Система управления складом (WMS):

функции, интеграция в общую IT-структуру предприятия. Рекомендации по выбору WMS

Под оптимизацией подразумевается сокращение времени, затрачиваемого на обработку заданного товаропотока при сохранении/ уменьшении объема используемых ресурсов (персонал, техника, складские площади), а также при сохранении/ повышении качества обработки товаропотока. При этом оптимизация достигается не только за счет WMS, но и за счет корректно разработанной технологии работы склада. Для оптимизации процессов WMS может располагать следующими средствами и функционалом:

• использование средств автоматической идентификации (штриховое кодирование, RFID);
• использование адресного хранения;
• разделение зон хранения и обработки;
• использование стратегий размещения с учетом характеристик товаров (принадлежность к группам, данные по оборачиваемости товаров, массогабаритные характеристики);
• использование стратегий резервирования, оптимизирующих отбор с мест хранения;
• использование стратегий выдачи заданий отбора с учетом минимизации расстояния обхода мест хранения;
• возможность разделения заданий отбора одного документа (заказа) по разным исполнителям, в том числе с учетом используемого исполнителями оборудования;
• автоматизация процессов контроля собранных заказов, ввода характеристик товаров;
• автоматизация задач по поиску товаров и отобранных для нужд заказов товарных запасов.

Под контролем подразумевается наличие технических средств в системе, позволяющих контролировать корректность производимых складским персоналом действий и их соответствие принятой технологии работы, что позволяет при грамотно организованных технологических процессах повысить качество обработки товаропотока.

Под повышением качества обработки товаропотока подразумевается увеличение точности подбора и отгрузки заказов, минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором, обработка товаропотока (заказов и приходов) в установленные сроки.

Для контроля выполнения задач согласно принятым процессам WMS может предусматривать такие средства, как:

• выдача пошаговых инструкций на терминал сбора данных (ТСД) сотрудникам, осуществляющим приемку, отбор, перемещение, контроль, отгрузку товаров;
• подтверждение выполнения заданий сканированием штрих-кода (ШК) конечной ячейки перемещения, ШК товара, ШК целевой зоны, документа и т. п.;
• отслеживание движения товаров с фиксированием исполнителей и времени выполнения;
• контроль временны’х интервалов выполнения заданий, их соответствия принятым нормативам;
• сбор статистической информации.

Для повышения качества обработки товаропотока в WMS могут быть предложены:

• раздельное хранение различных партий товаров по заданным признакам (наименование, номер партии, серии, остаточный срок годности и т. п.);
• идентификация товаров и мест хранения с помощью средств автоматической идентификации (штриховое кодирование, RFID);
• подбор и перемещение товаров с использованием терминалов сбора данных с выполнением пошаговых заданий и подтверждением их выполнения;
• автоматизация процесса контроля собранных заказов;
• отслеживание номеров партий, серий, сроков годности товаров;
• подбор с учетом остаточных сроков годности.

Приведенные примеры не исчерпывают всех возможностей WMS. Следует отметить, что в ряде представленных на рынке систем применяются собственные уникальные средства.

Повышению общей эффективности работы складского комплекса способствует также интеграция WMS с существующими корпоративными системами компании (например, системой бухгалтерского учета, корпоративной учетной системой, ERP-системой и т. п.). Это позволяет проводить автоматические изменения данных в корпоративной системе, автоматически создавать заявки на обработку товара, получать из корпоративной системы дополнительные данные по хранимым товарам, строить общую систему контроля качества и мотивации. В зависимости от используемых корпоративных систем поставщики WMS предлагают различные способы интеграции. Некоторые из представленных на рынке систем располагают универсальными модулями интеграции, которые могут быть настроены под нужды интеграции для возможности интеграции системы и изменения механизмов интеграции под изменяющиеся требования бизнес-процессов, в том числе силами собственных специалистов.

Сегодня на российском рынке достаточно широко представлены как отечественные, так и иностранные WMS, среди которых Logistics Vision Suite, SSA Warehouse Management 4000 (EXceed™ WMS 4000), Manhattan, HighJump Warehouse Advantage, Advantics.WM, Solvo WMS, Radio Beacon WMS, Navision, WarehouseExpert, Система#1 WMS, ФОЛИО ЛогистикСклад, БУХта: Складской Комплекс, R-suite.wms, CoreIMS, Qguar WMS, 1С Логистика: управление складом, 1С – ASTOR: WMS, Avarda, BSE Vector, COS.WMS МФТИ, АИ-ПРО, AWACS WMS, SV:СКЛАД, LEAD WMS 3PL, ПРОКСИМА-СКЛАД, R-Keeper StoreHouse, Gold Stock, RedPrairie DLx Warehouse. Подобное разнообразие систем управления складом требует от их покупателей подробного изучения рынка и сопоставления ключевых характеристик различных продуктов применительно к специфике своей деятельности, чтобы сделать оптимальный выбор.

Разобраться в многообразии различных систем управления складом, представленных сегодня на российском рынке, поможет приведенный ниже алгоритм действий.

Критерии выбора WMS напрямую определяются принятыми или специально разработанными для работы склада технологическими и бизнес-процессами. Сама по себе система является лишь средством их автоматизации и обеспечения их соблюдения, а также средством оптимального выполнения.

Поэтому необходимо четко представлять, какие именно операции и по какой технологии предполагается осуществлять, чтобы исходя из этих данных сформировать требования к функционалу будущей WMS.

Технологические процессы могут быть описаны как собственными специалистами, имеющими достаточный уровень знаний и опыта, так и с использованием услуг консалтинговых компаний, занимающихся подобными разработками в области складской логистики. Некоторые из поставщиков WMS-систем сами предлагают услуги по разработке описания технологических процессов на основе полученной от заказчика информации о товаропотоках и требованиях к обработке. Такой вариант может оказаться наиболее эффективным, т. к. процессы разрабатываются с учетом особенностей и функциональных возможностей системы.

В зависимости от уровня сложности принятой технологии работы, а также объемов обрабатываемых товаропотоков может быть выбрана либо система начального уровня (например, для обработки товаропотока с небольшим ассортиментом товаров и невысокой скоростью обработки достаточно применения простых систем с адресным хранением), либо система высокого уровня, обладающая широкими функциональными возможностями. Некоторые из поставщиков решений предлагают системы, построенные на одной платформе, но с разными функциональными возможностями. Выбор такого решения позволяет при сниженной цене изначального проекта в случае дальнейшего развития бизнеса или увеличения товаропотока реализовать требуемые изменения и дополнительный функционал путем доработки или донастройки существующей системы для соответствия изменившимся технологическим и бизнес-процессам.

Для логистического оператора на выбор WMS большое влияние оказывает характер деятельности клиента. Одно дело, когда он является производителем/ продавцом, оборудующим склад непосредственно под нужды своего бизнеса, для хранения заранее установленного перечня товаров и с вполне определенными процедурами, и совсем другое дело, когда заказчик является логистическим оператором, склад которого предназначен для размещения разноплановых товаров клиентов, где нельзя изначально определить специфику процесса хранения и обработки товаров.

Понятно, что процесс выбора WMS логистическим оператором значительно усложняется из-за желания сделать склад максимально универсальным, способным поддерживать протекание разнообразных бизнес-процессов. В этом случае следует учитывать следующую специфику бизнеса:

• мультиклиентность, то есть возможность обслуживания клиентов из разных отраслей, в том числе розничных сетей с большими объемами обработки и товарным ассортиментом;
• разные виды промышленных и продовольственных товаров, требующих соответственно различных условий хранения;
• различные бизнес-процессы для разных клиентов;
• интеграцию с разными ERP-системами клиентов;
• если складской оператор имеет или планирует задействовать не один, а несколько складов, важно знать, может ли система поддерживать управление территориально удаленными складами из единого центра базы данных. Необходимо также четко понимать ценовую политику поставщика WMS: как будет меняться стоимость пользовательской лицензии при увеличении числа пользователей;
• для складского оператора необходимым условием является возможность системы подсчета тарифицированных операций по различным клиентам и выставления счетов за услуги (так называемый биллинг);
• программа WMS должна предоставлять отчетность в соответствии с запросами пользователя.

Исходя из вышеперечисленной специфики деятельности складского оператора детально формируются требования к функционалу WMS в следующих областях:

• управление операциями склада;
• управление запасами;
• управление персоналом;
• управление воротами и двором;
• выставление счетов;
• формирование отчетов;
• управление контейнерной площадкой (в случае ее наличия);
• визуализация склада;
• оптимизация склада.

Выбранная система должна максимально соответствовать всем предъявляемым требованиям, поэтому необходимо внимательно изучить продукты, предлагаемые на рынке. Для окончательного выбора поставщика целесообразно провести тендер, который состоит из следующих этапов.

1. Общий обзор рынка и составление длинного списка (long-list). Собирается вся информация по рынку, составляется список представленных на нем WMS. Нужно отметить, что большинство из них имеют схожие функциональные возможности, которые по-разному реализуются.

2. Оценка функционала. Составляется полный перечень функций, необходимых складскому оператору, их выполнение станет критерием оценки WMS. Затем проводится анализ в два шага:

А – грубая оценка (выполняет WMS определенную функцию или нет);

Б – более детальная оценка того, как та или иная функция реализована в WMS. Для этого каждой функции, пользуясь экспертными оценками, сначала присваивают удельный вес в соответствии с ее важностью (непосредственно для конкретного бизнеса), а затем реализацию функции конкретной WMS оценивают по установленной шкале (обычно пятибалльной), после чего умножают оценку на удельный вес и подсчитывают суммарно набранный балл. Чем выше суммарный балл, тем лучше функционал WMS соответствует потребностям компании-заказчика. В таблице приведен фрагмент оценки функциональных возможностей WMS (удельный вес выбранных функций оценен по 10-балльной шкале по возрастанию значимости).

На основе данного анализа составляется короткий список (short-list) из 5–6 поставщиков, набравших наибольшее количество баллов.

3. Демонстрация WMS. На этом этапе компания-покупатель формулирует тестовое задание, куда включаются все основные бизнес-процессы. Затем на модели, предоставленной поставщиком, оценивается решение того или иного функционала. При этом на модели можно оценить лишь то, как реализовано то или иное решение; оценить же эффективность работы WMS на данном этапе сложно.

4. Референтный опрос клиентов. Чтобы оценить качество работы поставщиков WMS, нужно узнать мнение клиентов, на складах которых уже внедрена данная система, понаблюдать за ее работой.

5. Анализ решений и окончательный выбор WMS. Для принятия решения следует учесть следующие критерии:

• функциональные возможности системы (основной критерий выбора WMS);
• опыт команды внедрения и качество поддержки. От этого фактора может в значительной степени зависеть успех внедрения;
• стоимость внедрения на первом складе;
• стоимость поддержки;
• стоимость экстраполяции системы на другие склады компании;
• имеющийся опыт эксплуатации данной WMS согласно референтному опросу.

В заключение стоит сформулировать основные выводы относительно выбора WMS.

• Идеальной WMS не существует. В любой системе есть недостатки, любая система будет внедряться тяжело и с ошибками.

• Хорошо продаваемое не обязательно означает хорошо внедряемое.

• Внедрение WMS не обходится без проблем.

• Профессиональная команда внедрения – половина дела.

• Предварительное определение бизнес-процессов сэкономит деньги. Главное – правильно определить функционал и важность каждой функции. В случае ошибки потребуется перенастройка WMS, что приведет к дополнительным затратам.