Риски проектов. Какие ошибки бывают в проектах автоматизации и как их избежать

А. Тимашов, генеральный директор компании AXELOT

Набор ошибок, допускаемых разными предприятиями в процессе внедрения системы автоматизации склада, можно считать стандартным, несмотря на существенные различия в их деятельности. Обычно выделяются три основные группы проблем:

• проблемы целеполагания – возникают на любом этапе проекта, являются следствием не корректно сформулированных целей, отклонений от целей проекта и т. п.;

• проблемы этапов внедрения – возникают на отдельных этапах реализации проекта и связаны со спецификой данных этапов;

• проблемы управления проектом – возникают на любом этапе проекта и являются следствием слабого контроля проекта, плохих коммуникаций между управляющими структурами сторон проекта.

Проблемы целеполагания могут зарождаться уже в момент принятия решения о начале проекта. Задачи автоматизации – это ответы на вопрос: «Зачем предприятию проект?», и они могут быть, например, такими: повысить точность складского учета товарно-материальных ценностей; оптимизировать использование складских площадей и объемов; сократить время на складские операции; снизить количество ошибочных складских операций; устранить потери по причине критичности сроков реализации товара; снизить затраты на фонд заработной платы работников, сократив штат; уменьшить избыточную зависимость от персонала и т. п. От постановки цели зависит многое. Если цель – устранить потери по сроку годности, то приоритетными решениями при создании системы надо считать те, которые обеспечат гарантированный отбор по дате выпуска, даже если при этом будут затрачены дополнительные ресурсы. Такими решениями могут стать организация процесса внутренней маркировки товара штрих-кодом, содержащим информацию о сроке годности, покупка оборудования для работы с нанесенным штрих-кодом.

Любой проект содержит типовые этапы. Обобщенно к ним относятся: обследование – анализ складских операций, чтобы определить цели проекта, состав и сроки выполнения работ, необходимые ресурсы, стоимость и др.; логистическое проектирование (при необходимости) – оптимизация грузообработки на складе, расчет подъемно-транспортного и стеллажного оборудования, расчет численности складского персонала и т. п.; дизайн и разработка системы – проецирование функциональных возможностей системы автоматизации на складские процессы, поиск возможных разрывов между ними, принятие решений по способам их устранения, настройка системы, интеграция с системой оперативного учета; внедрение – обучение пользователей, ввод начальных данных, пуск в эксплуатацию; начальное сопровождение системы. Приведем несколько примеров проблем, с которыми столкнулась компания AXELOT в своей практике.

Начальный этап характеризуется значительными объемами проектной документации, согласование которой подвержено риску срыва сроков из-за желания довести состояние техзадания на проект (и не только) до «идеального», и тогда бюджет может увеличиться. Чтобы этого избежать, еще на этапе составления плана проекта необходимо договариваться о количестве итераций по документам и строго придерживаться установленных сроков согласования.

На этапе дизайна системы часто требуется выбрать оптимальный вариант программной реализации отклонений от типового варианта, не забывая о времени для тестирования внесенных в код программы изменений. Каждую задачу можно решать с разной степенью автоматизации. Например, операция пополнения (подпитки) может быть реализована по-разному – от ручного формирования задания в случае необходимости до автоматической выдачи его с учетом всех потенциальных заказов и поставок товара. Единственно правильное решение, как правило, приходит именно тогда, когда вспоминают о жестких временных рамках проекта. Также важно соблюдать паритет точек зрения заинтересованных в проекте подразделений, например, IT и логистов. Более приоритетным в большинстве случаев следует считать мнение предметных специалистов, так как именно они являются конечными пользователями системы.

На этапе внедрения часто возникает проблема увольнений из-за нововведений. Предупредить этот риск возможно, проведя разъяснительную работу, усилив планы обучения, разработав особую систему мотиваций, составив подробные, пошаговые инструкции. Иногда кадровой службе предприятия все же правильней воспринимать вероятность увольнения сотрудников как объективную реальность и заблаговременно подготовиться к замене персонала. Такое решение следует принять, если стоимость удержания старого состава больше, чем поиск и адаптация нового. Обычно в результате внедрения системы управления складом скорость адаптации новичков резко возрастает.

В процессе автоматизации склада надо жестко контролировать в первую очередь время, стоимость, персонал и качество получаемого результата. В компании AXELOT разработана и используется собственная инновационная технология управления проектами, позволяющая реалистично планировать ресурсы в режиме реального времени, контролировать их эффективное использование и достигать требуемого уровня качества результата. Типовой проблемой является нарушение временных рамок проекта, но ее можно избежать, минимизировав зависимость от вызвавших ее факторов. Для этого надо использовать специальные инструменты управления проектами, в том числе календарный план-график проекта – документ, который определяет весь ход работ по проекту, выстраивает их последовательность и взаимосвязи, содержит контрольные точки, распределяет ответственность между исполнителями, регулирует затраты. Чем точней и адекватней составлен график, тем меньше шансов у проекта выйти за временные ограничения. В него закладывают резервы времени на непредвиденные обстоятельства, на согласование документов и совещания. Важнейший фактор успеха – налаженные коммуникации между проектными командами исполнителя и заказчика, поэтому обязательно следует планировать и учитывать время, затрачиваемое на их взаимодействие.

Стоимость проекта может увеличиться из-за растягивания исходных задач и возникновения новых, и чаще расширение функционала является следствием «творческого поиска» участников проекта. Такие задачи лучше фиксировать и оставлять на последующие этапы развития системы. Обычно важней сделать проект вовремя с меньшим уровнем автоматизации, достигнув основных целей, чем наращивать функционал до момента, когда заинтересованность в результатах проекта пропадет у всех его участников.

В сфере IT результат в наибольшей степени зависит от людей, а значит, основные риски и проблемы проекта зависят от профессионализма, ответственности, готовности к изменениям проектных команд. В нашей практике нередко бывают случаи, когда руководству предприятия необходимо оперативно реагировать и на саботаж, и на увольнения, и на передел сфер влияния.

Одной из ключевых проблем является отсутствие у заказчика квалифицированного персонала. В практике AXELOT был случай, когда техническое задание приняли практически без согласования с заказчиком из-за отсутствия у него достаточно компетентных сотрудников. В итоге значительные расхождения между ожидаемым от проекта и полученными результатами пришлось исправлять только по факту, когда клиент столкнулся с уже готовой к вводу в эксплуатацию системой. Можно нанять компетентных сотрудников, но потребуется время на их поиск и интеграцию в коллектив. Если постоянная штатная единица не предусмотрена, функцию контроля выполнения работ можно поручить внешней IT-компании в режиме аутсорсинга.

В ходе проекта на регулярной основе следует контролировать, насколько совпадает полученный результат с заявленными целями. В нашей проектной технологии есть механизм контрольных точек для анализа состояния проекта, его выполненных, текущих и потенциальных задач, сопоставления желаемого с действительным и выработки решения по возникающим отклонениям. К контрольным точкам относятся встречи руководителей проекта и совещания управляющего комитета проекта.

Список проектных рисков не ограничивается перечисленным. В завершение можно назвать несколько факторов, позволяющих предупредить большинство потенциальных проблем. Это, в первую очередь, опыт собственных сотрудников и компании, взявших на себя обязательства по выполнению проекта. Чем больше реализованных проектов разной сложности в разных отраслях, чем выше профессионализм участников проекта, чем лучше отлажена на практике проектная методология и инструменты автоматизации, тем выше вероятность предсказуемости и успешности проекта автоматизации склада.