Оптимизация затрат на транспорт с использованием AXELOT: TMS
В современном мире динамично растущей отраслью бизнеса является деятельность, связанная с процессом перевозок грузов. Активно развиваются логистические процессы, а объемы перевозок ежегодно увеличиваются. Перед компаниями, которые связаны с перевозкой грузов, встает вопрос организации оптимальной схемы управления этими процессами.
Для автоматизации процесса управления перевозками и собственным транспортом применяется специальный класс информационных систем – TMS-решения. Существуют системы, которые консолидируют в себе все процессы, связанные с перевозками: прием и обработку заявок на перевозку, маршрутизацию полученных заявок, мониторинг сформированных рейсов, управление собственным парком транспортных средств и определение рентабельности перевозок. Определение рентабельности перевозок является одним из самых важных процессов во всей деятельности, поскольку позволяет определить целесообразность исполнения перевозок по различным направлениям компании. Именно об этой операции на примере продукта «AXELOT: TMS Управление транспортом и перевозками» и пойдет речь в этой статье.
Основной идеей решения AXELOT является консолидация расходов и доходов относительно исходной заявки или потребности в каждой перевозке, что позволяет определить ее рентабельность. Для каждой статьи доходов используются различные правила распределения, позволяющие сопоставить расходы на заявки в том соотношении, в котором это необходимо.
Чтобы понять принципы их учета в системе TMS, для начала определим виды затрат, которые могут быть связаны с процессом перевозок. В случае, если организация использует только сторонних перевозчиков, распределение затрат произвести легче, поскольку нет необходимости учитывать обслуживание собственных транспортных средств. В целом затраты можно разделить на две группы – прямые и косвенные. Прямыми являются те затраты, которые можно однозначно распределить на рейс: оплата перевозчику, оплата затрат водителю или расхода ГСМ. К косвенным относятся те расходы, которые не могут быть распределены на рейс напрямую, например:
• Амортизация транспортного средства. Определяется на основании оценочной стоимости, которая указывается при приеме транспортного средства к учету. Амортизация может распределяться по сроку полезного использования или по пробегу.
• Приобретение агрегатов и материалов. Эти расходы распределяются аналогично амортизации – на срок полезного использования или по пробегу.
• Ремонты. Также не связаны с конкретными рейсами, а потому относятся к косвенным расходам.
• Расход ГСМ. Сюда может относиться расход на технические рейсы, во время которых транспортное средство ездит до места ремонта. В TMS от AXELOT предусмотрено особое распределение косвенных затрат на прямые рейсы пропорционально прямым затратам.
• Штрафы и дорожные происшествия. Часто сложно определить, какому рейсу присваивается конкретное нарушение или ДТП, поэтому подобные случаи следует относить к косвенным расходам. Кроме того, необходимо фиксировать служебные расследования, по результатам которых можно зафиксировать возмещение убытков от водителей или виновников ДТП.
• Прочие расходы. Их также можно фиксировать в системе, распределяя на конкретные рейсы, транспортные средства, водителей или определенные периоды.
В системе «AXELOT: TMS Управление транспортом и перевозками» предусмотрена возможность учитывать все виды расходов, распределяя их на конкретные рейсы или по соответствующим периодам. Схема распределения расходов в системе представлена на рисунке. Кроме того, существуют специальные принципы распределения пропорционально различным параметрам (масса, объем, расстояние и т.д.) или комбинации этих параметров с помощью встроенного редактора формул (например, распределение тонна-километр).
Такая структура учета затрат позволяет распределять расходы и доходы в системе в различных видах деятельности. Можно получить информацию о расходах, доходах или рентабельности перевозок по каждому конкретному клиенту либо по виду доставки (например, региональные или внутригородские), по направлениям деятельности. Кроме того, система позволяет определять рентабельность использования конкретных транспортных средств или учитывать выработку водителей.
Таким образом, учет расходов и доходов являются важными частями процесса управления перевозками. Автоматизация этих процессов с помощью TMS-системы может решить основную задачу – определить рентабельность перевозки.
