WMS – инструмент управления и сокращения издержек

Е. Поляков, руководитель направления «Складская логистика» компании «БУХта»

Методика выбора и внедрения

Исследования консалтинговых компаний показывают, что благодаря автоматизации можно сократить на 20...40% затраты на эксплуатацию и содержание склада. Есть и не столь очевидные показатели, которые трудно оценить в цифрах. Например, как просчитать лояльность клиентов коммерческого склада, которые регулярно получают полный отчет о своих грузах и операциях с ними и могут без лишних движений, прямо с сайта складского оператора внести заявку на размещение и отгрузку товара? Они могут контролировать ситуацию в любой момент и ценят это.

Для самого склада внедрение автоматизации означает сокращение затрат на персонал, которому уже не надо вводить заявки в информационную систему. Сегодня, пожалуй, не осталось руководителей, которые отрицали бы положительное влияние информационных технологий на развитие бизнеса. Основная задача автоматизации в том, чтобы дать менеджменту основу для принятия решений – возможность быстро реагировать на любые изменения со скоростью, необходимой для успешной конкуренции в новом мире «высокоскоростного» бизнеса.

Понятно, что выбор поставщика и оптимальной системы автоматизации – проблема особенно актуальная. Ошибочное решение может принести убытки, вполне сопоставимые с простоем дорогостоящего складского оборудования в течение нескольких месяцев. Особая ответственность за его принятие ложится на плечи руководителя предприятия. Попробуем разобраться, на что ему стоит обратить особое внимание.

Основные критерии выбора

Какая система автоматизации нужна для обслуживания склада, зависит в первую очередь от параметров и назначения самого склада. Прежде всего надо ответить на во-прос, какого класса будет эта система. Если число клиентов мало, а число операций, выполняемых за одну смену, позволяет оперативно вносить их в систему учета вручную, нет смысла искать что-то более сложное, чем простейшая система учета на базе коробочных продуктов. Для такого склада этот выбор является оптимальным. Если же речь идет о складе объемом более 1 тыс. м2 с высокой оборачиваемостью, оборудованном высотными стеллажами, эта система учета будет заметно тормозить его работу. В этом случае имеет смысл говорить о полноценном продукте классa WMS (Warehouse Management System), который включает online-управление персоналом, управление всеми операциями внутри склада. Безусловно, вкладывая средства в WMS, руководители хотят получить решение, которое не надо будет выкидывать через пару-тройку лет в случае, если какие-то бизнес-процессы изменятся.

Наличие функционала, который никогда не будет использоваться, – это фактически замороженные деньги, поэтому важно учесть две вещи – функциональное соответствие и потенциал. То есть необходимо определить, какой функционал является для вас необходимым и обязательным, а какой вспомогательным. При выполнении своих проектов мы часто сталкиваемся с тем, что выбор системы производит IT-специалист компании. И поскольку он зачастую не в курсе всех нюансов бизнеса и стратегии развития компании в целом, то выбирает систему со всем возможным функционалом – «для подстраховки». Это приводит к неоправданному удорожанию проекта и может не отражать реальных потребностей руководителей склада. Вот почему так важно, чтобы последние принимали в выборе системы непосредственное участие.

Чтобы определить потенциал развития системы, правильным будет заранее оценить ее возможности по доработкам, достаточно типовым, но еще не реализованным в ней. Лучший способ сделать это – предложить в момент демонстрации системы выполнить какую-либо настройку на усмотрение компании-поставщика. Эксперт будет показывать наиболее эффектное изменение, и вы сможете судить, как быстро и легко в дальнейшем будут реализовываться и другие ваши пожелания.

Однако если с функциями систем обычно все более или менее понятно (тем более что складские бизнес-процессы достаточно четко определены), то вопрос их стоимости всегда стоит довольно остро, особенно когда проект автоматизации выходит на стадию обсуждения среди акционеров компании. На самом деле стоимость не является существенным препятствием для установки информационной системы. Ее внедряют не ради нее самой, а ради роста производительности и сокращения затрат на логистику, поэтому действительно важным параметром являются сроки окупаемости внедряемого решения. IT-специалистам важно суметь правильно оценить предполагаемый экономический эффект от внедрения, принимая во внимание, например, сокращение ежемесячных эксплуатационных затрат за счет снижения пробега дорогостоящей техники и продления ее ресурса.

Если сравнивать затраты на WMS с общими затратами на строительство и оснащение складского комплекса, становится понятно, что они составляют не более 5...10% совокупного бюджета даже в случае, если будет выбрана одна из самых дорогих систем, представленных на российском рынке WMS. Поэтому стоит система 300 000 USD или 50 000, для управленцев не должно играть существенной роли: на что действительно следует обратить внимание, так это срок окупаемости самой системы и ее возможности по реальному сокращению сроков окупаемости установленного на складе оборудования.

Независимость или единство?

Будет ваша система отдельным приложением или модулем общей, более масштабной системы – вопрос принципиальный.

Как правило, персонал складского комплекса выдвигает требования работать обособленно от других отделов компании, так как для работы с грузами нужны исключительно количественные показатели. Однако работа склада не может быть оторвана от других процессов в компании. С одной стороны, склад находится в центре любого бизнес-процесса, связанного с приемом и отгрузкой товара. Данные для работы склада подготавливают в отделах закупки товара, отдел продаж формирует заказы на отгрузку. Склад же напрямую взаимодействует с отделом продаж, передавая остатки товаров для работы менеджеров. По результатам месяца происходит обмен данными с бухгалтерией и управленческим учетом компании. С другой стороны, множественные связи складского подразделения вынуждают не просто внедрить программный продукт, но и изменить существующую IT-структуру компании, адаптировать многие установленные ранее программные продукты под текущие нужды. Если это программные продукты разных производителей, то возникает вопрос – как же договориться с целым рядом по-
ставщиков, как связать их друг с другом? Естественно, не каждый руководитель IT-отдела захочет получить весь этот комплекс проблем сразу и постарается максимально упростить процесс внедрения, иначе говоря, сделать программное обеспечение (ПО) для склада более независимым.

Сбалансировать подход к внедрению нового современного продукта и модернизировать существующую структуру – целое искусство, которое требует огромной работы. Идеальное решение как с точки зрения сокращения затрат на поддержку продуктов разных производителей, так и на внедрение ПО видится в объединении в единое информационное пространство разрозненных участков, подлежащих автоматизации. Объединяя участки, вы существенно ускоряете получение достоверной отчетности для руководства и сокращаете двойной ввод информации. Высвобожденный персонал необходимо привлекать к процессу автоматизации новых участков, и если руководитель IT-отдела сможет донести до сотрудников мысль, что автоматизация нужна не для сокращения их рабочих мест, а для процветания компании в целом, то проект можно считать на 50% уже состоявшимся.

В реальности в большинстве случаев сопротивление внутри коллектива преодолеть не удается, и тогда выбирают решения, отвечающие за узкие участки. В этом зачастую кроется серьезный подвох – проект рискует стать тупиковым. Большинство представленных решений на рынке России являются примером именно «лоскутной» автоматизации и не подразумевают дальнейшего развития системы.

Трудности выбора

Остановив свой выбор на двух-трех компаниях – поставщиках решений, необходимо составить детальный список функционала их программных продуктов, заказать демонстрацию для ключевых сотрудников складского комплекса, получить информацию о детальности описания типовых бизнес-процессов на примере любого основного. Будет это западное решение или российская разработка? На этот счет есть разные мнения. Как правило, западные решения стоят дороже: приходится прибегать к услугам посредников, а они оцениваются недешево. Получается двоякая ситуация. С одной стороны, западные системы используют проверенные, наработанные практики, на их стороне – весь многолетний опыт зарубежных внедрений. С другой стороны, консультантов, занятых внедрением таких систем, в России немного или они недостаточно квалифицированны, а проекты обходятся существенно дороже.

Случается и такое, что время выполнения работ затягивается. Иногда дело доходит до вмешательства западного разработчика, смены партнера по внедрению, и в итоге приходится начинать все сначала. К сожалению, такой сценарий сегодня не редкость. Избежать его поможет тщательная формализация критериев выбора системы, в первую очередь – партнера по внедрению. Единственным свидетельством в пользу его надежности будет, пожалуй, опыт успешных проектов на предприятиях вашей сферы.

Наконец, когда поставщик выбран, необходимо уделить внимание организации процесса внедрения. От качества описания бизнес-процессов на первоначальном этапе проекта напрямую зависит как скорость внедрения, так и успех проекта в целом. Если на этом этапе будет недостаточно проработан какой-либо участок, то это как минимум увеличит сроки проекта, а как максимум его полностью остановит. Особенно осторожно, на наш взгляд, надо быть с крупными западными поставщиками WMS-решений, которые не могут быстро адаптировать продукт к новым условиям работы. Большая часть ответственности лежит именно на руководителе проекта со стороны заказчика. Люди, выполняющие работу со стороны поставщика, не могут подумать за заказчика и напомнить ему о какой-либо маленькой особенности его бизнеса. Заказчик же в отсутствие достаточного опыта проведения обследований может в свою очередь не упомянуть о ней, считая это неважным или само собой разумеющимся. Как правило, такие конфликты назревают в момент выполнения работ по проекту.

Особое внимание стоит уделить этапу составления технического задания и выбору команды внедрения. Именно от людей, которые его выполняют, будет зависеть успех проекта в целом. Команда должна состоять из специалистов, уже выполнявших аналогичные проекты и имеющих опыт работы именно на складах.

Особенности жанра

К каждой отраслевой группе, будь то дистрибьюторские, производственные склады или склады логистических операторов, необходим свой подход. Даже внутри одной группы склады могут существенно различаться – и по структуре, и по оборудованию, и по типам хранимого груза, и по загруженности комплекса. Все это в значительной степени определяет их потребности. Можно ли получить информационную систему, одинаково хорошо справляющуюся с задачами распределительной, производственной и коммерческой логистики? Полагаю, что нет. И вот почему.

Производственный склад. Эти склады являются самыми трудоемкими по внедрению, так как имеют множество технических особенностей и требуют глубокой интеграции в основную систему, синхронизации с планом загрузки производственных мощностей и т. д. Основной их задачей является управление складскими запасами и их сокращение за счет оптимизации процесса закупки, расчета текущей потребности производственных цехов в материалах. Особенность таких складов в том, что, как правило, потребители их услуг – сами производства, поэтому в рамках складской системы приходится решать несвойственные ей изначально задачи или разрабатывать дополнительный функционал.

Вот один из примеров практики нашей компании. Разрабатывая решение для одного из клиентов, занимающегося изготовлением металлических конструкций из алюминиевого профиля, мы столкнулись со специфической производственной задачей. Особенности склада определялись хранимым здесь товаром – длинномерными конструкциями из алюминиевого профиля, сложными и разнообразными по конфигурации. Профиль, окрашенный в разные цвета, представляет собой разные номенклатурные позиции. Учитывая многообразие конструкций и цветовых оттенков, очевидно, что даже опытному складскому работнику по внешнему виду сложно идентифицировать товар, а это сопряжено с нежелательными ошибками при подборе заказов. Поэтому было принято решение о маркировке товара, которая учитывала бы его цвет и габариты, что позволило бы также решить задачу экономии материалов. Любая требуемая конструкция в производстве собирается из необходимых фрагментов. Когда весь товар промаркирован, в системе хранится информация о складских остатках и их параметрах. Она позволяет подбирать их под конкретный заказ таким образом, чтобы минимизировать отходы.

Внедрение автоматизированной системы управления позволило рациональнее использовать высоту складского помещения, по сути бывшего производственного цеха. Раньше, когда для подбора заказа надо было иметь возможность видеть его, высота стеллажей не превышала 2 м. Теперь на складе установлены стеллажные конструкции высотой 8 м, что значительно повысило емкость склада.

Нередко на производстве возникает и проблема интеграции программного обеспечения в специальное оборудование: промышленные компьютеры, весы, принтеры этикеток и др. Задача поставщика ПО в таком случае – учесть эту потребность и согласовать ее с внедряемой системой.

Особенность работы с весовой продукцией на некоторых производствах состоит в том, что точно учесть вес товара сложно, так как в процессе хранения он постоянно меняется. В решении, созданном для другого нашего клиента, нам удалось решить эту проблему с использованием технологии штрихового кодирования. Теперь конечный вес заказа определяется с высокой точностью, по сети Wi-Fi эти данные автоматически попадают в информационную систему, которая создает необходимые документы. Для отделов планирования производства и продаж это означает возможность работать с остатками товара в режиме реального времени. Особенностью проекта является интеграция информационной системы с весовым комплексом: промышленный компьютер связан с принтером штрих-кодов и весовой платформой. Такое решение обеспечивает мобильность и позволяет гибко настраивать необходимый функционал. Весовой комплекс может работать с любыми размерами этикеток, формат которых определяется существующими стандартами. Фактически к каждому товару привязан свой, уникальный шаблон этикетки, который при необходимости может быть изменен. Это позволило ощутимо ускорить процесс обработки грузов. Экономия времени происходит за счет того, что не надо подбирать товар «на глазок», подбирать и подписывать этикетки, вручную вести учет количества выпущенной за смену продукции. Вероятность ошибок при такой организации работы сводится к минимуму, затраты на персонал сокращаются, возрастает скорость выполнения основных операций.

Без автоматизации этот же производственный процесс выглядел так. Выпущенная продукция упаковывалась и устанавливалась на весы грузчиком. Оператор весов снимал показания с них и вручную заполнял этикетку, окунал ее в емкость с клеем и затем наклеивал на упаковку. Далее продукцию помещали на паллету и вывозили в накопитель, где происходил подсчет продукции – сотрудник переписывал в журнал вес каждой упаковки. В конце дня данные суммировались, чтобы получить отчет о произведенной продукции.

После автоматизации время на калькуляцию и время, затрачиваемое на занесение веса в журнал, сокращается примерно вдвое. Умножим это значение на несколько тысяч единиц выпускаемой продукции – получается значительная экономия времени сотрудников, занятых на этих операциях, сокращение ошибок при калькуляции и, главное, благодаря мобильным терминалам данные об операции моментально попадают в информационную систему.

Для ввода в действие такой системы потребовались принтер штрих-кодов, промышленный компьютер, терминал сбора данных и информационное решение. Общая стоимость затрат – около 10 тыс. USD. Много это или мало – решать собственнику, который сравнивает эффект от внедрения с затратами на него.

Дистрибьюторский склад. При реализации решений для дистрибьюторских компаний основной упор делается на проработку операций по подбору товаров. Здесь очень важны скорость и качество подбора заказа. Необходимо сокращать и оптимизировать все этапы. Например, важным параметром является возможность системы подобрать оптимальную тару для упаковки товара из нескольких типовых вариантов в зависимости от объема заказа.

В плане создания технического задания проекты для дистрибьюторских и производственных складов несколько проще, так как большинство бизнес-процессов являются устоявшимися. Со складами коммерческих операторов все несколько сложнее из-за регулярно меняющегося характера грузов, открытия новых складских комплексов и т. д. Такую работу существенно облегчают внутренние нормативные документы, должностные инструкции, которые регламентируют действия сотрудников. Дополнительным преимуществом классического внедрения служит обновление всех внутренних нормативных документов и структурирование компании в целом.

Коммерческий склад. Наиболее интенсивно развиваются коммерческие склады. Это обусловлено прежде всего тем, что если склады первых двух групп являются планово-затратными подразделениями в компаниях, то для последней группы они – основной источник прибыли и именно эффективное управление ими приносит наибольшую отдачу.

Учитывая, что более 50% дохода такие компании получают за счет оказания услуг добавленной стоимости, таких как переупаковка, сортировка, маркировка и т. д., проблема учета и тарификации этих операций встает наиболее остро. При использовании высотных складов или многоэтажного хранения добавляется необходимость учитывать текущее местоположение груза. Можно с уверенностью утверждать, что 3PL-операторы сегодня наиболее заинтересованы во внедрении таких систем.

Крупные иностранные грузовладельцы не придут на склад, не оборудованный современной системой управления, а они и есть та самая значительная часть высокодоходных клиентов, которую ни в коем случае нельзя игнорировать. Многие торговые сети с удовольствием предлагают ведущим логистическим операторам стать их глобальными провайдерами и готовы отдать на откуп профессионалам обработку входящего потока грузов и их перераспределение между торговыми точками. Пока компаний, готовых оказывать услуги необходимого качества, на отечественном рынке очень мало. Одним из главных ограничений для развития логистических провайдеров является ограничение, обусловленное возможностями информационной системы. Яркими примерами являются ограничения на прием только паллетированного груза или только стандартных габаритов. Большая часть таких ограничений вызвана сложностью сбора и подсчета выполненных услуг.

Удивительно, но именно в этой области действительно работающих систем управления единицы. Это связано как с формированием самой отрасли, так и со слабым развитием необходимых технологических решений. Практически все существующие программные продукты, разработанные до 2004 года, не обладают необходимым технологическим потенциалом – в части средств разработки, организации управления в режиме online и т. д., а ведь именно они позволят сократить издержки всей компании в целом.

Сложность автоматизации 3PL-складов состоит в том, что они могут работать с любыми грузами, и в информационной системе должны быть предусмотрены операции для тарификации и размещения товаров с совершенно разными свойствами. При этом перед информационным решением ставятся задачи не просто разместить груз, но подобрать такое место для него, чтобы количество перемещений было минимальным, и последующий подбор был выполнен в кратчайшие сроки. Все эти требования должны не только ни в коей мере не ухудшить качество работы складского комплекса, но и после адаптационного периода поднять его на более высокий уровень.

Кроме того, в условиях конкуренции между операторами существенно повышается значимость дополнительных услуг, формирующих в конечном итоге лояльность клиента. В то же время именно из-за ограниченности возможностей установленных систем операторам нередко приходится отказываться от предоставления тех или иных услуг, что снизит их доход. Так, например, важно быть готовым быстро снабжать клиентов точной информацией о текущей логистической деятельности, в частности о состоянии заказа клиента в любой момент времени. Для логистического оператора – это признак компетентности. Опережающая информация о порядке и сроках исполнения заказа для потребителей важней, чем сам заказ! Это, кроме того, открывает возможности переноса части ответственности с оператора на самого клиента в случае, когда клиент может, например, через Web-интерфейс на сайте компании-оператора вводить заявки и контролировать состояние своих грузов.

Вот почему для такого склада рекомендуются именно системы класса WMS.

Не все то WMS, что ею зовется

Для людей, успевших опробовать внедрение систем управления складским комплексом, не станет открытием, что далеко не все системы, которые называют себя WMS, могут обеспечить биллинг (тарификацию) с учетом особенностей конкретной компании и что далеко не вся отчетность, необходимая для полноценного функционирования решения, заложена в базовый функционал. К основным функциям WMS системы можно отнести:

• контроль за выполнением каждой операции в режиме реального времени – фиксацию времени начала и окончания выполнения каждого задания (перемещения, комплектация, приход, отгрузка, инвентаризация);

• технологии адресного хранения и штрихового кодирования. Чем точней позиционирован груз на складе, тем меньше времени будет затрачено на его подбор, а штриховое кодирование позволяет минимизировать риск возникновения пересортицы;

• планирование выполнения операций по погрузочно-разгрузочным работам;

• анализ оборачиваемости грузов
(ABC-анализ) и использование полученного коэффициента при выборе места размещения груза;

• контроль за въездом-выездом автотранспорта. Фиксирование времени загрузки-выгрузки;

• интеграция с другими системами учета, используемыми на вашем предприятии;

• способность обработать без видимых задержек текущий объем операций, умноженный на 3. Коэффициент зависит от индивидуальных темпов роста объемов переработки и гарантирует возможность использования системы в ближайшие три-четыре года. Планировать на более длительный период нет смысла, так как вполне вероятно, что появятся новые технологии, которые позволят осуществлять все, используя меньшие затраты.

Если какой-либо функции в выбираемой вами системе не найдено, значит, ее уже нельзя относить к категории полноценных WMS. Впрочем, вполне вероятно, что на текущий момент она полностью удовлетворит потребности компании. Однако следует помнить, что, по статистике, если внедрение удалось, смена ПО происходит в среднем через 5...7 лет и, беря в работу устаревшую систему, вы рискуете эффективной работой компании в будущем.

Дополнительными преимуществами системы будут такие опции, как:

• открытость программной платформы
для доработки системы под индивидуальные особенности компании;

• графическая топология склада с возможностью вносить корректировки в расположение стеллажей, изменяемая высота ячеек хранения;

• встроенный генератор отчетных форм, позволяющий создавать отчетность в любых необходимых разрезах;

• Web-интерфейс, позволяющий вводить заявки на прием и отгрузку грузов, осуществлять просмотр текущих остатков и статуса заданий, находящихся в работе;

• автоматизированный биллинг складских услуг.