Инвентаризация товара c помощью системы управления складом (WMS)

Б. Меламедов, компания MTG

Одна из предновогодних хлопот руководителя склада – ежегодная инвентаризация – процедура весьма трудозатратная, но необходимая как для бухгалтерского учета на предприятии, так и для нормального выполнения складом своего предназначения. С точки зрения складских бизнес-процессов цель инвентаризации – зафиксировать актуальное состояние склада по количеству и номенклатуре товарных остатков с привязкой к местам хранения.

Причины, по которым может возникнуть расхождение между учетными данными и фактическим состоянием склада, следующие:

  • пересортица товара, вызванная ошибками в его идентификации исполнителями в ходе приемки или предыдущих инвентаризаций;
  • ошибки при размещении товара в места хранения (например, установка паллет не в заданную, а в соседнюю ячейку или ярус);
  • ошибки при подборе заказов;
  • недобросовестные действия персонала.

При использовании WMS такие расхождения могут приводить как к снижению эффективности работы склада (когда, например, пытаются подобрать товар из мест хранения, где он отсутствует, и приходится отбирать его из других мест), так и к срыву выполнения заказов. Для нейтрализации таких негативных последствий и проводится инвентаризация.

Шаги инвентаризации

Инвентаризация разбивается на ряд простых действий:

1)идентификация места хранения (ячейки или зоны);

2) идентификация тары (паллет, контейнеров);

3) идентификация товара (и типа упаковки);

4) подсчет и фиксация количества товара.

Сложность инвентаризации заключается в большом количестве этих действий и в идентификации товара при отсутствии штрих-кода на упаковке или предварительной маркировке товара.

Тип инвентаризации

Смысл каждого типа инвентаризации ясен из его названия:

  • сплошная;
  • выборочная:
  • по местам хранения;
  • по товарным позициям или товарным группам;
  • по владельцу товара (для складов ответственного хранения).

Что касается инвентаризаций по товарным позициям или владельцам товара, то они не гарантируют точную выверку остатков, т. к. WMS указывает исполнителям только те места для пересчета, где по ее разумению должен находиться соответствующий товар. Из-за типичной ошибки в размещении паллет не в ту ячейку целевой товар может не попасть на инвентаризацию.

С выборочными инвентаризациями может возникнуть и другая проблема – может быть выявлена недостача или излишек товара, в то время как в целом по складу их на самом деле нет.

Периодичность

1) перед запуском WMS на складе;

2) по мере необходимости;

3) по событиям;

4) для исправления ошибок;

5) плановая.

Основная цель инвентаризации перед запуском WMS – «привязать» товарные остатки к местам хранения, чтобы система смогла функционировать.

Инвентаризация «по событиям» – это скорее проверка того, что тара или место хранения, из которых производился отбор, пустые и, по данным WMS, в них ничего не осталось.

Корректирующая или исправляющая ошибки инвентаризация используется тогда, когда в ходе выполнения подбора выявляется недостаточное количество отбираемого товара. В этом случае можно инвентаризировать как то место хранения, в котором выявлена недостача, так и соседние с проблемным местом в текущей секции стеллажа.

Стратегия проведения инвентаризации перед запуском WMS

Для ускорения инвентаризации при отсутствии достаточного количества терминалов сбора данных на складе ее можно проводить двумя бригадами: первая бригада подсчитывает товарные остатки в местах хранения, раскладывает этикетки со штрих-кодом товара, отмечая на них подсчитанное количество; вторая бригада с терминалами сбора данных фиксирует информацию в терминалах.

Как проводить инвентаризацию, зависит от того, промаркирован весь товар на складе или нет.

Способ проведения

Инвентаризацию можно осуществлять как с применением терминалов сбора данных, так и по «бумажной» технологии, используя инвентаризационную опись, или пустографку. Преимущество «бумажной» технологии только одно – экономия на терминалах сбора данных.

Ошибки исполнителей в ходе инвентаризации

Кроме обычных ошибок в подсчете остатков при использовании терминалов сбора данных (в зависимости от реализации режима инвентаризации в WMS) возможны ошибки исполнителей, когда в ячейке хранения фиксируется не паллета, а сразу товар, что приводит к неправильному отражению состояния склада в WMS – паллетное хранение подменяется штучным.

Исключение возможности выполнения ошибочных действий и оперативное исправление ошибок исполнителей – одно из тех преимуществ, которые дает использование WMS. А инвентаризация в WMS – инструмент исправления таких ошибок.

Конференция «Управление современным складом» впервые прошла в Узбекистане
Конференция «Управление современным складом» впервые прошла в Узбекистане

6 апреля в Ташкенте состоялась XXIII Практическая конференция «Управление современным складом». Мероприятие собрало более 200 участников, заинтересованных в организации эффективной работы складских и транспортных подразделений своих компаний.

Управление рисками при внедрении SCM (Система управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management))
Управление рисками при внедрении SCM
Система управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management)
Подходы к увеличению эффективности работы склада под управлением (Автоматизация управления в сфере цепочек поставок – WMS Open HandHeld Engine от компании «Консид Технологии»)
Подходы к увеличению эффективности работы склада под управлением
Автоматизация управления в сфере цепочек поставок – WMS Open HandHeld Engine от компании «Консид Технологии»
Девять принципов организации складского хозяйства
Девять принципов организации складского хозяйства

Основным условием эффективного управления запасами является упорядочение процессов ведения складского хозяйства. Для обеспечения порядка на складе необходимо дать работникам мотивацию бережливо обращаться с запасами, грамотно организовывать их хранение, оперативно вводить новые товары в ассортимент, стараться ранжировать товары по приоритетности, своевременно проводить инвентаризацию запасов и обработку документации. Реализовать все это можно различными путями, главное – получить результат, то есть добиться порядка. Обычно следствием подобных преобразований является экономический рост, увеличение оборота товаров, получение прибыли.

Варианты организации подборного ряда на складах под управлением WMS
Варианты организации подборного ряда на складах под управлением WMS

В настоящее время складов, которые выполняют функции распределительных центров (т. е. принимают товар паллетами, а отгружают более мелкими упаковками), значительно больше, чем складов, принимающих и отгружающих товар только целыми паллетами. Для складов, занимающихся распределением, самой частой из технологических операций является подбор товара из подборного ряда. Эффективность организации подбора в значительной степени определяет комплексную эффективность работы такого склада.