Сверка остатков на складе посредством WMS.
Как это работает?

Только полноценно реализованный функционал сверки остатков дает те преимущества, о которых грезят многие. Какие же цели преследует любой сотрудник, который хотя бы раз выполнял эту операцию?

Первой такой целью является актуальность информации. От этого зависит, насколько четко будет работать вся ваша команда, а именно:

• отдел закупок будет корректно планировать и поставлять продукцию – на складе не будет излишков или недостающей продукции;
• отдел продаж будет продавать эту продукцию, отгружая клиентам именно то, что они заказали в том количестве, которое требуется, не останется «залежавшегося» товара;
• склад всегда будет выполнять свою работу без задержек на поиски несуществующей продукции.

Результатом корректной работы всех подразделений будет довольный сотрудничеством с вами клиент. А это, согласитесь, основная задача любого предприятия.

Второй целью является быстрое устранение расхождений, контроль действий исполнителей и документооборота в целом. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сверка остатков является все более востребованной процедурой, и многие руководители либо выстраивают собственные «достаточные» схемы проведения сверки остатков, реализуя их силами собственного отдела разработки или операционистов соответствующих отделов, либо обращаются за помощью к тем, кто внедряет ту или иную из участвующих в сверке систем. «Достаточная» схема нас не устраивает – требуется полноценная. И в этом отношении сверка остатков играет злую шутку с теми, кто не подготовился к ее использованию. На первый взгляд реализация сверки остатков кажется тривиальной задачей, не требующей сколько-нибудь серьезного подхода. Однако это совсем не так. Сверка остатков – функционал, требующий серьезной подготовки и глубокой проработки имеющихся механизмов работы компании.

В первую очередь, речь идет о базовых принципах документооборота в компании. От реализации корректного документооборота зависит многое, а не только сверка остатков.

Один из принципов корректного документооборота, который обязателен для сверки остатков: информация об их движении в корпоративную систему всегда должна поступать из системы, в которой фиксируется физическое товародвижение. Это могут быть WMS, MES-система, система управления торговым залом и т.д. Любые исключения из этого правила должны быть отмечены в корпоративной системе и устранены. Почему? Потому, что у подавляющего большинства перечисленных систем есть одна особенность – «задним числом» в них обычно ничего не появляется, чего нельзя сказать о системе корпоративной. Важно отметить: несмотря на то, что товар «двигает» подчиненная система, инициатором этого должна быть корпоративная система, в которой перед выгрузкой документа-инициатора необходимо выполнить действия по резервированию товарных остатков. Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда синхронного отражения фактических количеств может не произойти по причине банального отсутствия остатков. К базовым принципам документооборота давайте отнесем и запрет на любые изменения обработанных документов в корпоративной системе – все изменения должны вноситься только через новые корректирующие документы.

Кроме того, во взаимодействии систем, сверкой остатков которых мы озаботились, обязательно должен быть реализован следующий принцип: все документы, осуществляющие движение остатков, должны иметь свое тождественное отражение во всех системах, остатки которых требуется сверять. Это значит, что у любого документа, который количественно меняет остатки в корпоративной системе, должно быть alter ego в WMS и наоборот. При этом обмен между WMS и корпоративной системой должен производиться таким образом, чтобы документы в корпоративной системе создавались с датой, соответствующей дате документа в WMS. Плюс ко всему, такие особенности некоторых решений как, например, различное время списания или оприходования разных строк документов, допускающее переход с даты на дату, также должны быть исключены.

Что касается третьего принципа, то здесь все достаточно просто – следует четко понимать, что сверку остатков можно провести исключительно по учетным неоперационным остаткам систем. Для более легкого восприятия предлагаю рассмотреть ответ на вопрос, какие остатки вообще существуют. Всего их не так много: операционные, неоперационные и фактические остатки. С последних, пожалуй, и начнем.

Фактические остатки – «зверь», которого мало кто видел, особенно на складах с высокой интенсивностью товародвижения, где каждую секунду что-то происходит. Узнать фактические остатки, по сути, можно только одним путем – остановить все процессы склада и провести полную инвентаризацию остатков. По сути, фактические остатки не относятся ни к складской, ни к магазинной, ни к корпоративной системе – согласитесь, не может быть разных фактических остатков. А если нет разницы, то и сверять их нет никакого смысла.

Операционные остатки – это текущие учетные остатки, которые на конкретный момент времени есть «в наличии», то есть в текущий момент времени они зарегистрированы в той или иной системе. Из этого определения следует частный вывод о том, что сравнивать операционные остатки различных систем вряд ли удастся. А вот неоперационные остатки стоит рассмотреть более пристально, особенно, если правильно выбрать момент для их расчета. Неоперационные остатки, по сути, являются остатками на дату, и их сравнивать гораздо проще и более логично.

С основными принципами, обеспечивающими возможность сверки остатков, мы разобрались. Предлагаю перейти к основному «блюду» и разобрать, какие правила необходимо соблюдать при самой сверке остатков, чтобы добиться максимально корректных результатов в кратчайшие сроки, воспользовавшись для примера сверкой между корпоративной системой и WMS.

Первым пунктом у нас идет правило: сверку остатков имеет смысл производить только тогда, когда проведена сверка документов между системами. И это правило – основа любой сверки остатков. Если существует разница в документах у систем, то ни о какой сверке остатков речи быть не может до устранения противоречий.

Второй, но не менее важной частью, является сам момент проведения сверки. Выбирать момент сверки следует с учетом активностей в системах: по опыту, наиболее удачным моментом для проведения автоматической сверки остатков является время после полуночи – «немного за полночь», как говорится. По статистике в это время активность склада снижается, активность корпоративной системы, связанная с работой человека, минимальна. Но это не самая главная причина – выбирая момент после полуночи, мы исключаем путаницу в датах, ведь какой-либо процесс товародвижения мог начаться до полуночи, а закончиться после – применяя наше правило, мы получим возможность сверяться одним конкретным днем (сутками). Поэтому именно после полуночи, в начале нового дня, WMS должна сформировать два массива для сверки: массив с документами и массив с остатками. При этом необходимо понимать, что в массиве документов должны быть только те документы, которые появились в системе за прошедший с прошлой сверки период.

Первым в «бой» бросаем массив с документами: каждый документ из массива должен найти свое отражение среди документов корпоративной системы. Реализация такой сверки осуществляется с помощью назначения уникальных идентификаторов (ссылок) для каждого документа. Можно предусмотреть и другие способы сверки документов, но этот является самым надежным и близок очень многим системам. Сверка документов может дать нам два результата:

• все документы нашли свое отражение в корпоративной системе;
• не все документы нашли свое отражение в корпоративной системе.

Первый результат нас полностью устраивает и является самым желанным в этом процессе, однако жизнь вносит свои коррективы и, зачастую, первый результат будет появляться скорее как исключение из правил. Всему виной несколько причин, основная из которых – разное время обработки документов в системах. Но не будем о грустном, ведь каждая проблема имеет свое решение. Процессы, которые препятствуют сверке документов, со временем завершатся. Ну а пока у нас на руках имеются остатки на определенные дату и время из WMS, а также список документов, которые не прошли сверку. Что же делать? Ответ прост – подождать, пока все документы не пройдут сверку, а как только это произойдет, надо перейти к следующему шагу.

Следующим шагом потребуется получить остатки на то время, в которое были сформированы остатки для сверки в WMS. И в этом нелегком деле нам поможет то, что мы уже знаем, какие документы участвовали в товародвижении за период «ожидания», а также знаем остатки на текущее время и дату. Остается лишь учесть движения, созданные обозначенными выше документами в полученных текущих остатках, и таким образом получить остатки корпоративной системы на момент сверки. Дальше дело за малым – сверяем остатки и получаем искомый результат.

Отдельно необходимо уточнить, что со стороны WMS в состав сверяемых остатков обязательно должны входить текущие расхождения по складу. Например, в ячейке склада в процессе работы недосчитались двух единиц товара. В текущих остатках склада эти две единицы уже не участвуют, однако пока на стороне корпоративной системы не подтверждена и не проведена недостача, этот «потерянный» товар следует учитывать при формировании массива остатков для сверки.

Соблюдение вышеуказанных принципов и правил позволяет реализовать надежную полноценную автоматическую сверку остатков с минимальным участием человека в процессе и корректными результатами.