Долой рутину: как оптимизировать документооборот при отгрузке товаров

Как лучше достичь этой цели? Хорошим началом станет повышение эффективности документооборота. По данным IDC, компании около 10% выручки тратят на печать, сканирование и другую работу с бумажными документами. Оптимизация процессов документооборота поможет выполнять рутинные операции быстрее и проще, сокращая сроки отгрузки и освобождая ресурсы для других задач.

Рассмотрим самые эффективные подходы к ускорению отгрузки товаров с помощью оптимизации работы с документами.

Автоматизация документооборота

Логистические компании печатают большое количество документов для внутренних нужд и взаимодействия с контрагентами. Чтобы при этом не возникало сложностей, в первую очередь, надо позаботиться о надежности и производительности печатного оборудования. Ведь оно должно бесперебойно работать даже в периоды пиковых нагрузок.

Существуют решения, позволяющие ускорить и упростить оформление большого потока счетов-фактур и других отгрузочных документов. При этом можно не тратить крупные суммы на сложные ИТ-решения – в некоторых случаях будет достаточно современных принтеров и многофункциональных устройств. Они способны:

• переводить электронные и бумажные документы при международных перевозках на другой язык без использования компьютера. При этом доступны опции как машинного перевода, так и перевода с участием специалистов. Готовые документы на иностранном языке могут отправляться на печать, в облако или по электронной почте;
• редактировать документы и добавлять графическое изображение подписи непосредственно на экране МФУ. Это избавляет от необходимости лишний раз печатать и сканировать документы для подписи. Возможности этой технологии уже оценила компания Morrell Group: с помощью приложения для МФУ она автоматизировала процесс дистрибуции, тем самым ускорив отгрузку продукции и сократив издержки на 25%;
• упростить работу с большим количеством типовых бланков. Специальное приложение присваивает анкетам QR-коды и автоматически рассылает их нужным адресатам после заполнения и сканирования.

Облачные сервисы

Такие процессы как согласование, рецензирование и регистрация документов можно выполнять в облачных сервисах. Это помогает повысить производительность работы и тратить на документооборот меньше времени и денег.

В качестве примера можно привести опыт британского фермерского хозяйства The Tomato Stall. Чтобы наиболее оптимально планировать маршруты с учетом небольшого срока хранения продукции и строгих требований к ее транспортировке, The Tomato Stall подключилась к облачному сервису Maxoptra. Автоматизация такого процесса как формирование доставочных листов позволила значительно быстрее планировать маршруты. Благодаря облачным технологиям взаимодействие между водителями и логистами упростилось, а процесс доставки стал контролироваться дистанционно. В результате компании удалось сократить издержки и улучшить качество перевозок.

Ускорить отгрузку можно не только своими силами

Передача печатной инфраструктуры на управление стороннему подрядчику – еще один эффективный способ ускорить отгрузку. Например, торгово-логистическая компания «М-Дистрибьюшн» благодаря этому увеличила скорость печати отгрузочных документов в два раза. Компании требовалось каждый день производить за ночную смену около 35 тыс. отпечатков, и используемые ранее аппараты не выдерживали нагрузки и часто ломались. В результате «М-Дистрибьюшн» иногда не успевала подготовить документы в срок и платила большие штрафы за несвоевременную отгрузку.

После того как подрядчик подобрал подходящую печатную технику, помог настроить и взял на себя ее обслуживание, скорость и качество печати значительно повысились. Компания перестала терпеть убытки из-за невозможности составить пакет документов в срок.

Если логистических документов особенно много, можно полностью передать на аутсорсинг их выпуск и обработку. Тем самым вы сможете освободить трудовые ресурсы и избавиться от необходимости содержать парк печатного оборудования, а подрядчик гарантирует качество документов, будет их подготавливать, хранить и своевременно предоставлять.

Кто остановится, тот проиграет

Чтобы успешно конкурировать на рынке, недостаточно просто выполнять свою работу – надо делать это эффективнее других. Особенно в сфере логистики, где так много зависит от оперативности. Поэтому будущее за теми компаниями, которые готовы постоянно меняться и оптимизировать бизнес-процессы. А значит, внедрять современные технологии автоматизации, позволяющие тратить меньше времени и денег на отгрузку товаров и повышающие качество обслуживания клиентов.