Особенности автоматизации хранения товаров со сроком годности

Ассортимент товаров, имеющих срок годности, довольно разнообразен. Наиболее очевидный пример – это продукты питания. К этой же группе товаров относят лекарства, парфюмерию, косметику, лакокрасочные материалы и др. Однако существуют товары, необходимость контроля которых с точки зрения даты изготовления не столь очевидна, например, автомобильные шины. Безусловно, срок их годности измеряется не днями, как, например, у йогурта, а месяцами, однако на складе, не использующем систему автоматизации, даже длительный срок годности может в определенный момент превратиться в серьезную проблему из-за ошибок учета и «потерь» товара. В проектной деятельности Axelot был опыт работы именно с таким складом. Шины – товар разнообразный по ассортименту, но очень похожий по внешнему виду (различия только в радиусе и рисунке протектора), поэтому работа с ним для кладовщиков вдвойне усложнялась из-за визуальной однородности товара и из-за требований к срокам хранения. Утилизация большой партии просроченных шин по причине ошибок в учете стала одним из веских поводов для руководства предприятия инвестировать средства в проект внедрения складского программного обеспечения.

Ввод данных о сроках годности в систему управления складом – очень важный этап. От качества его выполнения зависит точность работы с товаром на всех последующих операциях. В идеале уже при поступлении товара на его упаковке должна иметься маркировка (штриховой код, радиометка), позволяющая в автоматизированном или автоматическом режиме считать информацию о сроке годности и сразу передать ее в систему управления складом. Но такое в России встречается редко. Самый распространенный вариант указания срока годности – нанесение штампа на упаковку в процессе производства товара.

Передача в складскую систему срока годности, нанесенного на упаковку, возможна несколькими способами. Традиционный вариант – переписать данные с упаковки товара на бланк и передать оператору для ввода в систему. Такой способ сбора и обработки информации используется при работе с товаром на основе бумажных заданий системы. Однако даже если на складе внедрена технология штрихового кодирования, сбор данных о сроках годности может оставаться ручной операцией. Это связано с разделением ответственности за ввод новой информации в программу. Если аналитика по срокам годности ведется, например, менеджерами по работе с поставщиками, тогда необходимую информацию должны собрать кладовщики в ручном режиме, а операторы включат ее в соответствующие каталоги системы. Если же допускается ввод новых аналитических данных о товаре кладовщиками с помощью терминала сбора данных, то приемщик может непосредственно при пересчете указать срок годности, который автоматически будет передан в программу. Независимо от способа сбора информации после того, как она внесена в систему, оператор должен сформировать на поступившую партию внутренние штрих-коды и напечатать этикетки для маркировки товара. Безусловно, операция маркировки требует определенных затрат на ее организацию и выполнение, однако наличие собственных внутренних штрих-кодов, включающих идентификатор не только товара, но и его срока годности, позволяет автоматически контролировать все товары на каждой стадии складского технологического процесса в разрезе сроков годности. В случае ручного сбора информации окончательный пересчет товара с применением терминалов сбора данных выполняется после маркировки. При этом данные о поставке в разрезе сроков годности попадают в систему автоматически.

Специфика товародвижения по складу товара со сроками годности зависит в основном от особенностей его хранения, темпов истечения сроков годности и объемов отгрузки. При работе с товаром, хранящимся и отгружаемым в объеме паллет, сроки годности практически не накладывают никаких ограничений – товар распределяется по всему объему склада и отгружается из любой точки, где есть наиболее подходящий срок годности. Более распространенным вариантом является склад, разделенный на зоны паллетного, коробочного и штучного хранения, между которыми выполняется операция пополнения (подпитки). В этом случае желательно соблюдать схему движения товара, представленную на рисунке: размещение выполняется на верхние ярусы склада в зону паллетного хранения, при истощении зоны коробочного хранения производят ее пополнение за счет паллет, а при завершении запаса зоны штучного хранения выполняется ее подпитка за счет коробов.

Для строгого соблюдения сроков годности отбор товара в заказ должен идти в первую очередь из зоны штучного хранения. Здесь проявляется противоречие между разными параметрами отбора. Если в заказе количество товара кратно коробам, то разумней с точки зрения оптимизации подбора взять товар из зоны коробочного хранения. Однако в этом случае может получиться, что будет отгружен товар со сроком годности, который истекает поздней, чем срок годности товара в зоне штучной отгрузки. Это логистическое противоречие: что важней для каждой товарной группы или товара – обеспечить оптимальность отбора или соблюсти последовательность ухода со склада товаров с заданными сроками годности – каждому предприятию предстоит разрешить самостоятельно. Для скоропортящегося товара лучше предпочесть соблюдение сроков годности, а для товаров, срок годности которых, например, несколько недель, можно поступиться в отдельных случаях соблюдением принципа FEFO (First expired – First out) ради быстрого отбора большими единицами без выполнения излишней операции пополнения. Если товар уходит со склада в основном паллетами и изредка коробами, то, возможно, эффективней будет отгружать его паллетами, сохраняя высокую скорость обработки заказа и контролируя сроки годности в зоне его коробочного хранения с помощью отчетов.

Со сроками годности связана также и следующая ситуация. Сразу после пуска системы в эксплуатацию может случиться так, что система предлагает выполнить «странные» с точки зрения кладовщиков задания на отбор и/или подпитку, например, отобрать паллету с самого верхнего яруса, тогда как внизу уже размещен тот же самый товар. По факту система оказывается обычно права, так как, например, согласно параметрически настроенным правилам отбора наверху лежит товар с наименьшим сроком годности и его отгрузить надо раньше, чем более «свежий» товар, расположенный ближе. Эту особенность работы системы со сроками годности рекомендуется воспринимать как естественный процесс освоения нового способа работы. Такие ситуации можно использовать как индикаторы отклонений текущего состояния склада от желаемого, позволяющие своевременно принять меры – организационные, методологические или программные. Самый простой пример воздействия – переместить на нижние ярусы стеллажей товар с истекающим сроком годности.

Еще одной особенностью работы со сроками годности является сам принцип сортировки этих сроков. Наиболее распространенный способ – FEFO, однако это не единственно возможный вариант, и его нецелесообразно всегда жестко фиксировать при внедрении складской системы автоматизации. В послужном списке нашей компании есть также проект автоматизации дистрибьюторского склада продуктов питания с очень широкой географией отгрузок. В этом случае выбор срока годности отгружаемой партии являлся зоной ответственности менеджера по продажам, который сам решал, какой срок годности ему подойдет для отправки товара из Москвы во Владивосток, а какой для отправки в Тулу. В этом случае при формировании задания на отбор система управления складом оперировала жестко заданным сроком годности.

Работа с товаром, имеющим ограниченный срок годности, требует от персонала склада повышенного внимания и постоянного контроля. Система автоматизации склада как нельзя лучше поможет в этом, взяв на себя функции учета товара, хранения и обработки информации о его местонахождении в каждый момент времени, подготовки заданий на выполнение складских операций в разрезе сроков годности с учетом особенностей скоропортящегося товара.