Запуск WMS в эксплуатацию без полной остановки склада. Технология реализации

А. Тимашов, генеральный директор компании AXELOT

Одним из специфических этапов проекта автоматизации склада является ввод в эксплуатацию системы управления. Специфика этого процесса в том, что на момент запуска в работу в нее должны быть внесены все текущие остатки товара. Причем главную сложность представляют не сами количественные остатки – они есть в корпоративной системе, а информация о расположении их по местам хранения во всех аналитических разрезах, принятых к учету в складской системе.

Если новый склад автоматизируется в процессе переезда, то здесь все относительно просто. Данные о товарах вносятся в систему по мере их завоза на новый склад, оформляется операция приемки, после чего товары могут автоматически распределиться по местам хранения, что и будет зафиксировано в системе. Даже если на данном складе применяется ручное планирование размещения товара с фиксацией в системе «по факту», персонал располагает некоторым временем, в течение которого можно спокойно осуществить переезд.

Если же автоматизируется уже работающий склад, то получить остатки товаров в разрезе адресов можно только в процессе полной его инвентаризации. Естественно, что для проведения этой операции требуется полная остановка работ и дополнительное время для ввода полученных данных – примерно столько же, сколько для инвентаризации. В практике компании AXELOT встречались склады с высокой степенью организационной дисциплины, жестким управлением и высокой мотивацией персонала, на которых, несмотря на большие объемы, удавалось провести инвентаризацию за ночь или выходные, в зависимости от графика работы склада. Бывает, что проекты по времени совпадают с длительными праздниками, к которым можно приурочить эту процедуру. Однако намного чаще приходится сталкиваться с ситуацией, когда надо запускать систему управления складом, не имея возможности остановить работу склада и получить полные данные об остатках в разрезе адресов. В этом случае команда специалистов AXELOT применяет методику частичных инвентаризаций.

Смысл частичных инвентаризаций заключается в том, что склад к моменту запуска инвентаризуется не целиком, а только небольшой своей частью. Эта часть может быть представлена либо территориальным делением склада, либо товарным. Начнем с первого, более распространенного варианта. Весь склад делится на части, размер которых соответствует временным возможностям разовой инвентаризации на данном складе. То есть выделяется столько проходов, стеллажей, полок, сколько можно пересчитать за некоторый период времени, в течение которого к этим местам хранения не будет никаких обращений – ни на размещение, ни на отбор. К примеру, это один проход склада, который можно блокировать от работы на 3 часа. В течение этих 3 часов происходит инвентаризация и ввод остатков в систему в разрезе адресного хранения. Список таких проходов (частей склада), которые планируется последовательно инвентаризировать, образует график частичных инвентаризаций. На момент запуска системы в эксплуатацию инвентаризуется только первая часть склада согласно графику, и в систему вносятся остатки по этой части склада в разрезе адресов. Выбранные для инвентаризации ячейки маркируют этикетками – это будет часть склада с адресным хранением.

Что же происходит с остальной массой товара на хранении? Для нее в системе создается специальная ячейка (место хранения), обозначающая весь склад, за исключением уже инвентаризованной части. Весь товар без учета адресов хранится в этой специальной ячейке. Она может носить название, например, «Весь склад» или «Общее хранение»; главная ее задача – хранить количественные остатки товара, еще не прошедшего инвентаризацию. Соответственно перед запуском системы все количественные остатки товара могут быть загружены из корпоративной системы в ячейку «Весь склад», после чего пересчитанный товар проходит в системе процедуру размещения (перемещения) в ячейки согласно первому этапу инвентаризации, а не пересчитанный остается до следующего этапа пересчета в этой безразмерной ячейке.

При такой технологии запуска системы управления складом необходимо так настроить правила работы с товаром, чтобы при размещении или отборе система сначала обращалась к товару в адресной части склада, а при невозможности разместить или отобрать товар среди конкретных адресов переходила бы к ячейке «Весь склад». В этом случае кладовщики также должны быть соответствующим образом подготовлены. Они должны четко понимать, что при указании в задании на размещение/ отбор конкретного (цифрового) адреса требуется выполнять операцию согласно указаниям системы, а при наличии в задании ячейки «Весь склад» можно переходить к зоне склада без адресного хранения и работать в ней с товаром, руководствуясь своим опытом. Чтобы обеспечить четкую работу персонала с товаром, необходимо будет визуально разделять на складе зоны адресного и безадресного хранения, например, использовать ограничительные ленты. Таким образом, склад и работа с его адресной частью и остальным пространством будут выглядеть, например, как на схеме вверху.

В таких условиях «полуадресного» хранения склад работает до тех пор, пока согласно графику инвентаризации не наступает момент пересчета следующей части склада. На момент пересчета останавливают движение товара по очередной инвентаризируемой части склада, производят пересчет и результаты инвентаризации в разрезе новой порции адресов вносят в систему. Документально в системе это отображается в виде операции перемещения товара из ячейки «Весь склад» в конкретные новые номера ячеек. Инвентаризированные ячейки оклеивают этикетками и включают в зону адресного хранения склада. Схемы товародвижения теперь могут выглядеть, в частности, как на нижней схеме.

Приведенный механизм подключения мест хранения к адресному пространству будет повторяться до тех пор, пока весь склад полностью не перейдет на систему адресного хранения. Технология частичных инвентаризаций позволяет начать работу с автоматизированной системой учета и управления складом без проведения полной инвентаризации и остановки склада. Однако она требует заметных организационных усилий по поддержанию четкого деления склада на две зоны – адресную и безадресную, а также настоящего понимания данной схемы кладовщиками. Кладовщики должны будут правильно выполнять задания, включающие две технологии поиска места хранения для размещения или товара для отбора, как строго по указаниям системы, так и следуя собственному опыту работы.

При использовании технологии частичных инвентаризаций с делением склада по товару инвентаризации проводят по товарным группам. Здесь возможны два варианта в зависимости от технологии хранения товара на складе. Если товар рабочей группы хранится отдельно от других товаров, в обособленной части склада, то такая ситуация ничем не отличается от территориального деления, которое и рекомендуется применить. Если же рабочая товарная группа рассеяна по складу и свободно в нем перемещается, без привязки к конкретной зоне, тогда необходимо иметь в виду ряд особенностей технологии запуска системы «по товару». Во-первых, в этом случае в систему заносится вся топология склада, но остатки – только по данной группе товара. Места хранения, не занятые данной группой товара, должны оставаться пустыми для системы. Физически на складе в них может находиться товар другой группы. Во-вторых, как следует из первого условия, планирование размещения на таком складе возможно только вручную, так как знания системы о заполненности склада не совпадают с реальной картиной. В-третьих, на таком складе организационно трудней разделять действия с товаром, выполняемые строго по указаниям системы и по опыту кладовщиков. Поэтому необходимо выделять под операции с товаром рабочей группы отдельный персонал.

Кроме того, заказы и задания на отбор этого товара должны формироваться индивидуально. Это накладывает определенные ограничения на работу корпоративной системы и подразделений продаж и закупок, от которых будет требоваться формировать на товар рабочей группы самостоятельные документы поставок и отгрузок. Тем не менее, несмотря на все перечисленные сложности, иногда именно такой вариант может оказаться более удобным. В случае когда компания в состоянии выполнить все указанные условия, запуск системы автоматизации на основе первой рабочей группы товаров может быть даже более легким с точки зрения темпов работы. В отличие от территориального деления, когда трудно предсказать нагрузку на выбранную часть склада, спрос на группу товара имеет более прогнозируемый характер.

Таким образом, каждое предприятие, автоматизирующее склад, имеет возможность выбора технологии запуска – или произвести полный пересчет склада с полной остановкой, или запуск по технологии частичных инвентаризаций, позволяющей начать работу без перерыва в деятельности склада.