Процесс приемки товара на склад (Часть 1)
Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной служб, от своевременного обмена информацией между ними зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.
Зачастую периодичность и объем поставок являются камнем преткновения между отделом закупок и складом. Отделу закупок удобнее делать редкие закупки крупными партиями, при этом, чтобы поддержать хорошие отношения с поставщиками и получить дополнительные скидки, их можно осуществлять по удобному для поставщиков графику. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта становится отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.
Оптимизация системы управления запасами – процесс длительный и сложный, но есть методы, существенно облегчающие работу по приемке товаров на склад в достаточно короткие сроки.
План поставок. Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Располагая данными о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад, а зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки) – обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75...80% от предельной мощности склада по приемке.
Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой бывает по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, а ресурсы склада будут использоваться более эффективно. Планирование можно осуществлять как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).
Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на графиках. На первом этапе в таблицу вносят данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумму объема поставок на склад сравнивают с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дату размещения заказа у поставщика перемещают таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможностей склада и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.
Подготовка склада к приемке. Обычно на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводят, а перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен лишь по прибытии транспортного средства на склад. Такой принцип работы выливается в регулярные авралы, возникают очереди транспортных средств, ожидающих разгрузки. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар размещают в проездах, что в дальнейшем существенно усложняет работу склада. Избежать подобных проблем позволит своевременная подача на склад точной информации об ожидаемых поставках:
- перечень товарных позиций;
- количество, масса, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);
- сроки поступления;
- сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;
- наименование поставщика;
- тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное число паллет;
- информация о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);
- количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).
Для удобства следует создать специальную форму документа, куда эта информация экспортировалась бы автоматически либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом. Складская служба, имея информацию об ожидаемых поставках, сможет подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал и затем правильно и эффективно разместить поступающую на хранение продукцию.
