Практика реформирования склада

Подготовка к проекту и выбор партнера
Александр Цагарейшвили, директор компании «Севко»

Компания «Севко» представляет цикл статей, в которых будут описываться основные этапы и ключевые проблемы управления проектами по реформированию складских комплексов. Автор имеет 15-летний опыт управления собственным современным высокотехнологичным складским комплексом, является разработчиком системы «Sevco WMS» и руководил более чем 40 проектами по ее внедрению на складах компаний-заказчиков с различным характером грузопереработки. Материал основан на практике внедрения системы «Sevco WMS» и поможет читателям объективно оценить коммерческие предложения и рекламную информацию по системам управления складом, существенно снизить риски проекта и получить весомые экономические результаты.

В 2012–2013 гг. у торговых и производственных компаний наблюдался рост интереса к услугам, связанным с автоматизацией работы на складе. Вызван он, на мой взгляд, двумя обстоятельствами. Во-первых, внешние условия (конкуренция на рынке и непростая экономическая ситуация) диктуют необходимость оптимизировать логистические затраты внутри компании. Во-вторых, растет концентрация розничной торговли в крупных торговых сетях, которые предъявляют жесткие требования к качеству и своевременности выполнения их заказов. Готовясь к проекту и выбирая партнера-консультанта, руководству компании следует четко понимать, что целью проекта является такое реформирование работы склада, которое реально позволит решить вышеуказанные проблемы. Выбор титульного партнера для реформирования и подготовка собственной проектной команды являются крайне важными составляющими успеха проекта. Существуют ли какие-то универсальные рекомендации, как это надо правильно делать?

Большинство складов, вне зависимости от размера и профиля, сталкиваются с однотипными проблемами в работе:

  • трудности с поиском товара;
  • недостаточная скорость обработки грузов;
  • отсутствие необходимой информации о состоянии склада и товаре (сроки годности, номера партий и т. п.);
  • пересортица, недовложения, переложения при сборе заказов;
  • серьезные издержки при проведении контрольных процедур;
  • зависимость от персонала и многие другие.

Для эффективного решения вышеуказанных проблем необходимо наличие четырех обязательных составляющих:

  • правильно спроектированное здание склада;
  • адекватное характеру грузопереработки складское оборудование;
  • адаптированная к решению задач конкретного склада технология – правила и регламенты выполнения складских операций;
  • компьютерная система управления складом – инструмент для автоматизации выполнения складских операций, предусмотренных технологией.

Таким образом, есть иллюзия, что проблему реформирования склада можно решить с помощью разработки технологии функционирования склада, основанной на применении адресного учета, штрихкодов, терминалов сбора данных, и внедрения WMS-системы. Безусловно, WMS-система является мощным инструментом решения проблемы складирования для заказчика, и именно такое внедрение считается ключевым событием в реформировании склада в рамках узкого IT-подхода. Другими словами, проект в рамках такого подхода считается завершенным, когда автоматизированная система инсталлирована и настроена, персонал обучен необходимому набору операций и WMS-система бесперебойна функционирует в течение определенного промежутка времени. Однако после ввода в эксплуатацию WMS-системы руководство склада автоматически не получает ответы на следующие важные вопросы:

• Стал ли склад работать лучше?

• Каковы объемы потерь из-за недостачи и брака и как их оценивать?

• Сколько сотрудников участвует в выполнении всего объема работ и отдельных процедур?

• Сколько времени затрачивается на выполнение складских процедур?

• С какой скоростью происходит выполнение каждой складской процедуры и каков вклад каждого из сотрудников?

• Достаточно ли персонала и оборудования?

Итак, для того, чтобы получить ответы на эти важные вопросы и успешно решать проблемы, возникающие на складе, требуется не просто внедрение WMS-системы, но и умение собирать и анализировать данные, необходимые для принятия стратегических и тактических управленческих решений. Внедрение WMS-системы на основе IT-подхода делает бессмысленной организационно сложную и дорогостоящую смену системы управления складом, т. к. в результате не решаются те задачи, в отношении которых были инициированы преобразования.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы, по сравнению с IT-подходом, является более широким, поскольку не ограничивается только вводом программы в эксплуатацию. В соответствии с данным подходом проект может считаться успешно завершенным только тогда, когда исполнитель совместно с заказчиком разработал технологию анализа функционирования склада и произвел обучение сотрудников компании-заказчика ее применению. Такая технология позволяет с помощью широких аналитических возможностей WMS-системы выявлять и решать проблемы работы склада. Другими словами, данная система рассматривается как инструмент эффективного менеджмента в складской логистике.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы подразумевает:

  • выделение и идентификацию складских процедур;
  • установление их очередности и взаимодействия;
  • осуществление постоянного мониторинга и анализа складских процедур.

Именно данные, полученные путем мониторинга, являются базой для принятия управленческих решений. Мониторинг и анализ информации осуществляются на основе системы измерений процедур (фактически необходимой технологии анализа функционирования склада), которая включает:

  • числовые показатели качества работы склада, скорости выполнения операций, эффективности использования персонала и оборудования;
  • отчеты в WMS-системе, позволяющие получать выделенные показатели;
  • правила анализа числовых показателей;
  • процедуры принятия решений на базе анализа числовых показателей.

Набор числовых показателей работы склада должен формироваться с учетом факторов, требующихся для решения важных проблем на складе.

Для действительно успешного завершения проекта по реформированию управления складом требуется прохождение не трех, а четырех этапов проекта по внедрению WMS:

  • разработка технологии работы склада (правила выполнения складских операций);
  • инсталляция автоматизированной системы управления складом (первичная настройка, интеграция с корпоративной информационной системой), обучение персонала;
  • запуск в эксплуатацию;
  • разработка технологии анализа функционирования склада.

Сегодня на рынке преобладает IT-подход к внедрению WMS-систем. Компании-производители программного продукта конкурируют между собой по качеству презентационных материалов и технологий ведения проектов, описывая множество примеров «удачных» внедрений. Однако при таком подходе практически не имеет значения, какая именно WMS-система была выбрана для внедрения и какая технология управления проектом будет применяться, т. к. конечный результат в любом случае не будет достигнут.

Следует отметить, что примеров эффективных внедрений WMS-систем на основе управленческого подхода в действительности крайне мало. Успешный результат проектов с IT-подходом достигается только благодаря активности и высокому профессионализму менеджмента заказчика, что является большой редкостью. Поскольку разработка технологии анализа функционирования склада является сложной задачей, требующей квалификации и опыта, практически никто из компаний-внедренцев WMS-систем не озадачивается проблемой анализа. Их персонал состоит из IT-специалистов, которые с тем же успехом занимаются как проектами по внедрению WMS-систем, так и, например, автоматизацией бухгалтерского учета.

Поэтому, выбирая партнера для реформирования склада, необходимо изучить и понять:

  • способен ли он эффективно с вами взаимодействовать длительное время – до того момента, когда все основные проблемы будут решены;
  • что вы получите в качестве результата проекта – WMS-систему или работающий склад;
  • является ли технология анализа работы склада одним из ключевых результатов проекта.

Обязательно сделайте следующие шаги:

• Изучите инфраструктуру потенциального партнера – есть ли у него офис и какой он, какая квалификация у специалистов по логистике, есть ли там «узкие» специалисты (эксперты по складскому оборудованию, профессионалы-технологи и др.)?

• Ознакомьтесь со списком реализованных проектов. Свяжитесь напрямую с компаниями, где состоялось внедрение, и узнайте их мнение. Обсудите потом полученную информацию с потенциальным партнером.

• Посетите работающие объекты. Во время поездок обращайте внимание не на программу, а на то, хорошо или плохо работает склад.

• Посмотрите презентацию WMS-системы. Презентацию попросите сделать максимально адаптированной для вашего склада.

• Ответьте для себя на вопрос, адекватные ли (в житейском понимании) люди ваши будущие партнеры или что-то настораживает в общении с ними – например, «жонглирование» терминологией, заумные объяснения и т. д?

Проект всегда начинается с формирования проектной команды, куда входят представители как исполнителя, так и заказчика. Технология ведения проектов, описание возможных рисков, управленческая документация являются, безусловно, важными моментами. Они хорошо описаны в многочисленных изданиях и публикациях, посвященных тематике управления проектами. Хотелось бы обратить внимание на ключевой момент. Следует четко понимать, что проекты по внедрению автоматизированной системы управления складом являются в первую очередь бизнес-проектами, требующими серьезных организационных усилий. Срок проектов по внедрению WMS – 3–6 месяцев, сроки реформирования склада – 1–2 года. Соответственно, руководящие должности в проектной команде со стороны заказчика должны занимать люди, которые управляют складом или логистической службой, – те, кто в дальнейшем будет управлять людьми и процессами на складе и кто обладает полномочиями и авторитетом среди сотрудников. Именно они станут «локомотивами» преобразований на складе. Наличие таких людей в проектной команде резко повышает шансы на успех.

Достаточно распространенная ситуация, когда в предварительных переговорах участвует руководство компании или службы логистики. Однако после начала проекта они отходят от дел и фактически важнейшим для компании проектом занимается ничем не мотивированный, не настроенный на преобразования и не обладающий достаточной квалификацией руководитель склада. Поэтому перед началом проекта ответьте для себя на вопрос: есть ли у вас мотивированный сотрудник, который готов посвятить этому проекту 1–2 года?

Таким образом, мы обсудили два важных для реформирования склада вопроса: как искать компанию-партнера и как формировать проектную команду. Остался еще широкий круг практических проблем, обсуждению которых предполагается посвятить следующие наши публикации по управлению складом.

Севко
+7 495 937-88-32
www.sevco-sklad.ru
Новая методика обучения персонала при внедрении WMS на складе (Опыт компании «Севко» по внедрению современной системы управления складом SEVCO WMS)
Новая методика обучения персонала при внедрении WMS на складе
Опыт компании «Севко» по внедрению современной системы управления складом SEVCO WMS
«Первый Бит» и AXELOT объединяют усилия для работы на рынке ERP
«Первый Бит» и AXELOT объединяют усилия для работы на рынке ERP

На пресс-конференции, прошедшей 28 сентября 2017 г., компании «Первый БИТ» и AXELOT официально заявили о выводе на ERP-рынок новой совместной компании GRADUM, которая будет специализироваться на решениях для автоматизации процессов учета и управления для предприятий крупного корпоративного сектора на базе платформы «1С:Предприятие».

Организация приема товара c помощью системы управления складом (WMS)
Организация приема товара c помощью системы управления складом (WMS)

Обобщенно работа склада выглядит весьма просто: товар приняли, обработали и отгрузили. Но как обычно, основные сложности заключаются в деталях технологии. Различия в зонировании складов, особенности товарной номенклатуры, специфика взаимодействия с поставщиками предполагают различные варианты организации процесса приема товара на складе.

Свобода выбора WMS – реальность или миф? (Подход и критерии рационального выбора WMS)
Свобода выбора WMS – реальность или миф?
Подход и критерии рационального выбора WMS
Организация зоны хранения
Организация зоны хранения

Организация зоны хранения заключается прежде всего в грамотном выборе оборудования, тщательной разработке системы идентификации мест хранения на складе и продуманном определении маршрутов движения персонала и техники. В этой статье мы попытаемся ответить на основные вопросы, возникающие при решении указанных задач.