Неликвиды – неизбежное зло или закономерный результат хозяйственной деятельности

Проблемы хозяйствующего субъекта при выявлении и минимизации неликвидных запасов МТР

Марина Одинцова, эксперт по снабжению
консалтинговой компании «А ДАН ДЗО»

Как определить, есть на вашем предприятии неликвиды или нет? Как правило, если борьба с ними не ведется, принято считать, что уровень неликвидов не превышает «психологически допустимой нормы». Обычно разговоры о неликвидах начинают возникать при нехватке оборотных средств, которые обездвижены в запасах материально-технических ресурсов (МТР) на складах предприятия. Эта статья рассказывает о проблемах, возникающих у любого хозяйствующего субъекта по выявлению и минимизации неликвидных запасов МТР.

Что такое неликвиды и откуда они берутся?

Как правило, каждое предприятие самостоятельно определяет критерии, по которым МТР следует относить к неликвидным. Но в любом случае неликвиды – это запасы МТР, которые по той или иной причине никому не нужны.

Активное ведение производственно-хозяйственной деятельности любого предприятия требует закупок оборудования и материалов, что, в свою очередь, создает положительную тенденцию для роста запасов, некоторые из которых остаются на складах предприятия невостребованными. Существует своеобразная зависимость: чем больше потребность в приобретении МТР, тем больше невостребованных остатков находится на складах, соответственно тем больше денежных средств выводится из оборота.

Существует несколько основных причин образования неликвидных остатков. К основным причинам можно отнести:

  • ошибочное планирование потребности МТР как по составу, так и по количеству (заказали не то или в значительно большем количестве, чем нужно);
  • регулярное изменение программы производства (продажи);
  • ошибочное приобретение МТР как по составу, так и по количеству;
  • отсутствие нормативов закупки и хранения;
  • порча при транспортировке, перевалке и хранении МТР (брак);
  • беспорядок в управленческом учете движения МТР (в т. ч. несоблюдение сроков годности, неверные остатки, некорректный справочник МТР);
  • вывод из эксплуатации оборудования (остались запасные части);
  • моральное и физическое старение хранящихся на складах предприятия материальных ресурсов, чаще оборудования;
  • прекращение выпуска готовой продукции (остались комплектующие);
  • воровство (агрегат не может быть использован, т. к. часть деталей отсутствует);
  • отсутствие требуемой документации и многое другое.

Это примеры типовых причин, но, учитывая специфику предприятия, они могут быть иными.

По опыту можно утверждать, что основной причиной образования неликвидов являются проблемы учета движения МТР от заказа поставщику до выдачи конечному потребителю. Если, к примеру, кладовщик вовремя не внес информацию о приходе МТР, снабженец, ориентируясь на неправильные данные по остатку МТР, сделал ненужный заказ, а в это время изменился план, соответственно весь заказ автоматически попадет в неликвиды. Такие ситуации случаются постоянно – любой сбой при передаче информации в этой цепочке влечет за собой образование неликвидов. Для ее исключения можно, конечно, купить дорогостоящую CRM-систему, но это не избавит вас от необходимости регламентации процессов первичного учета и передачи информации, документов и ответственности между различными подразделениями предприятия.

Второй по значимости причиной возникновения неликвидных запасов чаще всего является изменение плана производства (продаж). Если на вашем предприятии регулярно меняется программа производства (продаж), то рост невостребованных МТР неизбежен.

Причины возникновения неликвидов, по нашему мнению, вторичны. Важно стимулировать предприятие на предупреждающие мероприятия по выявлению неликвидных МТР. На многих предприятиях, где мы реализовывали проекты, объем неликвидных запасов МТР в денежном эквиваленте достигал объема нескольких годовых потребностей в МТР, а работа с неликвидами велась на очень низком уровне. Причина проста – нет ответственных!

Влияние неликвидов

Если не выделять неликвиды из запасов, то может показаться, что их наличие никак не сказывается на деятельности предприятия. Но, к сожалению, это самообман. Если есть невостребованные МТР, то они обязательно оказывают свое негативное влияние. Интересно, что первым поднимает вопрос о влиянии неликвидов экономическое подразделение, деятельность которого меньше всех способствует их возникновению.

Наличие неликвидов ухудшает экономическое состояние любого предприятия, замедляет оборачиваемость оборотных средств, требует дополнительных затрат на хранение, негативно сказывается на его ликвидности. А что делают неликвиды на складах вашего предприятия физически? Вместо того, чтобы выполнять требуемую полезную работу, заставляют ресурсы предприятия заниматься никому не нужными МТР – перекладывать их, высвобождая требуемые складские площади, пересчитывать в инвентаризацию, охранять от воровства, проводить работы по консервации (если требуется) и пр.

На «тропе войны» с неликвидами

В современных условиях почти каждое предприятие ведет работу по снижению общего уровня неликвидов. А если неликвиды имеются в значительном объеме, значит, у вас точно не все в порядке с формированием запасов, и этот процесс надо обязательно взять под контроль. Не всегда получается это сделать своими силами – как правило, «текучка» заедает. Поэтому и рекомендуется выделять эти работы в отдельный проект, привлекая к ним при возможности компетентных специалистов со стороны.

Можно предложить следующий стандартный план проекта по работе с неликвидами:

  1. формируется проектная команда (комиссия по работе с «неликвидами») – (вот же они – ответственные!);
  2. определяются цели проекта и сроки работ с неликвидами;
  3. разрабатывается и утверждается график работ;
  4. определяется понятие «неликвид» по каждому типу МТР;
  5. каждое предприятие самостоятельно формулирует принцип, по которому относит тот или иной объект к категории неликвидов;
  6. формируется сводная таблица (ведомость) неликвидов (табл. 1);
  7. определяются основные пути реализации неликвидов (табл. 2);
  8. выполняются мероприятия по реализации неликвидов;
  9. определяются основные источники возникновения неликвидов;
  10. разрабатываются мероприятия по минимизации возникновения неликвидных запасов.
Таблица 1
ИД МТР Наиме­нование МТР Ед. изм. Цена Кол-во Стоимость Возможность реализации внутри предприятия и необходимые условия Возможность реализации на сторону и необходимые условия
1 2 3 4 5 6 7 8
Таблица 2
ИД МТР Наиме­нование МТР Ед. изм. Цена Дата прихода на склад Кол-во по приходу Дата инв-ции Остаток по инв. описи Стоимость остатка Причины возникновения запасов
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Казалось бы, что может быть проще – следуй пунктам плана, и проблема решена. Но, как правило, работа с неликвидами на многих предприятиях заканчивается выполнением нескольких пунктов. Работа же комиссии по неликвидам, которую мы встречали на предприятиях, не носила периодический характер: как раз наоборот – комиссия распускалась. И начинался тернистый путь поисков ответственных за появление на складах предприятия неликвидов.

Так как же быть? Как добиться настоящего прогресса в работе с неликвидами? Каждое предприятие должно самостоятельно разработать политику в области профилактики возникновения неликвидов – универсального рецепта нет. Но вот некоторые шаги, которые позволят вам минимизировать рост неликвидных запасов.

Шаг 1. Регламентация процессов закупки, хранения и выдачи МТР. Чем более подробно у вас будут описаны эти процессы и определены контрольные точки, тем меньше шансов возникновения неликвидных запасов. Необходимо также разработать наглядные и удобные формы отчетов по всем аспектам движения МТР. Если вы не чувствуете в себе силы выполнить данную работу самостоятельно, то лучше поручить это специалистам консалтинговой компании, специализирующейся на данной тематике.

Шаг 2. Необходимо постоянно контролировать ситуацию с возникновением невостребованных запасов на ранних стадиях – один раз в месяц составлять отчет по тем МТР, остатки которых не менялись за последние тридцать дней. Понятно, что возможны случаи, когда наличие таких запасов вполне оправданно – возможно это страховые запасы и т. п. Отчет представляет собой простую оборотно-сальдовую ведомость МТР с указанием остатка и даты последнего движения по складу. Это позволяет без усилий выявить явные «неликвиды». Появление нового МТР свидетельствует о зарождении новых невостребованных запасов.

С той же периодичностью формируется отчет по оборачиваемости МТР. Необходимо выделить МТР, расход которых за последние 30 дней не превышает 5–10% от остатка. Это позволит идентифицировать скрытые неликвиды. Представьте себе, что при остатке товара в 100 единиц есть реализация порядка 1–2 единиц в месяц. По формальному признаку такой товар не попадает в первый отчет, хотя фактически тоже неликвиден.

На основании вышеприведенных отчетов раз в месяц уполномоченный менеджмент предприятия (комиссия) проводит «мозговой штурм», цель которого – проконтролировать выполнение предыдущих решений, а также найти варианты реализации или использования вновь выявленных неликвидов.

Шаг 3. Изменить систему взаимоотношений с поставщиками.

Рекомендуемые пути решения:

  • создание на своей территории консигнационных складов и складов ответственного хранения поставщика;
  • закупка МТР более мелкими партиями и чаще по времени.

Шаг 4. Внедрить КПЭ и мотивацию. Необходимо разработать такую систему КПЭ для оценки работы сотрудников предприятия (снабженцев, логистов, заказчиков МТР, складской службы и др.), принимающих участие в поступлении МТР на склад и его расходовании, которая стимулировала бы снижение общего уровня запасов, в т. ч. неликвидов. Как правило, именно с разработкой оценки мотивации персонала возникают проблемы. Наша рекомендация – поручите эту работу профессионалам, которые смогут разработать наиболее эффективную систему КПЭ, позволяющую оценивать вклад каждого сотрудника в снижение общего уровня запасов и неликвидов в частности.

Безусловно, проще не допускать образования неликвидов, чем потом с ними бороться. Самое главное – помнить, что какими бы малорезультативными нам не казались проводимые мероприятия, они являются намного эффективнее бездеятельности в этом вопросе.

Как обмануть руководство розничной сети, или почему инвентаризация должна быть независимой?
Как обмануть руководство розничной сети, или почему инвентаризация должна быть независимой?

Рубль падает, цены растут, а в магазинах и аптеках работают всё те же люди, приходят те же покупатели. Как сократить издержки? Как снизить пересортицу и избежать недостачи? О независимой инвентаризации, ее преимуществах и рисках самостоятельного проведения инвентаризации рассказывает Ольга Кузнецова, основатель и руководитель компании ORRLA.

Оптимизация складских процессов при помощи терминалов сбора данных
Оптимизация складских процессов при помощи терминалов сбора данных

Нелегко отказаться от привычного способа проведения складских процессов. Однако с развитием технологий появляются возможности оптимизировать их, снизив количество времени, затрачиваемого на решение задач, и число операционных ошибок, возникших вследствие действия человеческого фактора. Один из ярких примеров такой оптимизации – использование терминала сбора данных (ТСД), позволяющего «играючи» проводить приемку, инвентаризацию и отгрузку товаров.