Технологические особенности подготовки предприятия к внедрению WMS

В настоящее время при организации работы практически любого современного складского комплекса обязательным этапом становится выбор и установка автоматизированной системы, позволяющей обеспечить эффективное управление процессами складской логистики. От того, насколько грамотно будет встроена система управления во внутренние бизнес-процессы, в итоге зависит эффективность работы всего склада, а подчас и предприятия в целом. Именно поэтому еще на этапе проекта строительства или модернизации складского комплекса производится подбор соответствующей WMS-системы, оцениваются потребности предприятия и формируются соответствующие требования к программному обеспечению.

Чтобы выдержать современный темп развития и быть конкурентоспособным на рынке с учетом ежедневно растущих потребностей, любому складскому комплексу, работающему с повышенной нагрузкой, требуются инструменты, позволяющие оптимально организовать работу, синхронизировать операции и обеспечить своевременную передачу заданий исполнителям. Надо отметить, что все больше внимания в последнее время уделяется именно вопросу эффективности использования имеющихся площадей по отношению к товарным потокам, движение которых требуется обеспечить. В зависимости от направления деятельности предприятия в каждом конкретном случае имеется ряд специфических особенностей, а если обратить внимание на поставщиков услуг ответственного хранения, то они могут столкнуться со всеми этими особенностями одновременно.

Автоматический расчет системой управления складом минимального срока годности для отгрузки конкретному клиенту с учетом транспортировки и возможность ведения условий поставки – это уже обязательный функционал, которым мало кого можно удивить. Управление такими операциями, как формирование комплектов и специальных наборов, переупаковка, распределение тары и расходных материалов, решение множества других прикладных задач – необходимость, позволяющая использовать склад как эффективный производственный участок, где каждый ресурс включен в общий интегрированный процесс.

Однако реальную пользу от применения тех или иных функций можно оценить только детально изучив технологию работы конкретного складского комплекса. К сожалению, у нас еще часто встречается подход «автоматизация ради автоматизации», когда экономическая целесообразность применения какого-либо функционала оценивается весьма поверхностно, по принципу «пусть будет, а там посмотрим». Еще одну весьма распространенную и существенную ошибку допускают те, кто наделяет информационные системы, предназначенные для автоматизированного управления предприятием, не свойственными им функциями.

«Зачем мне технология, если есть система управления складом?» – достаточно распространенный вопрос потенциальных заказчиков. Убеждение в том, что сам по себе факт внедрения WMS полностью устраняет необходимость прорабатывать технологию работы складского комплекса, может стать причиной неудовлетворенности заказчика результатами внедрения. А ведь если отсутствует заранее подготовленная детализированная технология, невозможно провести качественную настройку системы управления. В итоге либо предприятие будет вынуждено подстраивать свои процессы под выбранный вариант WMS-системы, либо, наоборот, на протяжении всего проекта в системе будут пытаться реализовать непроработанные процессы, постоянно дополняя и изменяя настройки, что может увеличить сроки внедрения в разы, а результаты такого проекта окажутся далеки от идеала.

Приведу несколько примеров того, как применяемая технология работы склада может отразиться на настройке WMS-системы.

Рассмотрим классическое управление размещением: помимо лимитирующих факторов, куда относятся условия товарного соседства и массогабаритные характеристики единицы складирования, многие системы дают возможность расставлять товары на складе в соответствии с частотой обращения (АВС-анализ). Это позволяет сократить дистанцию, которую требуется преодолеть оператору механизированного складского оборудования, участвующему в процессе набора товара. Формула проста: товар, частота обращения к которому весьма высока, располагается в непосредственной близости к зоне назначения (например, комплектации/ отгрузки), и чем ниже этот показатель, тем дальше будет расположен товар. Отметим, что эффективность использования такого подхода за счет применения той или иной технологии может быть как полностью сведена к нулю, так и принести реальную пользу. Если средний объем заказа, характерный для данного предприятия, можно разместить на одном поддоне и по технологии один сотрудник собирает заказ целиком, объезжая бльшую часть склада, то такая классификация по частоте обращения не принесет пользы. Если же операцией набора заняты несколько сотрудников, каждый из которых имеет пластиковые контейнеры, соответствующие определенному заказу, то действительно появляется возможность выдавать им задания «по ходу движения», что однозначно сокращает время, затрачиваемое на данную операцию. Чем больше факторов могут влиять на ход выполнения различных операций, тем сложней выполнять работы по оптимизации использования мощностей и снижению трудозатрат.

При других вводных, например, если говорить о производственном предприятии, где число артикулов обычно варьирует в пределах нескольких сотен, а отгрузка по большей части осуществляется целыми поддонами, все опять же зависит от применяемой технологии. Как правило, если технология направлена на максимально быстрый набор товаров под один заказ с их последовательной обработкой и число паллет каждого заказываемого клиентами наименования очень большое, то существенную пользу может принести стратегия «поперечного складирования», которая и реализуется в настройках системы управления складом, когда одинаковые артикулы размещают поперечно относительно направления нитей стеллажей – это позволяет обеспечить одновременный доступ к данному артикулу нескольких единиц складского оборудования.

В нашей практике были интересные примеры, когда при использовании стратегии поперечного складирования на предприятии, где с одной стороны стеллажной конструкции осуществлялась приемка товаров с производства, а с другой – отгрузка, применение лишь одного дополнительного условия в системе LEAD WMS позволило весьма существенно сократить время, затрачиваемое днем (в наиболее интенсивный период работы) на размещение товаров, пришедших от производителя. Это условие состояло в том, что ночью размещение проводилось в наиболее удаленные от точки поступления с производства места хранения, а днем – в ближайшие. Таким образом, оператор штабелера имел возможность, доехав до конца стеллажа, взять поддон, разместить его, затем по пути движения извлечь следующий поддон, который требовался под один из текущих заказов, и вывезти его со стороны зоны отгрузки.

Определить потребность предприятия в применении подобных особых условий в настройке системы управления складом можно лишь тщательно изучая уже проработанные складские процессы. В результате залогом качества настройки системы будут два основных фактора: первый – это озвученная выше необходимость заблаговременной детализированной проработки технологии работы склада со стороны заказчика, второй – это глубокое понимание специалистами поставщика WMS-системы не только своих возможностей, но и потребностей заказчика с точки зрения оптимизации логистики, что позволит реализовать представленную технологию и получить максимальный эффект от внедрения. Именно поэтому, на наш взгляд, в каждом проекте со стороны команды поставщика WMS должен участвовать специалист, отлично ориентирующийся как в складской логистике, так и в том программном обеспечении, которое внедряется. Такой объем квалификации позволит задавать «правильные» вопросы персоналу заказчика и компании, выполняющей работы по логистическому проектированию, и грамотно поставить задачи группе внедрения.

В процессе подготовки предприятия к внедрению системы управления складом возникает и ряд других немаловажных вопросов. Так, исходя из параметров работающей на складе техники, система имеет возможность давать указания на проведение тех или иных операций именно той единице техники, которая способна выполнить конкретное задание (имеет необходимую грузоподъемность, высоту подъема вил и т. п.). Для этого в систему вводят данные о всех ресурсах, в том числе человеческих, задействованных на складском комплексе. Формируются данные о топологии склада, чтобы задать в WMS четкие характеристики всех зон склада, мест хранения, хранимой тары.

Сбор и ввод этих данных занимает много времени и является отдельным этапом совместной работы заказчика и поставщика WMS по подготовке предприятия к внедрению системы управления. Обратите внимание, что чем больше процессов находится в ведении системы, тем больше данных она требует для корректной работы. Вы хотите планирование ресурсов? Тогда вводите данные о задействованных на конкретный период времени сотрудниках и единицах техники. Планируете проведение обязательного технического осмотра погрузчиков? И это тоже надо внести в систему, чтобы не получить на определенный момент времени слишком оптимистичную информацию о своих возможностях. Хотите, чтобы система сама указывала сотрудникам, какая тара наиболее оптимальна для набора товара под какие-либо заказы? Как минимум, должна быть информация об объеме каждого вида тары. Есть необходимость четко соблюдать условия поставки, оговоренные с вашими клиентами? Тогда готовьтесь вести и при необходимости актуализировать данные о времени транспортировки, остаточных сроках годности, возможности отгрузки «авансом» (весьма актуальная возможность, например, для издательств, выпускающих периодические издания, тираж могут напечатать в одном месте, но маркировать будущим числом с учетом времени транспортировки, чтобы обеспечить одновременное начало продаж во всех точках сбыта).

Безусловно, определенный объем данных система управления складом получает от других внутренних корпоративных систем, установленных на предприятии, и тогда существенным вопросом становится этап интеграции с этими системами. Это могут быть как крупные иностранные продукты, так и системы собственной разработки. Процесс интеграции может оказаться долгим и сложным, поскольку различия в бизнес-логике бывают весьма существенными. Справедливости ради надо отметить, что интеграция с собственными системами, написанными «своими спецами», подчас в разы сложней, чем интерфейс обмена данными с SAP или Axapta. Тем более, если система, с которой производится интеграция, имеет модуль обмена данными (например, SAP XI/PI), то весь процесс интеграции может быть проведен без программирования, но только при условии наличия у WMS такого же специализированного модуля. Одних слов о том, что «есть открытый программный интерфейс» и «возможность интеграции», еще мало – необходим готовый инструмент, позволяющий настроить транзакционный обмен данными, определить соответствующие структуры и описать правила обработки данных на уровне настроек.

Подбор и оснащение складского комплекса оборудованием автоматической идентификации (АИ) также может стать существенным фактором, влияющим на успешность проекта автоматизации. При комплексном оснащении склада средствами автоматизации необходимо обратить внимание на возможность того или иного поставщика WMS-решений произвести интеграцию с выбранными моделями оборудования. При этом хотим отметить, что подбор терминалов сбора данных или принтеров для печати этикеток – процесс весьма сложный, требующий тщательного анализа ситуации. Внимание следует обращать на ресурс техники, возможность использования ее в заданных температурных условиях, уровень защиты от внешних воздействий, пыли и влаги, а также предлагаемый поставщиком оборудования сервис (послегарантийное обслуживание, предоставление во временное пользование оборудования взамен сданного в ремонт и др.). Бывали случаи, когда совсем незначительная экономия при выборе оборудования АИ приводила к закупке оборудования, не соответствующего объемам обрабатываемого товаропотока на складе. Это существенно ограничивало скорость работы персонала, что в итоге нарушало реализованную технологию и снижало эффективность, в том числе и работы WMS-системы.

Необходимо учитывать и сроки поставки оборудования АИ – как правило, это достаточно длительный период времени. Мало кто держит на складе постоянный запас дорогостоящего оборудования, а идти оно может два-три месяца. С учетом этого фактора при подготовке склада к внедрению системы управления необходимо своевременно осуществить подбор и заказ данного оборудования, ведь помимо его установки и настройки требуется время на проведение интеграционных работ, что может сказаться на общих сроках внедрения WMS. Обязательно к проекту должны быть подключены сотрудники отдела информационных технологий, которые могут проработать инфраструктуру для корректной и бесперебойной эксплуатации WMS.

И, конечно, нельзя забывать, что любой проект зависит от подготовки пользователей системы. Причем речь идет не только о проведении в обязательном порядке обучения персонала складского комплекса работе с системой, а скорее об «идеологической» подготовке сотрудников. Следует особое внимание уделить предварительной работе руководящего состава заказчика по разъяснению концепта проекта, его необходимости, важности и тех преимуществ, которые появятся в результате реализации проекта. От качества проведенной работы по представлению возможностей системы, эффективности данного шага для работы предприятия во многом будет зависеть степень лояльности персонала по отношению к проекту в целом, что позволит конструктивно в кратчайшие сроки разрешать возникающие вопросы в начале эксплуатации новой системы управления складом.

И хотя привычный порядок вещей с внедрением WMS меняется, это не означает, что снижается ценность сотрудников: оперативные администраторы получают возможность своевременно реагировать на требующие вмешательства события, а также контролировать общий процесс, не бегая по складу, а наблюдая за соответствующими показателями.

Итак, мы рассмотрели ряд важных вопросов, связанных с технологической подготовкой склада к внедрению WMS. Каждый из них может оказать ключевое влияние на результаты всего проекта в целом. И хотя некоторые из озвученных вопросов лежат на поверхности и будут очевидны для опытных специалистов, курирующих проекты автоматизации склада, другие могут выявляться только в процессе внедрения и стать дополнительным фактором риска. Учет всех озвученных нюансов при разработке проекта позволит более точно определить его цели, проработать требования к WMS-системе и команде внедрения, просчитать объективные сроки проекта и провести качественную подготовку предприятия к такому сложному и важному этапу, как автоматизация склада.