Система управления материально-техническими ресурсами компаний: подходы и решения
Производственные запасы представляют собой находящиеся на складах потребителей средства производства, предназначенные для производственного потребления, но еще не вступившие в технологический процесс. Задачи формирования рационального уровня запасов обычно занимают одно из главных мест в системе управления материально-техническим обеспечением крупных компаний.
Стратегические решения в этой области оказывают большое влияние на решение таких вопросов, как определение объема и сроков закупок, организация товародвижения (материалопотоков), размеры оборотных средств и организация системы финансирования хозяйственных подразделений компании. Отметим, что при принятии решений о доставке, организации складирования или проведении закупок материально-технических ресурсов (МТР), осуществляемых различными службами компании, важно исходить из единого понимания стратегии компании, которая должна включать в том числе мероприятия по рационализации системы материальных запасов.
Очевидно, что создание материальных запасов всегда сопряжено с расходами. Выделим основные виды затрат, связанных с созданием и содержанием запасов:
- отвлечение собственных и заемных финансовых средств на формирование оборотного капитала, что по существу означает их временное омертвление;
- расходы на содержание специального оборудования, помещений;
- оплата труда специального персонала подразделений, занимающихся вопросами снабжения и организации доставки материальных ресурсов.
Отсутствие запасов может привести к еще большим затратам (потери от дефицита запасов). К основным видам затрат, связанных с отсутствием запасов, относятся: - потери от простоя производства (в том числе потери от задержки ввода в эксплуатацию производственных объектов);
- дополнительные затраты на закупку, включая доставку, мелких партий по более высокой цене или использование более дорогих видов транспорта (например, авиации) для срочного удовлетворения потребности в МТР.
Таким образом, основная роль запасов материально-технических ресурсов (МТР) проявляется в обеспечении их наличия как по ассортименту, так и по количеству для производственно-эксплуатационных нужд компании и для непредвиденных потребностей. Для этого создаются целевые запасы следующих видов: технологический, текущий, резервный или запас в ожидании каких-либо событий. Для эффективного управления запасами МТР в настоящее время разработано много подходов, направленных на сокращение расходов по их формированию. В общем случае процесс управления запасами заключается в решении двух основных задач: определение размера необходимого запаса МТР, т. е. нормы запаса МТР в каждом звене логистической цепи, и создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой и потребностями.
При определении норм запасов МТР используют три группы методов:
- эвристические методы (опытно-статистические методы);
- методы технико-экономических расчетов;
- экономико-математические методы.
Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля их фактического состояния, т. е. изучения и регулирования уровня запасов МТР с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер по их ликвидации. Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами. Контроль (мониторинг) за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей МТР, инвентаризации или по мере необходимости. На практике применяются различные методы контроля, но наиболее часто встречаются два метода, а остальные являются их вариантами:
- система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа;
- система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа.
Сравнительные характеристики основных методов контроля приведены в табл.1.
| Система | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| С фиксированным размером заказа | Меньший уровень желательного максимального запаса. Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы |
Необходимость постоянного контроля наличия запасов на складе и, как следствие, большие финансовые и трудозатраты |
| С фиксированным интервалом времени между заказами | Отсутствие постоянного контроля наличия запасов на складе | Высокий уровень желательного максимального запаса. Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы и накладных расходов на хранение |
После выбора системы пополнения запасов определяется величина заказываемой партии МТР, а также интервал времени, через который повторяется заказ. Приведем основные параметры, необходимые для расчета пополнения запасов (табл. 2).
| Параметр | Размерность | Источник информации |
|---|---|---|
| Потребность | количество | Исходные данные |
| Интервал времени между заказами | дни | Исходные данные |
| Время доставки | дни | Исходные данные |
| Возможная задержка поставки | дни | Исходные данные |
| Ожидаемое дневное потребление | кол-во/дни | Исходные данные |
| Ожидаемое потребление за время поставки | кол-во | Расчет |
| Максимальное потребление за время поставки | кол-во | Расчет |
| Гарантийный запас | кол-во | Расчет |
| Пороговый уровень запаса | кол-во | Расчет |
| Желательный максимальный запас | кол-во | Расчет |
| Размер заказа | кол-во | Расчет |
Для оценки процесса управления запасами используются следующие критерии (в скобках указаны направления их изменения с целью повышения эффективности управления):
- норма страхового запаса по объектам управления запасами (снижение);
- норма готовности к поставке по объектам управления запасами (повышение);
- совокупный объем запасов (снижение).
Для формализации функций и их ролей в процессе управления запасами и более полного их представления рассмотрим ключевые уровни управления процесса с их целями и функциями (табл. 3).
| Ключевые уровни управления | Цель уровня управления | Функции |
|---|---|---|
| Уровень стратегического управления | Организация управления, построенная так, чтобы обеспечивался непрерывный процесс снабжения основного производства необходимыми запасами МТР в оптимальном количестве и заданного качества и при минимальных издержках обращения |
Разработка политики запасов МТР (принципы, критерии, функции, ресурсы) Обеспечение автоматизации процесса управления запасами, создание базы данных имеющихся запасов МТР Определение принципов нормирования запасов Определение принципов контроля запасов Выделение категории МТР с требованиями поставок по принципу «точно в срок» Оценка эффективности бизнеспроцесса «Управление запасами» |
| Уровень управления по категориям ресурсов | Поддержание необходимого уровня запаса по каждой категории МТР |
Ранжирование единиц учета запасов Обоснование методов расчета запасов МТР |
| Уровень оперативного управления | Осуществление и поддержка принятия решений согласно политике запасов по каждой конкретной категории МТР |
Определение величины необходимого запаса МТР с помощью разработанных методов расчета Классификация запасов МТР (время, местонахождение, номенклатура и т. д.) Мониторинг количества запасов Перераспределение излишков запасов МТР Формирование норм запасов МТР (как функций места, времени, номенклатуры) Создание и размещение запасов |
| Уровень ежедневных транзакций | Четкое исполнение разработанных правил ведения запасов МТР |
Нормативное пополнение запасов Расчет размера заказа Определение интервала времени между заказами Учет текущего уровня запасов МТР на складах |
Отметим, что на уровне предприятия запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. На каком уровне будет приниматься решение о создании (или не создании) запасов и кем будет осуществляться процесс управления запасами – основная задача, которую необходимо решать.
Управление запасами связано с рационализацией схем доставки МТР к месту потребления, к определению логистических каналов материалопотока. Выбор и организация материалопотоков являются существенным резервом для повышения эффективности логистических процессов. В качестве примера приведем принципиальную схему логистических каналов движения МТР (варианты логистических каналов движения МТР приведены на представленной ниже схеме, их анализ – в табл. 4). Подразумевается, что Склад № 1 располагается в районе получения МТР (внешний вход в логистический канал), т. е. получает продукцию от поставщика, а Склад № 2 расположен ближе к конечному получателю (потребителю) МТР.
Таким образом, организация оптимальной системы распределения МТР зависит от числа складов в логистическом канале и их специализации. Складская система оказывает существенное влияние на издержки в процессе доведения МТР до получателей, а через них – на конечную стоимость получаемых МТР.
| Логистический канал | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| 1…5 | Укрупнение поставок по номенклатуре склада. Получение лучшей цены у производителя МТР | Недостаточный сервис для Получателя МТР в части ассортимента и доставки |
| 2 | Самая низкая стоимость МТР |
Для получения лучшей цены каждому Получателю необходимо покупать большие партии, что, скорее всего, для него неприемлемо. Самые большие затраты на оформление заказов и поставок |
| 3…6 | Удовлетворительный сервис для получателя | Размер заказа может оказаться недостаточным для получения лучшей цены у Производителя; низкая надежность поставок Производителей МТР и, как следствие, увеличение страхового запаса МТР |
| 1…4…6 | Лучший сервис для получателя в части ассортимента и размера партии | Самая высокая цена на МТР, канал включает двух посредников |
Усиление централизации управления позволяет улучшить критериальные оценки системы складского хозяйства и является одним из существенных резервов повышения эффективности системы управления. Управление запасами также теснейшим образом связано с организацией транспортных перевозок. Для этого необходимо решить ряд задач, список которых в укрупненном виде приведен ниже:
- оптимизация транспортных систем, в том числе создание, оценка транспортных коридоров и цепей;
- планирование транспортных процессов на различных видах транспорта, выбор оптимального решения в случаях смешанных перевозок;
- выбор вида и типа транспортного средства;
- определение и согласование транспортных тарифов.
Кроме того, следует учитывать и то, что перевозка МТР является одним из ключевых элементов расходов в деятельности компании и ею необходимо управлять в целях минимизации издержек при сохранении необходимых параметров транспортных услуг. Основным фактором при определении выбора той или иной транспортной цепочки является необходимый срок поставки МТР, далее следуют транспортные расходы, надежность и качество обслуживания, размер поставки, время перевозки, тип перевозимых МТР, возможность порчи и набор предоставляемых услуг.
Для рационального управления запасами немаловажна и организация контроля их состояния. Получаемая информация должна отвечать следующим требованиям:
- своевременно отражать сведения о величине запасов и отклонений от норм;
- включать все необходимые данные о состоянии процесса движения каждого материала, входящего в МТР (поступление, расход);
- стоимость сбора и обработки необходимых сведений должна быть минимальной.
Поведем итог сказанному выше. Недостаток запасов часто приводит к нарушению ритмичности производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции, не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции (что соответственно уменьшает объемы ее реализации), снижает размер получаемой прибыли и приводит к потере потенциальных покупателей. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы, снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование предприятия при относительно высоком уровне у него запасов становится попросту неэффективным, ведь в этом случае растут дополнительные издержки по содержанию запасов, увеличивается себестоимость продукции и снижается ее конкурентоспособность. В условиях рыночной экономики вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля движения МТР приобретают особую актуальность. Правильный подход к их решению необходим для оптимизации уровня и эффективного использования запасов, для минимизации вложенных в них оборотных средств, а следовательно, для повышения доходности функционирования любого предприятия.
