Современные технологии складирования парфюмерно-косметической продукции

М. Конан (Michel Conan), руководитель отдела методов/процессов и разработки предложений по Восточной Европе компании FM Logistic

(Окончание. Начало см. «CиТ» №1, 2008 г.)

Логистика продукции для реализации и рекламной продукции.

Парфюмерная продукция часто обновляется, в связи с чем возникает ряд специфических вопросов, которые, впрочем, без особых трудностей разрешаются в рабочем порядке. Во-первых, у нас много активно действующих названий артикулов и все время прибавляются новые, т. е. FM приходится работать с большим количеством артикулов, в том числе при подборе заказов. При получении продукции нового артикула либо новой гаммы надо получить от клиента полное ее описание, размеры каждой единицы и ее объем, размеры паллеты и штрих-код, для того чтобы ее можно было внести в нашу компьютерную систему и проконтролировать при приемке. Если новая гамма продукции с точки зрения логистики не отличается от других, то здесь не возникает никаких трудностей. Если эта гамма по своим характеристикам, например размерам, имеет особенности, нам потребуется некоторый срок, чтобы оборудовать места ее хранения.

Что касается рекламной продукции, то с точки зрения логистики она отличается от продукции, предназначенной для реализации, поскольку поступает в большом объеме, имеет короткий срок использования (например, год), распространяется к какой-то праздничной дате или определенному сроку. От рекламной продукции бывают остатки, которые становятся мертвым складским запасом, который никуда не передвигается. Мы информируем об этом клиента, после чего тот должен принять решение об уничтожении продукции или проведении рекламной акции. Для парфюмерно-косметической продукции это очень характерно, поскольку у нее, как правило, сильна маркетинговая составляющая.

Русификация

Одной из наиболее существенных особенностей России по сравнению с другими странами является ее большая территория, из-за чего растут транспортные издержки и меняются логистические спецификации для перевозки грузов. Если говорить о логистике парфюмерно-косметической продукции, то, на мой взгляд, самым важным отличием технологии складских работ в России от, например, Франции является необходимость наклейки этикеток с информацией о товаре на русском языке. Эту операцию мы называем русификацией. Дело в том, что среди клиентов компании FM Logistic насчитывается большое число международных компаний – производителей парфюмерно-косметической продукции, основная масса которой импортируется в упаковке производителя. Если на ней не будет русской этикетки, товар не попадет на прилавок. Об этой операции стоит рассказать более подробно.

Русификация – это достаточно трудоемкая, мало поддающаяся автоматизации процедура описания товара на русском языке, включая наклейку на товары этикеток с русским текстом. Обычно мы выполняем эту операцию в момент приемки грузов, с тем чтобы продукция была готова к отгрузке и доставке конечному потребителю. У некоторых клиентов существует порядка трех тысяч разновидностей этикеток, и для каждого вида продукции надо знать, какую этикетку взять, куда наклеить и каким образом. Эта операция ручная, ее нельзя автоматизировать, поскольку и упаковка парфюмерно-косметической продукции, и этикетки для нее отличаются большим разнообразием. Упаковка имеет самые разные размеры, варьирует также количество единиц товара, на которые эти этикетки надо наклеить: их бывает и тридцать, и сто, и тысяча. Оперирование огромным числом артикулов, упаковок и этикеток требует большой численности персонала, его обучения и времени на обработку товаров.

Пока на товаре нет русской этикетки, продавать его, как было сказано выше, нельзя. Вместе с тем от клиентов поступает множество запросов и пожеланий, чтобы их товар был обработан в короткий срок. В таком случае процедура русификации должна быть достаточно простой и надежной, особенно отслеживание стока этикеток. С точки зрения не очень опытного оператора, косметическая продукция – это как бы один и тот же товар. На самом деле у нее есть разные артикулы, и персонал должен знать их, чтобы не делать ошибок. Кроме самой продукции есть и ее образцы, на которых зачастую отсутствует даже штрих-код, поэтому их приходится оклеивать индивидуально. При подборе заказа помогает либо листинг (наряд на комплектацию на бумажном носителе), либо радиосканер, тем не менее люди должны знать и продукцию. Рекламная продукция подбирается с использованием брошюр, и надо знать, что в них указано.

Русификация может осуществляться одним из трех способов: наклейкой готовых этикеток, использованием готового стикера со свободным полем и изготовлением стикеров на месте. В первом случае имеется возможность использовать большое количество стикеров различного формата, нет необходимости в расходах на принтеры, печатные устройства и программное обеспечение, однако отсутствие стикеров в наличии влечет за собой невозможность реализации продукции. С точки зрения логистики необходимость подбора стикеров для русификации – это дополнительная операция, а наличие запаса стикеров предполагает дополнительный комплексный учет. Когда этикетки уже подготовлены, возможности исправить ошибочную информацию нет и в случае необходимости обновления информации (номер лота, срок годности и др.) надо печатать новые и уничтожать старые этикетки. Если учесть, что минимальная партия для печати 1000...5000 этикеток, то образуются их излишки.

При использовании готового стикера со свободным полем для текста появляется возможность обновить информацию на нем, но сохраняется риск отсутствия стикеров, необходимость в дополнительных операциях по их подбору и учету запаса, инвестициях в оборудование (принтер, печатное устройство) и программное обеспечение. Отсутствует возможность исправить ошибочную информацию, возникает излишний запас этикеток, так как объем минимальных партий бывает не так уж и мал.

Еще одним способом русификации этикеток является изготовление стикеров на месте. Этот подход устраняет ряд недостатков двух предыдущих операций. Стикер всегда можно напечатать на принтере, поэтому продукция в этом случае реализуется без задержки. Однако выбор форматов стикеров лимитирован в связи с ограниченными возможностями принтеров. Появляется много привлекательных возможностей, например, возможность обновить весь объем информации, что повышает гибкость логистических операций в целом. Исключается проблема излишнего запаса или уничтожения непригодных стикеров, поскольку печатается только необходимое их количество. При этом риск отсутствия расходных материалов минимален, а число артикулов небольшое (два-три формата стикеров, два-три цвета стикеров, три–пять цветов шрифта), поэтому их учет несложен. Удобство требует некоторых жертв: это инвестиции в оборудование (принтер, печатное устройство) и соответствующее программное обеспечение.

Контроль складского запаса парфюмерно-косметической продукции не может занимать большого пространства, поэтому необходима такая организация стока, чтобы подборщики имели доступ к тысяче наименований. И сама продукция достаточно сложна, поэтому перед началом работ нужно определить оборудование, которое будет использоваться.

Электронный обмен данными

Со всеми клиентами FM работает с помощью системы электронного обмена данными (electronic data exchange), которую совместно налаживают наши IT-службы. Заказы делятся на две категории: подбор продукции для реализации и подбор рекламной продукции. Они комплектуются независимо друг от друга, поскольку процессы их складирования и логистики различаются между собой. Например, рекламная продукция не требует такого строгого контроля, как направляемая на продажу, и подвергается проверке выборочно. Заказ делается так: через электронный обмен данными мы получаем его от клиента и, после того как сборка завершена, отсылаем назад подтверждение о выполнении. Продукция списывается из складского запаса, снимается с учета и переходит клиенту. Получив подтверждение о сборке, клиент распечатывает весь набор документов (накладные, транспортные и сопровождающие документы) и отсылает их нам. Когда на наш склад приезжает водитель, все документы у нас уже готовы, и он может их забрать. Основным условием эффективной работы с помощью электронного обмена данными является то, чтобы все данные по складскому учету у нас и клиента совпадали.

Радиосканирование и листинг

Существует два вида подбора заказа, которые используются в зависимости от его объема: это подбор с использованием бумажного носителя, на котором расписано, что и где взять, и подбор с использованием радиосканера. В первом случае подбор заказа осуществляется вначале по разнарядке, а позже, уже в момент упаковки, вся информация считывается сканером и дается подтверждение, что заказ собран правильно. Подбор может осуществляться и паллетами, но это бывает редко. Чаще всего заказ подбирается коробами, упаковками по нескольку штук, а также поштучно. Все перечисленные виды подбора, от паллетного до штучного, могут присутствовать в заказе одного клиента. От комплектовщика в этом случае требуется хорошее знание продукции, которое трудно получить без специального обучения.

Другой вид подбора связан с использованием радиосканера. FM Logistic располагает собственной программой складского учета, в которой предусмотрена работа с радиосканерами. Это программное обеспечение используется группой FM Logistic во всех странах и может быть адаптировано под требования клиента. В этом случае сканирование может применяться уже в момент подбора товара, начиная с паллеты и заканчивая штукой. Тем не менее мы рекомендуем использовать радиоск анирование преимущественно для подбора коробами, потому что при подборе штуками происходит слишком много операций. В последнем случае рекомендуется использовать «листинг», т. е. бумажный носитель, а сканирование проводить уже по результату подбора.

Во Франции мы при сборке заказов используем также так называемые голосовые технологии: комплектовщик получает задания через наушники, а его руки остаются свободными, что облегчает ему работу. Из-за языкового барьера эту технологию мы используем только в Европе. Но это лишь вопрос перевода, и можно предположить, что через несколько лет мы будем применять эти решения и в России.

Специальное программное обеспечение

Если имеются маленькие заказы, по три–пять наименований, то наше программное обеспечение позволяет объединять их и рассчитывает оптимальный путь перемещения сборщика. Таким образом, за один проход сборщик собирает сразу несколько заказов. На этапе упаковки эти заказы снова разделяются и упаковываются отдельно. У комплектовщика имеется несколько штук тары, в которые он укладывает подобранные единицы товара.

В случае подбора одновременно и паллетой, и штуками большая роль отводится программному обеспечению. Если надо подобрать заказ из 1052 штук продукции (при этом в одной паллете помещается 100 штук, а в одной коробке – 10 штук), тогда наше программное обеспечение Opale Oxygene разбивает заказ на подбор паллетами. Он будет равен 10 паллетам, а потом при подготовке пикинга сборщику будет дана команда взять 5 коробок и 2 штуки.

Это значит, что у нас помимо 10 однородных паллет появится еще одна сборная паллета, на которой будет лежать продукция разных наименований. И во время отгрузки каждая паллета (на ней есть этикетка) будет сканироваться, для того чтобы подтвердить, что эта продукция отгружается.

Копакинг

Упаковка нескольких единиц товара в наборы в FM называется копакингом. Эта операция выполняется по распоряжению клиента, чаще всего накануне праздников, либо в рамках продвижения продукции на рынок, когда ставится цель продать как можно больше продукции. Операция состоит в том, что из складского запаса берут различную продукцию или несколько единиц одной и той же продукции и упаковывают в наборы. Это подтверждается электронной системой обмена данными. У нас есть специальные упаковочные машины, которые можно организовать в большой конвейер, а также аппараты, которые запаковывают наборы обычно с тремя-четырьмя единицами товара в термоусадочную пленку. Пленка используется либо наша, либо поставляется клиентом, который размещает на ней свою рекламу, и далее по выходу набора на него наклеивается этикетка наша или клиента.

Кроме того, мы можем собирать подарочные наборы. Это обычно бывает под Новый год и 8 Марта. От клиента поступают пленка, картонные упаковки, блистеры, т. е. упаковка, в которую надо положить продукцию в соответствии со списком. Затем всю требуемую продукцию собирают, перевозят в зону упаковки и укладывают согласно рисунку (презентации). Обычно заказ на упаковку поступает месяца за два до праздника. Сама упаковка занимает первый месяц, а в течение второго идет отгрузка. Если учесть, что доставить продукцию требуется в достаточно удаленные от нас районы, например во Владивосток, то и этих двух месяцев едва-едва хватает. Эти услуги выгодны для клиентов, поскольку они получают все необходимое в одном и том же месте, на одном и том же складе и в установленные сроки.

Уничтожение брака и утилизация отходов

Если произошла утечка содержимого тары или она разбилась и т. п., клиента об этом сразу уведомляют. Разбитый флакон стараемся быстрей выбросить, но если была повреждена только упаковка, то об этом мы также информируем клиента. Если товар по решению клиента переходит в категорию брака, это фиксируется и в нашей компьютерной учетной системе, и у клиента. В дальнейшем согласно его распоряжению товар будет переупакован (мы часто получаем упаковку от клиента) или изъят из обращения. Если товар нельзя переупаковать и реализовать, он подлежит уничтожению. В интересах экологии поврежденная продукция не выбрасывается на свалку: ее забирают специализированные компании, где она проходит специальную операцию уничтожения. Особенно это касается дорогостоящей продукции. Чтобы быть уверенной в том, что продукция будет действительно уничтожена, а не пойдет на черный рынок, компания клиента делегирует сотрудника, который присутствует и при загрузке товара, и при его ликвидации.

Что касается отходов, их сначала сортируют на картон, полиэтиленовую пленку, дерево, а для утилизации привлекают специализированные компании, перерабатывающие именно этот тип отходов.