Свобода выбора WMS – реальность или миф?

Подход и критерии рационального выбора WMS

О. Сержантова, бизнес-аналитик фирмы «Фолио»

В первую очередь эта статья адресована руководителям и лицам, принимающим решение об автоматизации складов с помощью WMS – систем управления складом и запасами. Основные ее тезисы подтверждаются 10-летним опытом практического внедрения WMS.

О. Сержантова, бизнес-аналитик фирмы «Фолио»

Не желая обидеть потребителей программного обеспечения (ПО), осмелюсь утверждать, что в подавляющем большинстве случаев, приобретая систему управления складом (WMS), они становятся жертвой рекламы и собственных психологических иллюзий, оплачивая, в сущности, торговую марку и PR-способности продавца и при этом плохо представляя возможности, способ работы и функционал приобретаемого решения.

В этой статье приводятся некоторые рекомендации, которые, как мы надеемся, помогут сделать так, чтобы ваш выбор WMS основывался на более объективных данных и принес вашему бизнесу дополнительные прибыль и успех.

Начнем с критериев выбора WMS, существенных с точки зрения заказчика. Наиболее часто заказчик выстраивает их иерархию в следующем порядке:

  • выгоды, которые получает предприятие;
  • торговая марка и надежность программного обеспечения;
  • стоимость;
  • история внедрений;
  • сроки внедрения;
  • функционал;
  • мнение лиц, отвечающих за выбор WMS-систем и внедрение;
  • продукты иностранных производителей.

Рассмотрим заявленные заказчиком критерии выбора WMS-систем в порядке приоритетности.

Выгоды предприятия

При исследовании рынка WMS вы с удивлением заметите, что у продуктов каждого класса таких систем имеется примерно одинаковый перечень функций и рекламируемых выгод. Это означает, что при использовании данного критерия заказчик должен ориентироваться не только на заявляемые выгоды, но в первую очередь на способы их достижения, что фактически означает оценку шести факторов:

  • функционала WMS применительно к задачам бизнес-процесса предприятия с учетом его развития (функционал и масштабируемость WMS системы);
  • цены продукта;
  • сроков внедрения WMS;
  • простоты использования системы в целом;
  • возможности быстрой обучаемости сотрудников предприятия для работы с WMS;
  • гарантийного и постгарантийного сопровождения после внедрения системы.

С технической точки зрения приобретаемая WMS должна сочетать такие факторы, как:

  • универсальность, то есть уже включать в себя готовые решения для большинства типовых бизнес-процессов;
  • адаптируемость – при изменении логики бизнес-процесса система должна легко приспосабливаться к потребностям заказчика без программирования и изменения исходного кода;
  • написание процедур по запросу в WMS с открытым кодом;
  • легкая настраиваемость;
  • быстрая доработка под нужды клиента при изменении исходного кода.

Иными словами, с технической точки зрения приобретаемая WMS должна быть гибкой, ориентированной на изменение как продукта, так и требований клиента.

Торговая марка

Отбросьте иллюзии – в первую очередь известность торговой марки говорит о коммерческой стоимости и «раскрученности» бренда, о финансовых возможностях предприятия, а не о качестве, функционале и надежности программного продукта, в данном случае – WMS-системы. Заказчику важно, чтобы приобретаемая система управления складом бесперебойно и успешно работала на его складе и решала важные для него задачи управления складом. Остальные критерии, связанные с избыточной многофункциональностью программного обеспечения и благосостоянием поставщика WMS, для конкретного заказчика несущественны.

Крупные компании действительно более устойчивы за счет более широкого рынка сбыта. Но как показывают события последнего кризисного года, эти структуры сложнее и медленнее адаптируются к изменениям текущего дня, предлагаемые ими программные решения менее гибкие и более дорогие в силу больших затрат и накладных расходов. Часто встречается ситуация, когда приобретенное ПО с известным брендом и большими вложениями ложится на полку, а вся работа делается продуктом не столь известным, не столь дорогим, но решающим заявленные задачи и удобным в работе.

Одна из фирм, занимающаяся производством и реализацией сейфов, трижды приобретала WMS известных брендов. И ни одно внедрение не пошло. Закончилось тем, что группа программистов предприятия стала писать свой программный продукт, учитывающий все особенности и потребности его бизнес-процессов. Несложно представить эмоции руководства по поводу количества впустую потраченных денег. Всех этих потерь можно было избежать, написав полномасштабное техзадание и проведя полномасштабное предпроектное обследование, необходимые для правильной постановки задачи при внедрении WMS и ее решения в процессе автоматизации склада.

В свое время как анекдот рассказывали одну историю, связанную с приобретением западного продукта. Заказчику программа была нужна для товарного учета. И бренд был известный, и его высокая стоимость (с точки зрения заказчика) предполагала высокое качество ПО. Но в итоге оказалось, что приобретенный продукт не предполагал суммового учета, а только количественный. Вы скажете – явный ляп. Да, ляп, но ситуация-то возникла, с одной стороны, из-за широко известного имени, а с другой – из-за психологической иллюзии, что заказчик и продавец говорят об одних и тех же вещах. При этом каждый из них, говоря о товарном учете, имел в виду свое: продавец – наличие количественного учета, а заказчик – суммового. Поэтому не стесняйтесь задавать любые уточняющие вопросы, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем: если вы предполагаете наличие необходимого функционала – значит, он существует.

Стоимость WMS

Высокая стоимость программного обеспечения при автоматизации склада (предприятия) также не является гарантом качества продукта. Она может определяться множеством факторов: высокими издержками производителя, дорогостоящей рекламой, длительным циклом внедрения системы, ситуацией на рынке, лоббированием и просто желанием хорошо заработать. При определении разумности цены, связанной с автоматизацией склада (предприятия, бизнеса), необходимо учитывать, повторюсь еще раз, работающий функционал WMS, ее масштабируемость (развитие системы в связи с изменением бизнес-процессов), сроки внедрения, надежность продукта, простоту и удобство его использования, а также сопровождение. Иными словами, заказчику необходимо соотнести цену и необходимый для него функционал системы, связанный с управлением складом, объемы и сроки необходимых доработок, время непосредственного внедрения, настройку ПО и обучения персонала, оценить быстроту окупаемости WMS.

Приведу как вариант предельно простую логику оценки ПО, что называется, «на коленке». Предположим, что стоимость приобретаемого решения с учетом его внедрения и сопровождения составляет 30% от годового оборота. Также предположим, что потери из-за плохой организации управления складом составляют 20% от годового оборота: из-за низкой скорости приемки и отгрузки товара, простоев на складах, невозможности определить местонахождение товара, остатков товара на складе, неясности, что заказывать у поставщика, большого процента пересортицы и хищений на складе.

После внедрения WMS и ее запуска перечисленные потери уйдут. Система фиксирует, сохраняет и выдает по первому требованию:

  • историю перемещений товара – значит, уйдет пересортица и хищения;
  • оптимизирует перемещения и отгрузку товара – сократится время простоев и регламентируется работа склада во времени;
  • контроль и историю действий персонала – это будет приводить к ликвидации простоев, поскольку всегда известно время выдачи задания, время и качество его исполнения, а также позволит провести автоматическую тарификацию расчета сдельной оплаты сотрудников склада по виду сложности выполняемых задач, учету простоев и т. д.

Добавьте экономию на зарплате – после успешной автоматизации склада можно сокращать персонал.

Ясно, что экономический эффект от внедрения системы позитивно скажется уже через 3–4 месяца.

Главное – определить обязательные элементы вашего бизнес-процесса и пройти его пошагово по имеющемуся функционалу при показе системы управления складом, понять способы и сроки его реализации при доработке решения.

История внедрения WMS

Это важный фактор. Успешная автоматизация склада (предприятия) c работающей WMS убеждает лучше слов. Но и здесь надо учитывать:

• насколько совпадает технологический процесс фирмы, которая показывает внедренное решение, с потребностями вашего предприятия;

• кто делал внедрение – сам разработчик или оно выполнялось с привлечением иных лиц? Как показывает практика, внедрение ПО без сотрудников фирмы-разработчика проводится менее квалифицированно и снижает качество постановки учета и внедрения, при этом не полностью используется имеющийся функционал системы. Носителями опыта являются люди, а разные люди могут обладать разным опытом – не забывайте это.

Вы обязательно должны учитывать, что предприятие, внедрившее продукт (WMS), может использовать неоптимальный метод автоматизации склада в силу собственных специфических причин. Например, нежелание проводить полномасштабную автоматизацию склада из-за стоимости или отсутствия правильной и рациональной постановки учета – это характерно для внедрения WMS, в котором разработчик не участвовал. Причинами могут быть также плохо продуманное техническое задание, отсутствие анализа типовых бизнес-процессов, нештатных ситуаций и способов их разрешения программными способами, отсутствие ответственных лиц и т. д. Или наличие сверхдешевой рабочей силы, которая диктует минимум автоматизации и максимум ручного труда. Или прямой саботаж сотрудников, не заинтересованных в применении WMS в силу личных причин, например, появления контроля над действиями персонала со стороны руководства и т. д.

Одна из распространенных иллюзий – судить о системе на основании количества ее внедрений, в том числе «имиджевых». Заказчику необходимо учитывать, что такая ссылка является больше элементом рекламы, так как он не может оценить ни соответствия потребностей этих клиентов задачам вашей автоматизации склада, ни успешности проведенного внедрения.

И еще один аспект. У многих фирм остатки на складах и оборачиваемость товаров являются коммерческой тайной. В условиях жесткой конкуренции клиенты не только не хотят пускать посторонних лиц на склад, но часто даже не желают упоминать об автоматизации склада или предприятия: если автоматизация выполнена успешно и быстро окупается, ею воспользуется конкурент, если нет – конкурент также воспользуется имеющейся у него информацией.

Я бы обратила внимание заказчиков еще на один фактор – наличие у поставщика смежных продуктов для автоматизации предприятия и бизнеса. Косвенным образом это может подтверждать актуальность, востребованность и работоспособность продуктов данной фирмы на рынке ПО, т. к. его разработка, широкая тиражируемость и продажа всегда являются дорогостоящими бизнес-процессами.

Сроки внедрения WMS

Этот фактор должен подразумевать определение конечных сроков исполнения и организацию работ по автоматизации склада таким образом, чтобы по истечении времени исполнения этапа работ по внедрению WMS был получен практический результат. Организация работ по автоматизации управления складом предполагает наличие ответственных лиц и обязательную подготовку необходимых технических данных со стороны заказчика.

Функционал системы и характеристики автоматизации склада

Не ограничивайтесь общим перечнем существующего функционала системы по управлению складом и запасами (WMS). Определите основные типовые ситуации вашего бизнес-процесса и его технологические особенности. При выборе WMS попросите пошагово описать способы их реализации в рассматриваемой системе, определите, что соответствует вашим задачам, что потребует доработки, сколько это будет стоить, и сравните эти данные с другой системой. Именно это является основным и самым важным критерием в выборе WMS.

Приведу несколько примеров для оценки различных критериев автоматизации. Итак, WMS должна обладать следующими возможностями:

• учитывать вид деятельности организации: производство, торговля, ответственное хранение, распределительный центр;

 автоматизировать разные способы хранения: напольное, фронтальное (стеллажи, паллеты), потолочные стеллажи, гравитационные стеллажи, набивные и консольные стеллажи, многоярусное и этажное хранение, иные конструкции;

• номенклатура товаров – практически не ограничена;

• технология идентификации – штрих-кодирование и RFID;

• вложенность: многоуровневая – штука, коробка, ящик, паллета, фасовка;

• специальные условия хранения: автоматически учитывает заданный режим хранения;

• зональность склада: любое количество доков (зон) приемки и отгрузки, гибкое управление зонами склада и перепланировка.

• количество обрабатываемых приходных накладных (приемок) в смену – определяется только количеством участвующего в приеме персонала;

• прием: паллетами, коробками, единичными упаковками, негабаритными грузами;

• размещение: в соответствии с алгоритмом оптимизации склада или произвольное;

• коррекция: возможна коррекция уже произведенного размещения;

• применяемое оборудование: радиотерминалы, терминалы сбора данных, погрузчики, штабелеры, конвейер, RFID-считыватели;

• учет сроков годности, партии, сертификаты: партионный учет, печать сертификатов, штрих-кодирование, печать этикеток в любой момент времени; несколько штрих-кодов как на месте хранения, так и на товаре;

• предполагаемая логика размещения товара: поиск пустой ячейки, по поставщикам, произвольное, иная логика;

• подбор товара: погрузчиками, штабелерами, наличие наборов или комплектов при подборе товара, стандартные способы подбора (алгоритмические), произвольный способ;

• получение документов, отчетов, оперативной информации: в любой момент времени. Данные всегда готовы.

• предполагаемая логика формирования заданий при подборе товара: FIFO/ LIFO, с максимальным/ минимальным сроком годности, с разбивкой по складам (логическим зонам).

 пополнение ячеек: однородным товаром или иным наименованием, ассортиментное пополнение по автоматически рассчитываемому минимальному запасу в указанных днях;

• инвентаризация: в любой момент, склад в целом или любой его участок;

• совместимость: совмещение (готовое или потенциально достижимое) с любой корпоративной программой (оценка затрат на совмещение).

При оценке выгоды решения важно знать следующее.

• Насколько увеличится товарооборот, пропускная способность и эффективность использования склада при тех же площадях? Как изменится скорость приемки и отгрузки грузов? Предусматривает WMS гибкость в работе или после мизерного отклонения от прописанного алгоритма она встанет? Что даст регламентация работ на складе по времени? Сколько сотрудников и какой квалификации будут обслуживать склад после автоматизации? Есть ли расчет сдельной оплаты труда от вида, количества и качества выполняемых работ или тарификация оказываемых услуг в режиме текущего времени? Сколько стоит сопровождение системы после окончания гарантийного срока? Насколько проста работа и настройка системы при самостоятельном использовании без привлечения разработчика и т. д.?

При оценке бизнес-процессов необходимо учитывать, например, такие особенности.

• При автоматизации склада продовольственных, косметических и фармацевтических товаров при приеме товаров сразу необходимо указывать партию товара по срокам годности и условиям хранения. Это связано с оптимальным размещением товара, его сохранностью, сроками отгрузки и хранения и просто удобством работы.

• При работе с большой номенклатурой необходимо оценить возможность системы работать без сбоев и остановок. Понять, как долго будет сохраняться один документ с позициями, например, из 1,5 тыс. наименований или как быстро можно определить месторасположение товара, какими способами и по каким критериям и т. д.

• Если при выборе WMS вам задают вопрос, как учитывается товар – по номерам (штучно) или партиями, сразу интересуйтесь, в каких разных фасовках возможен одновременный учет одного и того же товара.

• Возможно ли произвольное размещение товара с автоматической фиксацией его на складе?

• Отсутствует ли жесткая привязка товара к определенной ячейке или жесткий проход от одной зоны склада в другую в строгой последовательности?

• Производится ли коррекция уже выполненного распределения?

• Как выполняется решение практических ситуаций, например, такой: для загрузки в машину подготовили товара больше, чем надо, и остался излишек?

При внедрении WMS составьте или закажите полномасштабное техническое задание и предпроектное обследование. В результате это сэкономит ваши деньги в будущем и вы получите хорошо работающую систему. ТЗ, предпроект и хорошая организация рабочего процесса внедрения WMS служат основой успешной автоматизации склада.

Мнение лиц, отвечающих за выбор программного обеспечения и его внедрение

Для исследования рынка WMS руководитель предприятия делегирует функции конкретному исполнителю, имеющему навыки работы с программным обеспечением и часто имеющему опыт автоматизации склада или внедрения программного обеспечения. И руководитель принимает решение, во многом основываясь на предоставленной ему информации.

При этом необходимо учитывать, что в силу особенностей человеческой психологии любой сотрудник будет предлагать в первую очередь тот продукт, который он знает, чтобы не показать собственную некомпетентность, не желая тратить время на изучение нового продукта, или в силу иных личных причин. И даже демонстрируя несколько продуктов WMS, он всегда будет подводить к тому, который больше всего устраивает его лично.

В силу этого, анализируя представленную информацию, руководитель должен четко представлять принципиальные различия WMS разных производителей и наиболее привлекательные выгоды их для своего предприятия.

Продукты иностранных производителей

При выборе таких решений рекомендуем учитывать следующие важные моменты.

• Вы когда-нибудь задумывались, почему при показе WMS иностранные фирмы всегда демонстрируют ролик, а не дают заказчику работающую демоверсию до покупки? Ответ простой. На ролике все гладко, красиво и нет сбоев. По нему невозможно оценить удобство работы и соответствие функционала WMS реальным требованиям заказчика.

• При апробировании заказчик может столкнуться с трудностями либо работы, либо настройки системы, возникнут вопросы по заполнению справочников, по работе с функционалом и в целом, сразу будет видно качество сопровождения программы.

• Мало кто из заказчиков отдает себе отчет в том, что любой программный продукт, в данном случае WMS, отражает систему принятого документооборота и обычаи делового производства страны-производителя. Задайте простой вопрос – можно ли откорректировать произведенное распределение, или документ, или действие? Скорее всего, вам скажут, что надо аннулировать этот документ и сделать новый. А теперь подумайте, как это будет работать в России?

• При разработке своего продукта, особенно если этот продукт сложен, западному разработчику и в голову не придет, что прописанная в руководстве строгая последовательность действий персонала будет, по мнению потребителя, необязательной. Такая ситуация характерна для сложных технологических продуктов, например, для роботизированных складов и сложных технологических процессов. Это пример разницы в менталитете потребителя и разработчика. Таких примеров можно привести много, и все они, безусловно, сильно затрудняют работу.

• Хорошее качество программного продукта (WMS) не будет реализовано, если не будет грамотного внедрения. Это значит, что должен быть широкий, подчеркиваю, широкий круг лиц, занимающихся внедрением, хорошо знающий WMS, умеющий писать необходимые запросы и процедуры. Иными словами, в России должно быть много очень квалифицированных «внедренцев», а это редкость. Есть риск, что при увольнении сотрудника, ведущего проект, работы по нему просто остановятся. Сам сотрудник может быть сильно загружен другой работой. А ведь разработчик находится вне пределов России, и вряд ли многие из его сотрудников в стране нахождения знают русский язык и будут летать туда-сюда по первому запросу заказчика.

• Оцените доступность разработчика, скорость принятия решения на появляющиеся проблемы и условия гарантийного сопровождения. Условия гарантийного сопровождения иностранные производители закладывают в стоимость своего продукта (минимум 25–30% от стоимости внедряемого ПО), к которой, кстати, нужно добавить еще и доход фирм, его внедряющих. Все это увеличивает стоимость внедрения.

• В настоящее время в России присутствует широкий ассортимент WMS разных отечественных производителей, по функционалу и возможностям не только не уступающих, но и превосходящих многие системы иностранных производителей и имеющих значительно меньшую стоимость.

Резюме

Подводя итог, кратко сформулируем действия заказчика, необходимые для успешного выбора WMS.

• Оценка производителя. Косвенные признаки профессиональной квалификации разработчика: сколько лет на рынке, сколько лет занимается разработкой и внедрением WMS, успешность внедрения, совместимость с системами других производителей, наличие программных продуктов для автоматизации бизнеса (предприятия).

• Виды внедрения при автоматизации склада. Заказчик должен определить необходимый уровень автоматизации: наличие полномасштабного внедрения WMS, внедрение уровня «экономкласса» (полнофункциональная бюджетная WMS), начальное тиражируемое решение при крайне ограниченном бюджете на автоматизацию. При каждом виде внедрения необходимо знать, какой функционал или возможности исключены из решения.

• Четкая формулировка ожидаемых (конкретных) выгод от автоматизации склада и соотнесенность их с возможностями и способами реализации в рассматриваемой системе. Четко определите, что именно вы ожидаете получить после автоматизации и на какие типовые бизнес-процессы необходимо обратить особое внимание.

• Полное ТЗ или детальная оценка особенностей автоматизируемых бизнес-процессов, определение типовых операций и необходимого функционала. Оценка достаточности функций рассматриваемой WMS-системы и определение объема доработок. Несмотря на очевидную необходимость формулирования этих задач, более 50% заказчиков при выборе WMS и автоматизации бизнеса имеют очень приблизительные представления о собственных бизнес-процессах (с точки зрения автоматизации), типовых рабочих алгоритмах и нештатных ситуациях.

 С технической точки зрения приобретаемая система должна сочетать: универсальность, то есть типовые решения большинства бизнес-процессов должны иметь уже готовое решение; адаптируемость – при необходимости легко приспосабливаться к потребностям заказчика при изменении логики бизнес-процесса без программирования и изменения исходного кода; иметь возможность написания процедур по запросу с открытым кодом; иметь легкую настройку признаками (галочки, флажки).

• Определение ожидаемых предельных сроков внедрения.

• При анализе достоинств и недостатков WMS разных производителей – аргументированные и определенные параметры преимуществ/ недостатков рассматриваемых систем, представленных лицом, отвечающим за их выбор.

• При необходимости руководитель может самостоятельно оценить достоинства/ недостатки представленных WMS-систем, напрямую связавшись с разработчиком.

• Простота использования WMS и возможность ее самостоятельной настройки.

• Наличие легкодоступного гарантийного и постгарантийного сопровождения.

• Доступность разработчика системы, при необходимости как в процессе внедрения, так и после, в процессе эксплуатации.

• Быстрая обучаемость персонала.

• Быстрая окупаемость ПО.

Анализ перечисленных критериев при выборе WMS и даст искомое соотношение цена–качество.

Надеемся, что изложенный подход и критерии помогут вам сделать наиболее рациональный выбор WMS для управления запасами при автоматизации складов или комплексной автоматизации бизнес-процессов вашего предприятия.

«Первый Бит» и AXELOT объединяют усилия для работы на рынке ERP
«Первый Бит» и AXELOT объединяют усилия для работы на рынке ERP

На пресс-конференции, прошедшей 28 сентября 2017 г., компании «Первый БИТ» и AXELOT официально заявили о выводе на ERP-рынок новой совместной компании GRADUM, которая будет специализироваться на решениях для автоматизации процессов учета и управления для предприятий крупного корпоративного сектора на базе платформы «1С:Предприятие».

Организация приема товара c помощью системы управления складом (WMS)
Организация приема товара c помощью системы управления складом (WMS)

Обобщенно работа склада выглядит весьма просто: товар приняли, обработали и отгрузили. Но как обычно, основные сложности заключаются в деталях технологии. Различия в зонировании складов, особенности товарной номенклатуры, специфика взаимодействия с поставщиками предполагают различные варианты организации процесса приема товара на складе.

Организация зоны хранения
Организация зоны хранения

Организация зоны хранения заключается прежде всего в грамотном выборе оборудования, тщательной разработке системы идентификации мест хранения на складе и продуманном определении маршрутов движения персонала и техники. В этой статье мы попытаемся ответить на основные вопросы, возникающие при решении указанных задач.

Оптимизация работы склада с помощью WMS. Волновой подбор
Оптимизация работы склада с помощью WMS. Волновой подбор

Общеизвестно, что на операции подбора или комплектацию заказов приходится свыше 50% операционных расходов склада. Одна из целей внедрения WMS – оптимизация его работы и снижение подобных издержек. Как и любая автоматизированная система управления, система управления складом кроме решения традиционных задач, в идеале должна предоставлять инструмент для решения новых задач, выполнение которых без автоматизации невозможно. Одной из таких задач является волновой подбор.

CeMAT Russia 2017 представит новинки года
CeMAT Russia 2017 представит новинки года

CeMAT Russia, единственная в России выставка складской техники и систем, подъемно-транспортного оборудования и средств автоматизации склада, в сентябре вновь распахнет свои двери для специалистов по интралогистике. В экспозиции будут демонстрироваться новейшие складские системы, подъемно-транспортное оборудование и комплектующие к нему, средства автоматизации склада, оборудование для упаковки и подбора заказов, программное обеспечение для организации работы склада на предприятиях и в организациях различных направлений деятельности: торговых сетях, транспортно-логистических компаниях, логистических комплексах и терминалах, производственных предприятиях различных отраслей и др. Некоторые из ее экспонатов мы хотим представить нашим читателям.