Как обмануть руководство розничной сети, или почему инвентаризация должна быть независимой?

Инвентаризация – один из главных методов финансового контроля, который предполагает пересчет товара (или иного имущества компании) и сверку результатов этого пересчета с данными бухгалтерии. Проведением инвентаризации, как правило, занимаются сотрудники предприятия, однако практика показывает, что такое решение далеко не самое эффективное. Во-первых, в инвентаризации не должны участвовать материально ответственные сотрудники, а также сотрудники, имеющие доступ к бухгалтерским данным по товарным остаткам. Во-вторых, не каждая компания может обеспечить необходимый уровень технологий и количество сотрудников. Например, мы можем обработать за выходные 2,5 млн. единиц! Сколько штатных сотрудников и за какое количество смен справятся с таким объемом? В-третьих, инвентаризация должна быть неожиданной. При этом все должно быть сделано в один прием, без дробления процесса на части. Это – одно из важнейших условий, если оно выполнено, проверяющие видят гарантированно реальное, соответствующее действительности положение дел на предприятии.

В силу своей работы знаю внутреннюю статистику многих розничных сетей. По их данным, даже в тех магазинах, где учет ведется без нарушений, погрешность может достигать 10–15%. Поясню этот факт на примере инвентаризации магазина бытовой техники, при которой коробки товара считаются без вскрытия. В таких случаях самого товара может уже не быть в магазине (если его забрал сотрудник или его продали без упаковки). При этом пустая упаковка будет посчитана, и товар продолжит числиться на балансе.

Одним из главных достоинств независимой инвентаризации является сведение к нулю рисков, связанных с намеренным искажением результатов инвентаризации. Так, если подсчет товарных остатков выполняется сотрудниками аптеки или магазина, велика вероятность того, что результаты пересчета будут «подогнаны» под бухгалтерский остаток. Нередко возникают ситуации, когда на предприятии не выявляются недостачи, но при этом есть дефицит товаров или денег. В таких случаях речь может идти о недобросовестности сотрудников.

Какими способами могут искажаться результаты инвентаризации?

Каждая инвентаризация напрямую затрагивает интересы материально ответственных сотрудников. Для того чтобы скрыть имеющиеся недостачи, они могут искажать результаты инвентаризации таким образом, чтобы избежать финансовых последствий проверки.

В каждой избушке, как говорится, свои погремушки. Приведу примеры мошенничества из практики.

Замена штрихкодов – распространенный способ мошенничества. Продавцу-консультанту магазина брендовой одежды очень понравилась продающаяся в нем дорогая кожаная куртка. Он уходит в ней домой, а штрихкод прикрепляет на носки или недорогую рубашку, которая честно оплачивается жуликом и списывается. При инвентаризации не возникает никаких вопросов, так как штрихкод от более дорогого товара сканируется так, будто он все еще есть в наличии. Мы сверяем штрихкоды товаров, поэтому такое несоответствие будет сразу обнаружено.

Прямая подмена товаров. В этих случаях на место взятого (или проданного) товара кладется более дешевый товар той же группы (например, дорогая мужская обувь заменяется дешевой). При инвентаризации дешевый товар учитывается в качестве более дорогого, и недостача оказывается необнаруженной. Опять же наши сотрудники открывают коробки, проверяя наличие и соответствие вложенного товара заявленному.

«Подгон» результатов. Если сотрудники, проводящие инвентаризацию, имеют доступ к данным о бухгалтерских остатках, результаты инвентаризации могут быть просто подтасованы (например, одна и та же единица товара сканируется столько раз, сколько единиц должно быть по данным бухгалтерии). Конечно же независимый инвентор не имеет доступа к бухгалтерским данным и никак не заинтересован в «подгоне», поэтому такой опасности не возникает.

Учет пустых или неполных упаковок. Например, в аптеке лекарства продаются поштучно, а при инвентаризации коробка с пакетиками «Колдрекса» не вскрывается, а считается как полная.

Неправильный учет мелкого товара. Как правило, мелкий товар поставляется в крупных упаковках, коробках, например, по 10, 50, 100 и т. п. ед. При инвентаризации нередко мелкий товар пересчитывается не штучно, а по таким упаковкам. При этом в случае, если крупные упаковки не вскрываются, всегда есть вероятность того, что товара внутри не достает.

Даже без злого умысла при неправильно поставленной работе возникает пересортица товара. При этом неважно в какую сторону – излишка или недостачи. Ведь любая пересортица мешает продажам, а следовательно – мешает деньгам работать. А если товар – скоропортящийся? То-то и оно. Такие ошибки дорого обходятся в масштабе торговой сети, потери могут исчисляться миллионами рублей.

Как успешно провести инвентаризацию?

Несколько советов для тех, кто выбирает подрядчика для проведения инвентаризации:

• Проведите исследование рынка, поговорите с коллегами, выберите компанию, которая и проведет вам инвентаризацию. Попросите потенциального подрядчика подсчитать стоимость инвентаризации при аутсорсинге и сравните с затратами на штат собственных сотрудников. Результаты могут вас удивить.

• Уточните, какие технологии и подходы использует компания-инвентор. Смогут ли они гибко подойти к вашим требованиям и провести инвентаризацию с учетом всех ваших запросов. Как происходит зонирование? Что произойдет, если обнаружится расхождение в одной из зон? Как происходит сверка? В каком формате вы получите данные по остаткам? Спросите о возможности тестовой инвентаризации – некоторые компании предлагают такую возможность.

• Не сообщайте материально ответственным сотрудникам о готовящейся проверке.

• Проводите инвентаризацию, не прерываясь на выходные или праздники, от начала и до конца, чтобы получить надежный результат.

Надо иметь в виду, что использование серверного оборудования, терминалов сбора данных, которые передают информацию сразу на сервер через Wi-Fi, позволяет ускорить обработку данных по остаткам товаров и контролировать в онлайн-режиме работу каждого из счетчиков. Обработка данных проводится на специализированном программном обеспечении сразу во время пересчета товара, разработанном специально для инвентаризации товарных остатков. Программу невозможно обмануть, она полностью исключает человеческий фактор. Сканированием товаров занимаются счетчики – обученные специалисты, которые проводят инвентаризацию каждый день. Они «заточены» на внимательность, дотошны и скрупулезны.

В итоге независимая инвентаризация не только гарантирует полную достоверность результатов, но и позволяет экономить время и ресурсы торгового предприятия за счет быстрого, слаженного и профессионального подсчета остатков.