Модернизация управления складом при внедрении WMS. Новые возможности и особенности учета и аналитики

А. Жолобов, Р. Трапулёнис, компания «Солво»

Высокий уровень конкурентной борьбы на рынке заставляет современные предприятия предъявлять серьезные требования к уровню логистического сервиса. Все чаще компании создают для себя профессиональные склады, выделяющиеся внутри организации в отдельное бизнес-направление. Это предъявляет определенные требования к работе не только персонала и техники, но и к применяемой на складе технологии работы в целом. Данные задачи ставят компании, осуществляющие складскую деятельность, перед необходимостью внедрения систем класса WMS (Warehouse Management System), которые с каждым годом становятся все более популярными в России.

Что такое системы класса WMS

Системы класса WMS призваны автоматизировать функции оперативного управления складом. Их работа базируется на технологии автоматической идентификации, принципе адресного хранения и технологии удаленного управления персоналом. В автоматическом режиме эти системы непосредственно формируют задания для проведения операций, управляя складским персоналом и техникой, оставляя за менеджерами функции наблюдения за ходом технологического процесса и разрешения проблемных ситуаций.

Прежде всего WMS избавляют пользователей от необходимости самостоятельно обобщать информацию и вести бумажный учет. Вместо этого данная информация передается и обрабатывается самой системой и преобразуется в оптимизированные рабочие задания для каждого работника склада. Управление персоналом на каждом этапе работ осуществляется посредством выдачи заданий на радиотерминалы. При этом информация о каждой операции немедленно фиксируется в системе с помощью сканирования или с клавиатуры. Это означает, что сведения о количестве и расположении товара на складе передаются в режиме реального времени и любые отклонения могут быть учтены немедленно. WMS работает в тесном взаимодействии с корпоративной системой компании, принимая от нее информацию о заказах, поставках или других документах для основания проведения операций, а также предоставляя ей необходимые данные по работе склада.

Одной из основных задач внедрения WMS является упорядочение и оптимизация технологических процессов работы с материальными потоками. Благодаря принципу адресного хранения до 99,9% повышается точность данных о количестве и размещении товаров на складе, обеспечивается полный контроль за товародвижением. За счет заложенных в систему механизмов учета оборачиваемости, правил отбора с учетом частоты обращений к тому или иному товару система повышает производительность склада за счет ускорения товарооборота. Благодаря использованию в ее работе различных стратегий размещения грузов, процедур уплотнения, анализа использования ячеек с разной высотой оптимизируется эффективность использования складских площадей (вместимость увеличивается от 5 до 25%).

Применение WMS позволяет существенно улучшить обслуживание заказчиков – в первую очередь за счет исключения ситуаций отгрузки заказа в неполной комплектации или пересортицы, что снижает затраты на допоставку и прием возвратов. Ее внедрение позволяет значительно повысить эффективность управления персоналом. В частности, сокращается время выполнения всех складских операций, в среднем на 20...30% повышается производительность, исключаются непредвиденные ситуации и выявляются их виновники. Количество ситуаций, когда персонал не может найти на складе товар, сводится практически к нулю. Обмен данными между корпоративной и складской системой в режиме реального времени обеспечивает отдел продаж точной информацией о складских запасах.

Особенности учета и аналитики

Основная цель систем класса WMS – управление технологическими процессами склада. Обеспечение высшего руководства информацией для поддержки принятия решений по наиболее общим вопросам развития компании и возможность укрупненной аналитики находятся вне рамок задач систем данного класса. WMS интегрируется в единое информационное пространство с головной системой компании. Посредством подключения внешнего генератора отчетов можно создать любую необходимую для руководства компании отчетную форму, использующую информацию в базе данных системы управления складом, либо передать эту информацию в головную систему для дальнейшей аналитики. Таким образом, предоставляемые данные о функционировании склада могут быть использованы для аналитических отчетов, например, для проведения анализа состояния заполненности и загруженности склада, ABC-анализа, анализа деятельности персонала. Именно управление и анализ деятельности персонала склада является одной из приоритетных задач систем класса WMS.

Практика показывает, что успех складского бизнеса зависит не только от действий топ-менеджмента компании, определяющего его стратегическое развитие, но в неменьшей степени и от работников, осуществляющих элементарные складские операции. В случае если склад принимает на хранение разнообразные товары от многочисленных клиентов, при комплектации заказов немалую роль играет выбор правильной последовательности изъятия товара с мест размещения, т. е. пресловутый «человеческий фактор». На складе работают обыкновенные люди, которые могут допускать ошибки в работе. Человек не в состоянии по сотне раз в день мгновенно анализировать десятки факторов, влияющих на решение отправить со склада заказчику именно этот товар, а не лежащий в другой секции, принятый на хранение раньше или позже.

Зачастую работа неавтоматизированного склада полностью может зависеть от одного лишь сотрудника, знающего местонахождение груза. Ситуация обостряется еще и тем, что при высокой доле фонда оплаты труда в складских издержках найти квалифицированный персонал сегодня сложно. Это относится не только к управленческим кадрам, но и к обычным рабочим. Экономия на подборе складского персонала немедленно отражается на работоспособности всей компании.

Удельные затраты на складскую деятельность, претензии со стороны внешних потребителей и внутренних подразделений компании к качеству выполняемых складских операций и рост убытков в результате хищений, порчи, злоупотреблений складского персонала заставляют руководителей пересмотреть подход к управлению. Именно внедрение WMS-систем способствует успешному решению этой задачи.

WMS-системы используют в своей работе две категории складских работников: менеджеры и операторы. Менеджеры склада выполняют контрольно-управленческие функции с помощью интерфейса менеджера системы управления на стационарных компьютерах. Оператором является сотрудник, выполняющий операции с грузами и руководствующийся заданиями, передаваемыми от системы управления на экран радиотерминала. Причем выдача задания может инициироваться менеджером либо самим оператором путем запроса с радиотерминала системы управления или самой системой на основании заложенных в нее алгоритмов.

Каждый исполнитель имеет в системе управления свой ряд привилегий и выполняет строго определенный тип работ. Одни и те же исполнители могут быть задействованы для работы как в бригадах, так и самостоятельно. Например, оператор погрузчика может выполнять операцию по перемещению паллет между местами хранения на погрузчике, а грузчики заниматься подбором товара, однако при необходимости они могут объединиться в общую бригаду. Система управления складом учитывает все нюансы штатного расписания при формировании бригад и планировании работ.

Система управления поэтапно отображает на экране терминала работника склада информацию об операции, которую необходимо выполнить с товаром. Оператор изымает товар с указанным номером, считывает с помощью сканера штрих-коды ячейки и товара, подтверждая этим верное выполнение задания. По окончании операции выдается сообщение о ее завершении. Если произошла ошибка, система управления сообщит об этом. Таким образом, любое перемещение товара по складу, прием поставок, формирование заказов и другие операции осуществляются с применением радиотерминала и фиксируются в базе данных системы управления. Использование терминалов, снабженных устройством радиочастотного приема-передачи данных, позволяет автоматически в режиме реального времени фиксировать ход работы операторов и проводить загрузку заданий на выполнение работ, а также постоянно находиться на связи с информационной системой. Поскольку за правильностью выполнения всех операций ведется непрерывный контроль со стороны WMS, это позволяет практически до 100% повысить точность данных о состоянии склада.

Достаточно новым направлением сбора данных в настоящее время является так называемый Voice-picking – технология, благодаря которой исполнитель получает распоряжение от системы управления в звуковом формате. Как и в случае с радиотерминалом, распоряжение передается исполнителю в режиме реального времени. При наличии блока распознавания речи между исполнителем и системой может быть и обратная связь (например, для повторного запроса команды). Преимущество данного способа управления в том, что исполнителю нет необходимости иметь при себе терминал сбора данных и постоянно переключать внимание на его экран. Однако при этом существует значительная вероятность совершения ошибочных действий из-за визуальной идентификации товара. Данная технология из-за ее высокой стоимости пока не нашла распространения в России.

Таким образом, использование современных WMS позволяет максимально уменьшить влияние «человеческого фактора» на процедуру принятия решений и результат выполнения работ. Автоматизация склада существенно снижает риски, связанные с ошибками операторов. WMS-система оперативно решает задачи планирования работ, контролирует их выполнение и учитывает трудозатраты. Система управления складом поддерживает автоматическое распределение заданий между работниками склада, а также позволяет отслеживать суммарную и детализированную информацию о времени выполнения операций. Требования к квалификации исполнителей снижаются, поскольку система сама знает местонахождение товара и грузов на складе и определяет очередность выполнения работ. Одновременно с этим растет степень ответственности персонала и заинтересованность в результатах труда, что позволяет внедрять эффективную систему его стимулирования. В результате решается еще одна важная задача – возможность осуществлять персональный контроль за работниками и начислять заработную плату с учетом выработки на основе точного учета произведенных операций. Благодаря функции слежения, после включения которой на экране менеджера дублируется экран радиотерминала оператора, менеджер может определить, чем тот или иной сотрудник занят в данный момент. Одновременно он может контролировать работу нескольких операторов. Для каждой работы регистрируется длительность ее выполнения и все параметры грузов, с которыми производились операции в рамках данной работы (масса, объем, размер и др.). После завершения регистрации данные попадают в архив операций WMS-системы.

Информация из этого архива используется для персонального контроля за всеми работниками склада, учета их выработки и расчета заработной платы. При этом могут быть учтены коэффициенты и нормативы выполнения работ, а также различные критерии оценки деятельности персонала, зависящие от специфики того или иного склада, Нагрузку работников при выполнении любых операций, будь то приемка, переупаковка, размещение, отгрузка и др., можно просмотреть на экране начальника смены или начальника склада. Перечень выполненных работ с указанием коэффициентов формируется в отчеты. Кроме того, система дает возможность графического отображения динамики средней производительности за период в несколько дней, недель, месяцев.

Особенности внедрения и использования

Итак, все перечисленные выше достоинства складских систем управления объясняют сегодняшнюю высокую востребованность WMS-решений на рынке. Однако как выбрать систему, которая необходима именно вашей компании? Рассмотрим подходы к ответу на поставленный вопрос.

Без системы управления складом не обойтись в случае, если площадь склада превышает 5 тыс. м2, на складе хранится широкий ассортимент товара и объем складских операций достаточно большой. В противном случае ее использование экономически нецелесообразно. Выбор системы управления – дело непростое. Если склад новый и находится в процессе проектирования или строительства, то с решением по конкретной WMS рекомендуется определиться не позднее чем на стадии установки стеллажей. Чем раньше ваш поставщик приступит к работе, тем лучше. Как утверждают эксперты, строительство склада должно вестись с учетом системы управления, которая в дальнейшем будет на нем использоваться, так как она имеет непосредственное влияние на технологию его работы.

Гораздо трудней решить задачу внедрения системы управления на уже работающем складе: в этом случае потребуется перестройка уже существующих на нем бизнес-процессов, причем с учетом специфических особенностей ассортимента товаров и принятой для них логистики. При несоблюдении данных условий внедрение системы управления может негативно сказаться на работе склада и привести к уменьшению его пропускной способности. Это означает, что потенциальный партнер – поставщик WMS должен обладать широтой мышления и быть готовым давать рекомендации по стратегическому развитию компании, по крайней мере, в сфере логистики. Но не только от него зависит успех проекта. Приступая к выбору системы, необходимо четко понимать процессы, происходящие на складе, и ясно определить основные параметры бизнеса на ближайшую перспективу. От целей компании и следует отталкиваться при выборе системы управления складом.

Мнение большинства экспертов свидетельствует о том, что не существует систем, одинаково хорошо работающих, например, как со штучным и тарным грузом, так и с мерным и весовым. Каждый склад имеет свои особенные бизнес-процессы, которые отличают его от других складов. Такая уникальность, несомненно, требует адаптации WMS к потребностям конкретного заказчика.

При внедрении системы на уже работающем складе этот вопрос встает как нельзя остро. Возможность адаптации системы под бизнес-процессы заказчика была решающей, например, для компании «Вимм-Билль-Данн». «Мы считаем, что система должна быть максимально адаптирована к условиям российской специфики, а наличие большого количества проектов является для нас дополнительным гарантом надежности компании-поставщика и эффективности возврата вложенных инвестиций...» – утверждает Виктор Колесник, начальник складской службы филиала ЗАО «ТК «Вимм-Билль-Данн» в п. Томилино (Московская обл.). Если ваш бизнес изменится, будет ли WMS-система продолжать поддерживать складские операции? Насколько легким будет этот переход? Будет ли, например, успешно реализована задача использования RFID-технологий, если это потребуется в дальнейшем? Думая о возможности использования системы в будущем, надо не забывать о ее гибкости. К сожалению, пока на российском рынке не так много поставщиков предлагают адаптируемые решения.

Представление о том, насколько гибкой является система, можно получить, например, посмотрев уже внедренные решения потенциального поставщика. В ходе изучения ее работы следует не только понять, каким образом решаются задачи по аналогичным операциям, но обратить внимание на способы реализации совершенно иных, непохожих задач. Важно задать вопрос поставщику WMS о возможности изменения бизнес-процессов в будущем, сроках и стоимости таких работ, что позволит получить полное представление о гибкости и потенциале системы.

Немаловажным фактором успешности внедрения WMS является знание ее поставщиком специфики вашей деятельности. На первый взгляд, на всех складах она похожа: принять товар – разместить – отобрать – отгрузить. Различия следует искать в организации, а значит, в методике реализации конкретных задач при выполнении повседневных технологических операций. Поэтому системы класса WMS, предназначенные для автоматизации конкретной отрасли, должны отвечать набору определенных требований.

Для дистрибьюторских складов принципиально важна возможность поддержки приема от других поставщиков и раздельного учета товара, не принадлежащего владельцу склада. Системы их управления должны позволять работать с большим объемом и номенклатурой товаров, отправлять заказы в день получения, выполнять специфические типы заказов. Эффективное использование складских площадей, поддержание оптимального уровня складских запасов и их своевременное пополнение – вот лишь некоторые задачи, характерные для данного отраслевого решения.

Фармацевтический склад отличает огромный ассортимент и необходимость особого внимания к соблюдению условий хранения продукции. Здесь основными требованиями к ведению деятельности являются соблюдение условий и сроков хранения, поддержка работы с сертификатами, серийный учет, высокая точность и скорость сборки заказов, дополнительный контроль определенных групп товаров (например, наркотических препаратов).

Системы управления производственным складом с его интенсивным товарооборотом, большими объемами заказов, необходимо-стью контроля сроков годности должны отличаться возможностью автоматизированного приема продукции с производства с последующей маркировкой этикетками и автоматическим занесением информации о грузах в систему, учетом тары, контролем качества готовой продукции, возможностью ведения различных способов организации хранения.

Основным условием успешной деятельности компаний, занимающихся коммерческой (3PL) логистикой, является обеспечение высокой скорости прохождения грузов по логистической цепи и минимизация издержек, связанных с обработкой грузов. Возможность автоматизации работы с товарами нескольких владельцев, поддержка учета и автоматизации внутрискладских и межскладских трансфертов, квотирование складских операций, работа с транзитными грузами, сертификатами, ASN (Advanced Shipping Notice), сборка комплектов и изделий, упаковка и переупаковка помогут наладить эффективную работу коммерческого склада.

Тенденции и перспективы рынка WMS-решений

Как известно, мировой рынок программного обеспечения и услуг управления логистикой включает в себя сегменты управления складами, управления транспортировкой и управления процессами цепочки поставок. Первый из сегментов является наиболее зрелым, поскольку складская логистика играет роль ключевого звена в управлении запасами и движением товаров.

Современный рынок WMS развивается достаточно динамично, поставщики начинают работать в новых рыночных нишах. После нескольких лет медленного роста доходы поставщиков WMS возросли более чем на 5% в 2004 г., достигнув 1067 млрд. USD. Аналитики ARC Advisory Group прогнозируют, что к 2009 г. этот показатель возрастет до 1339 млрд. USD. Темпы роста российского рынка не ниже: если 5 лет назад о системах управления складом в России мало кто знал, то сегодня в предложениях многочисленных поставщиков уже трудно ориентироваться.

Диапазон решений для автоматизации складской деятельности на российском рынке, так же как и на Западе, достаточно широк. Системы существенно отличаются как по функциональности, так и по подходам к реализации проектов по их внедрению. Данное многообразие приводит к тому, что существует непонимание различий между WMS-решениями и другими решениями по автоматизации складской деятельности. Поставщики программного обеспечения для планирования и управления работой склада почти единодушно утверждают, что складские модули даже самых известных ERP-систем никак не могут заместить собой функционал WMS-продукта. Поясним почему.

Условно все системы автоматизации обычно представляют в виде производственной пирамиды, которую можно разделить на три уровня:

уровень планирования – это системы, обеспечивающие общий взгляд на компанию в целом, на ее финансы, человеческие и производственные ресурсы, взаимоотношения с клиентами и т. д. Они нацелены на то, чтобы обеспечить информацию для поддержки принятия решения по наиболее общим вопросам развития компании;

уровень производства – это уровень выполнения производственных планов, формирование которых происходит на уровне систем планирования. Системы данного уровня нацелены на оптимизацию и выполнение текущих операционных задач, осуществляют технологические операции, обрабатывают очень детализированную информацию о процессе и работают с многими переменными процессов. Источником данных для данной обработки могут являться системы уровня устройств;

уровень устройств – это самый нижний уровень производственной пирамиды. Он охватывает самые элементарные события технологических процессов, например включение двигателей или измерение температур. Большинство этих событий не требует человеческого вмешательства, а выполняется программой в логическом контроллере или SCADA-системах.

Если руководствоваться этой иерархией, то системы класса WMS, осуществляющие технологические операции и обрабатывающие очень детализированную информацию о складском процессе, находятся на среднем уровне – уровне производства. Они работают в режиме реального времени, осуществляя управление при решении текущих оперативных задач.

Системы класса ERP находятся на верхнем уровне производственной пирамиды, поскольку их применение дает возможность получать общую информацию о компании в целом, ее финансах, человеческих и производственных ресурсах, взаимоотношениях с клиентами. Они предназначены прежде всего для средне- и долгосрочного планирования, учета и анализа результатов уже выполненных операций. В своей работе системы этого класса активно используют данные систем уровня производства, обобщая их и обрабатывая в нужной последовательности.

В настоящее время поставщики ERP-систем делают все больше попыток включать в свои системы разработанные ими модули, отвечающие за управление работой склада. И наоборот, задачи интеграции разных программных продуктов в процессе внедрения систем управления складом подталкивают поставщиков WMS-систем к предложению решений с функциями MRP. Тем не менее мы считаем, что такая ситуация останется лишь на уровне расширения и дополнения функциями, присущими системам другого класса. Содержание нескольких серьезных продуктов требует вложения значительных ресурсов и подготовленных специалистов в узкой области знаний, что под силу только компаниям с мировым именем. К тому же значительное различие в самой концепции учета и во «временных режимах» функционирования накладывает существенное ограничение на возможность данных разработок в рамках существующих систем. При этом компании, серьезно нацеленные на создание и внедрение решений класса WMS, должны быть готовы к выделению данного направления как отдельного вида деятельности. В противном случае предлагаемые решения можно рассматривать лишь как расширение существующей функциональности путем дополнения функций, присущих системам другого класса.

В заключение расскажем, как сегодня выглядит российский рынок систем управления складом. На наш взгляд, все WMS-решения, представленные в России, можно условно разделить следующим образом:

• стандартные «коробочные системы», которые ориентированы главным образом на небольшие и средние компании (небольшие оптовые склады, распределительные центры и коммерческие склады, не оказывающие дополнительных услуг);

• заказные системы, которые обычно внедряют на крупных складских комплексах со сложной технологией выполнения операций. Основная цель внедрения систем данного класса заключается в необходимости учитывать узкоспецифические особенности деятельности клиента. На российском рынке системы данного класса практически не представлены;

• адаптируемые системы, которые ориентированы на средние и крупные предприятия со складами с достаточно сложными технологическими процессами и обеспечивают автоматизацию стандартных складских функций.

Что касается стандартных «коробочных систем», на рынке существует практика предложения поставщиками данного сектора двух-трех вариантов стандартных продуктов для разных рыночных сегментов («легкая», «средняя» и «высшая» версии).

Диапазон цен на лицензирование «легких» продуктов начинается от 5...10 тыс. USD. Обычно цена за лицензию для системы среднего уровня составляет 20...25 тыс. USD. Стоимость лицензий наиболее дорогих версий систем может достигать 50 тыс. USD. Декларируемая стоимость внедрения коробочных систем в России составляет от 40 тыс. до 180 тыс. USD, а сроки внедрения – от 2,5 до 6 месяцев.

Лицензирование адаптируемых систем базируется на стоимости лицензии за одно место установки со стандартным числом пользователей (в основном 10...15) и обычно дополняется лицензированием дополнительных рабочих мест. Стоимость базовой лицензии для западных систем составляет 40...50 тыс. USD . Средняя стоимость за лицензии с учетом дополнительных модулей и рабочих мест – 70...100 тыс. USD и выше, а стоимость проекта внедрения – 200...400 тыс. USD. В России стоимость внедрения обычно в 2...3 раза ниже. Декларируемые поставщиками сроки выполнения проектов варьируют от 4 до 10 месяцев. На Западе стоимость проектов, выполненных для средних и крупных складов, составляет 500 тыс. USD и выше (с учетом стоимости всех лицензий на программное обеспечение, затрат на оборудование, интеграцию и внедрение), а стоимость небольших проектов – около 200...300 тыс. USD. В России ценовой диапазон также довольно широк. Например, при небольшом объеме операций и площади склада 4...5 тыс. м2 цена предложений варьирует от 50 тыс. до 200 тыс. USD. Внедрение полнофункциональной системы для такого склада находится в диапазоне 100...200 тыс. USD.

Обращаем внимание читателей на то, что, принимая решение о внедрении системы стоимостью в два раза ниже средней, необходимо сознавать, чем вы жертвуете. Поговорка «Скупой платит дважды» актуальна и в нашем случае, ведь стоимость системы может служить косвенным показателем наличия требуемого функционала. Тем не менее, если функциональные ограничения для вас не столь важны, такой вариант может устроить наилучшим образом. Главное, чтобы не получилась ситуация, когда в системе на этапе опытной эксплуатации будут отсутствовать жизненно важные для вашего бизнеса функции. Приобретая WMS-решение сегодня, вы делаете выбор на ближайшие 10...15 лет, и от того, насколько он будет правильным, зависит успех вашей компании на рынке.