WMS: подписка SaaS вместо лицензии. Скупость или трезвый расчет?

WMS: подписка SaaS вместо лицензии. Скупость или трезвый расчет?

Облачные вычисления меняют практически все сферы нашей жизни. Для легкого, стабильного и безопасного доступа к вычислительным мощностям зачастую не нужны высокопроизводительные локальные серверы, а требуется только широкополосное подключение к Интернету.

Поставщики, и прежде всего пользователи систем управления складом, не могли остаться равнодушными к новой ситуации. Специалисты в области управления складом ведут споры о том какую модель приобретения WMS выбрать.

Подавляющее большинство WMS подпадают под одну из двух моделей ценообразования: бессрочное лицензирование (с предоплатой и дополнительной ежегодной платой за поддержку) или модель подписки (обычно ежемесячно). Годовые бюджеты компаний на внедрения будут меняться в зависимости от выбранной модели.

Самым большим отличием является то, что бессрочная лицензия обычно используется с локальными решениями, в то время как модель подписки работает по модели программного обеспечения как услуги (SaaS) и использует облако для хранения и обработки данных, а пользователи получают доступ к программному обеспечению через веб-браузер.

В целом, первый год эксплуатации, вероятно, будет самым дорогим из-за затрат, связанных с установкой, настройкой и обучением, а также с учетом затрат на техническое обслуживание.

Подписка SaaS

Планы подписки часто имеют небольшую первоначальную стоимость, с множеством вариантов бесплатной пробной версии и снижением затрат на период от первых шести месяцев до одного года.

Установка и общая настройка осуществляются на первом этапе, чтобы поставщик SaaS мог сохранить заказчика в качестве клиента после окончания пробного периода.

Бессрочные лицензии

Пакеты программного обеспечения, основанные на бессрочной структуре лицензионных сборов, часто требуют значительных первоначальных затрат. В этих моделях поставщик получает основную часть оплаты на этапе внедрения, поэтому текущие расходы на обслуживание, как правило, невелики и связаны с опциями обновления и поддержки.

Еще одно важное замечание: долгосрочные затраты, связанные с приобретением лицензии, обычно ниже. Чем дольше предполагается работать с системой, тем выгоднее приобретать бессрочную лицензию.

Особенности WMS при покупке лицензии:

• высокая первоначальная стоимость;
• требуется дополнительная инфраструктура для поддержки нескольких локаций и большого количества пользователей;
• поддерживает больше настроек;
• контроль за работоспособностью сервера полностью на стороне заказчика.

Особенности WMS по подписке:

• просто масштабировать систему в соответствии с потребностями;
• нет необходимости в ИТ инфраструктуре;
• поставщик предоставляет обновления программного обеспечения в рамках подписки;
• не ограничена мощностью локального сервера;
• должен быть надежный Интернет – всегда!

Каковы основные причины выбора модели ценообразования WMS по подписке?

Чтобы понять, насколько WMS по модели SaaS хороший вариант для конкретного бизнеса, надо задать себе ряд вопросов.

Подвержен ли бизнес сезонным колебаниям? Находится в стадии роста?Требуется WMS, производительностью которой можно гибко управлять?

Независимо от того, идет ли речь о быстрорастущим бизнесе, подвержен ли он сезонности или участвует в процедуре слияния и поглощения, масштабируемость может стать решающим фактором при выборе модели ценообразования WMS.

Облачная WMS по модели подписки:

• подходит для запуска типовых складских операций
• отлично служит стартовым “трамплином”
• дает возможность уменьшить начальные инвестиции
• не требует подготовленной ИТ инфраструктуры
• быстро внедряется (благодаря готовым сценариям)

При выборе между вариантами использования WMS рекомендуется  учитывать следующие аспекты:

1. Модель развертывания

Если склад имеет жесткие требования по безопасности и программное обеспечение может быть установлено только локально, правильнее выбрать WMS с покупкой лицензии.

Если еще нет IT-инфраструктуры и ресурсов для ее создания, есть смысл выбрать облачную WMS по подписке.

2. Режим управления

Выбор между лицензией и подпиской сводится к вопросу, готова ли компания отдать большинство функций управления WMS поставщику решения, либо планирует обслуживать систему самостоятельно.

3. Требуемый функционал

Есть некоторые функции системы управления складом, которые поддерживаются в большинстве основных реализаций SaaS, однако максимальный функционал можно получить только при выборе модели бессрочной лицензии.

4. Бюджет внедрения

В общем случае при выборе SaaS есть только два элемента, то есть стоимость работ по внедрению и ежемесячная подписка, умноженная на количество месяцев.

В локальной версии бюджет складывается из стоимости лицензий и затрат на ИТ-инфраструктуру (серверы, коммуникационное оборудование, программное обеспечение баз данных, ИТ-услуги), плюс затраты на внедрение и сопровождение.

Что важно учесть при планировании расходов?

Обучение персонала

Внедрение новой WMS может происходить в период роста, поэтому обязательно нужно иметь бюджет для обучения новых членов команды, а также ежегодно проводить для всех сотрудников дополнительное обучение.

Улучшение ИТ инфраструктуры

Для локальных решений может потребоваться обновление серверов баз данных, сетевого оборудования и компьютеров, на которых работает WMS. Если покупать новую систему управления складом, следует ожидать что она будет иметь более высокий уровень требований к оборудованию.

Временные затраты ИТ-персонала на обслуживание

Нужно будет предоставить ИТ-персоналу время для периодического обслуживания и обновления системы, что также может включать в себя плату за консультации и бизнес-расходы на обучение команды  обслуживанию WMS системы.

Использование данных для аналитики

Платформы корпоративного уровня чаще включают аналитику и управление активами в свой список функций, но многие поставщики WMS либо предлагают базовые функции анализа, либо экспортируют данные в форматы файлов, которые могут использовать другие инструменты аналитики.

Сопровождение и поддержка

Локальные пакеты WMS с бессрочной лицензией, как правило, предусматривают отдельную ежегодную стоимость обслуживания в рамках контракта. Это касается обновлений, исправлений параметров безопасности и технической поддержки.

При использовании бессрочной лицензии ежегодные расходы на обслуживание могут составлять от 10% до 24% стоимости лицензии WMS.

Поставщики SaaS могут включать расходы на обслуживание и поддержку в общую стоимость подписки. Можно заплатить за премиальный уровень поддержки, который может включать такие элементы, как выделенную группу поддержки пользователей, удаленный мониторинг и дополнительную поддержку резервного копирования. Цены на эти пакеты сильно различаются, адекватно ожидать от 5% до 10% увеличения бюджета

Причины, по которым компании следует рассмотреть модель подписки:

● более низкий порог входа из-за отсутствия лицензионных расходов, расходов на аппаратное и программное обеспечение

● масштабируемость

Это особенно важно, когда сезонность бизнеса напрямую влияет на количество рабочей силы, необходимой на складе. В некоторых отраслях разница между количеством занятых в сезон и в межсезонье составляет несколько сотен процентов. Например, если сезон длится 3 месяца, покупка бессрочных лицензий для сезонных рабочих может оказаться слишком большим финансовым бременем и похоронить рентабельность всего предприятия. В модели SaaS мы всегда платим только за количество пользователей и вычислительную мощность, которые нам нужны в данный момент.

● полная ответственность одного поставщика за работу системы

 В случае локальной установки, в случае сбоя, необходимо сначала определить, вызвана ли проблема WMS или, возможно, базой данных учетной системы, серверным программным обеспечением или другим элементом ИТ-инфраструктуры. В случае SaaS всегда есть одно контактное лицо в виде поставщика WMS, который отвечает за все. Такая модель предлагает гораздо лучший SLA, чем в случае локальной установки.

● доступ к новым версиям предоставляется в качестве подписки

Конечно, значительное количество поставщиков уже предлагают возможность обновления за дополнительную плату за лицензию или как часть платы за обслуживание, которая обычно составляет процент от приобретенных лицензий. Проблема возникает чаще всего, когда система на складе «приспособлена» к нашим «особым потребностям».

● технология управления складом

С технологической точки зрения, программное обеспечение для управления складом в облаке является более продвинутым. Веб-приложения дают возможность работать на любом устройстве в любой точке планеты.

● быстрое подключение

Гибкость модели подписки позволяет быстро приступить к работе всего за 1-2 недели. В то время как на внедрение и начало использования локальных систем при покупке лицензии может потребоваться 4-6 месяцев.

● минимальный инвестиционный риск

Что произойдет, если инвестировать в лицензию WMS и по прошествии месяцев напряженной работы не получить ожидаемый эффект? Либо продолжать вкладывать средства в дополнительные разработки, чтобы настроить текущее решение, либо поменять поставщика. Модель лицензии сопряжена с высоким риском.

Однако, если вы начинаете использовать модель управления складом по подписке и по прошествии нескольких месяцев услуга вас не устраивает, вы просто отказываетесь от подписки. Риск минимален.

В общем случае, если у склада жесткие требования по безопасности, либо нужно решение с высоким уровнем кастомизации, правильнее выбрать WMS с покупкой лицензии.

Если автоматизируется небольшое предприятие,  у которого еще нет ни IT-инфраструктуры, ни ресурсов для ее создания, а набора базовых функций WMS достаточно и нужен пробный период, чтобы принять решение, есть смысл выбрать облачную WMS по подписке.

Важно проявить должную осмотрительность и посмотреть, в чем заключаются конкретные потребности складской логистики предприятия, а также на то, в каком направлении будет развиваться компания.

Компания ЙОЛКА предлагает заказчикам как вариант покупки бессрочной лицензии на систему управления складом YOLKA WMS, так и опцию ежемесячной подписки. Предлагается пробный период до 3 месяцев (тариф тестовый), в течение которого принимается решение либо о приобретении лицензии, либо о переходе на базовый тариф подписки. Размер абонентской платы зависит от количества подключенных сотрудников, количества операций на складе и пакета техподдержки.В базовый тариф включено 10 часов обучения, 20 000 строк в документах приема и отбора, 10 часов настройки системы, количество пользователей - 4, аренда 1 ТСД.

YOLKA WMS может масштабироваться от одного пользователя небольшого склада до сотни пользователей крупного РЦ. В системе есть функционал учета по партиям и срокам годности, адресного хранения, кросс-докинга, биллинга, слежения за трудозатратами, отчетности, разработки планограммы склада, контроля и учета тары, работы с ЕГАИС и тп.