Успех логистических проектов

Под успешностью понимается, что система работает, а проект выполнен в срок и уложился в бюджет. Неработоспособность системы – это крайний случай неуспешности. Конечно, для внедрения выбирается работоспособная WMS.

Российская специфика, или мы идем своим путем

Особенности российских предприятий – изобретение своих процессов, размытые или отсутствующие критерии оценки эффективности работы, использование не предназначенных под склады помещений и, как следствие, уникальные, порой не сбалансированные бизнес-процессы, в лучшем случае оптимизированные локально, но не в рамках всего предприятия.

Проектная команда

Для реализации проекта формируется проектная команда как из специалистов исполнителя, так и заказчика. Со стороны заказчика в проектную команду должны входить специалисты, владеющие вопросами логистики предприятия, IT-специалисты.

Этапы логистического проекта

Проект по внедрению WMS делится на этапы:

1. Логистический консалтинг, или обследование и формирование технического задания (ТЗ).
2. Настройка под бизнес-процессы.
3. Приемо-сдаточные испытания на соответствие ТЗ.
4. Обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация.
6. Промышленная эксплуатация.

Успех внедрения закладывается на его первых этапах.

Бумага всё стерпит

Техническое задание – не формальный документ. На его основе WMS настраивается на внутренние логистические процессы. И по нему же система должна приниматься. Задание должно детально и однозначно описывать автоматизируемые бизнес-процессы. Работа по варианту «что вижу, то пою», конечно, возможна, но чревата временными и финансовыми издержками на донастройки и перенастройки, когда уточнения требований к WMS вносятся при демонстрации ее работы или, что еще хуже, в ходе эксплуатации. Но из-за того, что специалисты компании-заказчика больше ориентированы на поддержание работоспособности существующей организационной структуры или инфраструктуры и отсутствие у них опыта проектной работы, зачастую так и происходит.

Скорее всего, на предприятии до внедрения WMS устанавливались какие-нибудь информационные системы (бухгалтерские или ERP). Но это учетные системы, а WMS  – система операционного управления.

Так что для специалистов заказчика это с большой вероятностью будет первый опыт.

Если руководство понимает, что у собственных специалистов недостаточный уровень компетенции, то идеальный вариант для проекта – привлечение для участия в нем на стороне заказчика логистических консультантов (не от компании, внедряющей системы). Иначе можно полагаться только на везение. С одной стороны, внешние консультанты должны формировать требования к реализуемым системой бизнес-процессам, с другой – принимать уже настроенную систему.

Опытная эксплуатация

На этом этапе система управления складом только проверяется в работе, т. е. выполнение всех операций должно фиксироваться как в новой системе управления, так и по старой технологии. Если не применять такую тактику, то любое несоответствие настройки новой WMS бизнес-процессам компании может привести к остановке предприятия. Такой подход существенно увеличивает нагрузку на исполнителей, что необходимо учитывать заранее.

Также перед началом эксплуатации на действующем складе необходимо будет провести полную инвентаризацию с помощью запускаемой WMS.

Сопровождение системы

После запуска системы в промышленную эксплуатацию часто возникает необходимость в изменении бизнес-процессов, что в свою очередь влечет за собой необходимость ее перенастройки. Также может возникать потребность в новых отчетах или в разборе различных ситуаций (например, почему система не дает отгрузить товар, когда он есть в остатках).

Для предприятия может быть очень заманчиво отказаться от сопровождения системы компанией – поставщиком решения. Плюс здесь, пожалуй, только один – если в штате есть IT-специалисты, то за ту же зарплату они смогут и сопровождать систему. Минусы состоят в том, что лучше компании-внедренца эту работу все равно никто не сделает, выигрыша в затратах на сопровождение не будет, кроме того, есть общие тенденции – отдавать непрофильную деятельность предприятия на аутсорсинг.

Обманутые ожидания

Порой от автоматизации ожидают чуда. Чудо действительно происходит, но только в масштабах всего предприятия. Для отдельных же исполнителей использование WMS может обернуться дополнительными трудозатратами по вводу информации в систему и снижением их значимости в рамках предприятия: после автоматизации компания становится менее зависимой от конкретных исполнителей. Их ропот – первое, что услышит руководитель предприятия. Кроме того, причина недовольства может быть и в том, что получаемая от внедрения системы прозрачность работы предприятия кому-то не нужна.

Резюме

Для успешности логистического проекта необходимо:

• определить уровень компетенции собственных специалистов и при необходимости привлечь логистических консультантов;
• рассматривать ТЗ не как что-то формальное, а как документ, фиксирующий бизнес-процессы, по которым будет работать предприятие;
• не менять требования к системе в ходе проекта – это возможно только после приема системы; в случае изменения требований необходимо пересматривать бюджет и сроки проекта;
• заложить в бюджет дополнительные расходы на донастройку системы из-за неправильно или не полностью зафиксированных в ТЗ процессов;
• выделить на период опытной эксплуатации дополнительный персонал.