пар, и так можно обучить всех складских работников клиента. Как только необходимость в сотрудниках вендора для обучения и сопровождения системы отпадет, заказчик может отказаться от их услуг и сэкономить на расходах. Отсюда, собственно, и само название предлагаемого метода – «АйТи Аутсорсинг»: клиент получает возможность отдать в управление поставщику решения, как саму автоматизацию, так и обслуживание автоматизированного участка (оперативное руководство работами на нем будут осуществлять опытные сотрудники вендора).

Обычно это делается так

Вспомним, как работает традиционная схема внедрения, и для примера возьмем склад с теми же параметрами, что и тестовая зона: около 1000 м2. Процесс делится на несколько этапов:

• поставщик решения обследует объект, на котором планируется установить систему управления, и совместно с заказчиком формирует требования к системе и доработки, которые требуется в нее внести;

• производится доработка WMS под требования клиента;

• вендор устанавливает, подготавливает систему и обучает сотрудников заказчика работе с ней;

• для проверки работоспособности WMS ее запускают в тестовую эксплуатацию;

• осуществляется окончательная настройка и отладка системы;

• вендор совместно с заказчиком запускают систему в промышленную эксплуатацию.

Лишь после этого заказчик может понять реальные возможности и особенности внедренной системы и оценить результат ее внедрения. Таким образом, те, кто внедрял WMS, знают, что этот процесс требует значительных вложений средств и серьезного напряжения всего задействованного персонала на протяжении 4...6 месяцев. Довольно долго компания может работать в авральном режиме, прежде чем поймет, что же она приобрела.

Втрое быстрей

Теперь обратимся к методике «АйТи Аутсорсинга». Здесь первым делом заказчику необходимо выделить зону для тестирования площадью около 1000 м2 и определить клиентов, которые будут в ней обслуживаться: их должно быть ограниченное число и их груз должен обрабатываться только в пределах этой зоны. Процесс упрощается, если в тестовой зоне обслуживается всего один клиент. Затем поставщик совместно с владельцем склада готовит тестовую площадку к запуску системы: маркирует зоны, стеллажи, паллеты, товар, добавляет номенклатуру и остатки товара в базу данных WMS и обучает этим действиям сотрудников заказчика. Установка оборудования, программного обеспечения, штрих-кодирование и внесение данных в систему занимает, как уже сказано, всего месяц, и WMS сразу сдается в эксплуатацию. Таким образом, заказчик может видеть эффект от внедрения уже спустя месяц после внедрения (в 2...3 раза быстрей, чем обычно), а если этого срока недостаточно, никто не мешает продлить тестирование еще на месяц.

Для обслуживания тестовой зоны в бригаде должно быть примерно пять человек, из них трое – сотрудники поставщика решения. Это позволит не только обучать кладовщиков заказчика, но и работать в нормальном темпе, так чтобы тестовая зона не стала источником проблем с клиентами из-за сроков и качества обработки товара. Во время тестирования специалисты вендора получат возможность увидеть все бизнес-процессы изнутри и определить, потребуются ли доработки при масштабировании системы на весь складской комплекс клиента, и если да, то какие именно.

Что почем

Естественно, возможность испытать систему в «боевых условиях» до покупки не может быть бесплатной: системный интегратор несет значительные затраты на внедрение пробной версии: это оплата рабочего времени сотрудников, серверов, дорогостоящих мобильных терминалов, оборудования для беспроводной сети... Плата со стороны клиента при тестовом внедрении должна покрывать эти расходы и при этом быть фиксированной, т. е. заранее известной заказчику. Стоимость пробного внедрения WMS должна учитываться при подсчете общей суммы автоматизации склада, если клиент решит, что система ему подходит.

Возьмем для примера некое условное внедрение на складе площадью 1000 м2. Допустим, что склад оборудован 6 стеллажами, по 5 ярусов в каждом, и на каждом ярусе по 18 секций. Получим 540 ячеек, или в среднем 3500 м3. Для такой тестовой зоны будет достаточно пяти мобильных терминалов сбора данных (пять лицензий на мобильные рабочие места) и трех стационарных рабочих мест (три лицензии на стационарные рабочие места). Расчетное время внедрения: 1 месяц развертывания системы и 1 месяц тестирования. Примерные суммы и распределение расходов показаны в табл. 1.

Если после тестирования заказчик примет решение о покупке WMS, вендор зачтет ему расходы по аренде оборудования и программного обеспечения. Таким образом, общая стоимость WMS в расчете на площадь 1000 м2 будет состоять из полной суммы оплаты за автоматизацию, стоимости приобретаемого в собственность оборудования (сервер, промышленный и офисный принтеры, пять мобильных терминалов), стоимости приобретения рабочих лицензий. Ориентировочный расчет стоимости вычислительной техники и оборудования показан в табл. 2. Следует отметить, что стоимость оборудования достаточно велика, чтобы приобретать его на период тестирования. Гораздо дешевле окажется аренда.

В случае масштабирования WMS-системы на всю площадь склада достаточно приобрести дополнительные мобильные терминалы и лицензии на необходимое число мобильных и стационарных рабочих мест.

При внедрении по традиционной модели на складе площадью 10 000 м2 сумма затрат на систему будет колебаться на уровне 120 000 USD (средняя рыночная цена). Надо учесть, что при традиционном методе внедрения заказчик нередко предъявляет завышенные требования к функционалу системы (хочется всего и сразу), который может не пригодиться. «АйТи Аутсорсинг» дает возможность скорректировать эти требования на этапе тестирования и отказаться от избыточных индивидуальных доработок, что обеспечит существенную экономию средств по сравнению со средней рыночной ценой.

Подведем итог. Принципиальная новизна и преимущества «АйТи Аутсорсинга» в отличие от традиционных методов внедрения систем управления состоят в следующем:

• быстрое получение на складе современных технологий, которые работают по готовой, обкатанной на практике схеме;

• снижение рисков неудачного внедрения;

• внедрение и тестирование системы в рамках собственной компании. Срок развертывания системы до 1 месяца. Полное тестирование укладывается в 1...2 месяца. Возможность оценить систему на соответствие требованиям заказчика с минимальными затратами времени и средств;

• экономическая выгода. Стоимость тестирования идет в зачет стоимости WMS при дальнейшем масштабировании системы на весь склад.

Мы уверены, что методы тестового внедрения найдут широкое применение на российском рынке WMS. «АйТи Аутсорсинг» поможет снять неопределенность при выборе и покупке системы, лично убедиться в том, что система управления дает реальные результаты в реальных условиях функционирования склада: делает операции на складе прозрачней, оперативней, технологичней и позволяет создавать новое качество складского сервиса.