Десять практических советов по улучшению качества прогнозирования спроса

М. Морозов, Р. Попов

Какова вероятность того, что, выйдя утром из дома, вы увидите в небе стаю динозавров, летящих на юг?.. Правильно, 50:50 – либо увидите, либо нет. Это, конечно, шутка, но для каких-то компаний точность прогноза по спросу (т. е. вероятность его совпадения c фактическими результатами) ниже 50%, для других – выше. Даже при том, что, возможно, именно в вашей организации она существенно больше, вряд ли будет равна 100%. Если, конечно, вы не получили правительственный заказ на строительство десятка стратегических подводных лодок, что обеспечит вас работой на ближайшие несколько лет.

Любой консультант по прогнозированию начнет свою лекцию со слов «Прогноз всегда ошибочен» и победно посмотрит на аудиторию. И в общем-то он будет прав. Это звучит как приговор. Получив такой жесткий импринт, многие руководители воспринимают положение вещей с прогнозом, хорошее или плачевное, как данность, с которой вряд ли уже можно что-то поделать. Нам скажут, что есть множество путей, позволяющих обойти «камень преткновения» прогноза и эффективно контролировать товарные запасы, затраты, денежные потоки и прибыльность. Мы знаем и тоже имеем тайные «тропы». Но сегодня мы хотели бы предложить чуть задержаться на самом первом этапе бизнес-процесса – прогнозировании и вместе с вами выяснить, есть ли смысл бороться за повышение качества прогноза, и если да, то как?

В организации, где авторам посчастливилось работать, было проведено исследование, результаты которого показали, что увеличение точности прогноза на 1% приводит в результате к чистой экономии 560 тыс. евро в год. Будь эта сумма даже в 5–10 раз меньше, ее было бы достаточно для обеспечения всем необходимым команды ярких людей, полностью посвящающих свое рабочее время прогнозу и путям его улучшения. И на поощрительные компенсации людям, их руководителям и руководителям их руководителей тоже бы хватило. Подумайте, всего 1%! На следующий год эти люди обеспечат вам качественный интеллектуальный прорыв в деле прогнозирования.

Конечно, вы можете полагать, что прогнозируете максимально достоверно и эффективно, опираясь на простой факт, что точность прогноза в вашей компании выше, чем в отрасли или у основных конкурентов, но будьте уверены при этом, что используете единые методики расчета и вводимые данные. К сожалению, в большинстве случаев это всего лишь приемлемый результат, но не оптимальный. Оптимум может быть достигнут в тот момент, когда изменение технологий, процесса или увеличение людских ресурсов перестанет приносить вам необходимое и достаточное увеличение точности прогноза, то есть когда дополнительные затраты на прогноз не будут возвращаться в виде прибыли от снижения хранения излишков товарных запасов или от снижения потерянных продаж. Также не стоит забывать, что точность прогноза – это конкурентное преимущество, которое позволяет вам снижать затраты, себестоимость продукции, поэтому останавливайтесь, лишь достигнув оптимума или максимума в 100% совпадения прогноза c фактическим спросом. Прогнозирование – это процесс, определяемый взаимодействием нескольких (или всех) департаментов организации, ее технического оснащения и даже модели продаж. Поэтому изменение одного или нескольких звеньев-участников может не привести к улучшению показателей, несмотря на то, что оптимум не достигнут. Изменяя систему, необходимо не забывать о моделировании/ тестировании нового процесса, чтобы еще до внедрения убедиться в его лучшей и более эффективной работоспособности. Усложняет ситуацию тот факт, что основополагающим в процессе будет все же человек, который определяет, какие технические ресурсы, какую логику прогнозирования использовать. Именно человек обучает любую модель для того, чтобы она приносила результат.

Итак, мы хотим предложить 10 практических советов, которые позволят создать условия в вашей организации для роста качества прогноза и его точности, снизить товарные запасы, ускорить их оборачиваемость, повысить уровень сервиса, что как следствие приведет к росту лояльности ваших клиентов, углубит рыночную нишу и будет способствовать росту прибыли и ценности компании.

1. Создайте команду специалистов по прогнозированию. Прогноз и его точность – это единственное, чему эти люди должны отдавать свое рабочее время. Вполне вероятно, что вам придется временно ослабить другие отделы, предложив работу над прогнозом самым креативным аналитикам. Разумно иметь в команде людей, знающих и чувствующих специфику вашего бизнеса и вашей компании. Диверсифицируйте команду, но отдавайте предпочтение людям, любящим цифры и владеющим ими. Если внутренних ресурсов недостаточно, наймите экспертов. Инвестируйте в них. Ставьте достижимые задачи и мотивируйте персонал, базируясь на ключевых индикаторах, привязанных именно к процессу прогнозирования.

2. Прогнозирование – это процесс. Соблюдайте последовательность и согласованность действий внутренних и внешних участников процесса.

• Убедитесь, что товарный прогноз (сумма прогнозов в единицах товара, умноженных на цену товара за единицу), создаваемый специалистами снизу, привязан к прогнозу продаж в денежном выражении, созданному финансовым, коммерческим или генеральным директорами «сверху», и синхронизирован с ним. Игнорирование этой связи грозит перекосами финансовых показателей, проблемами с товарными запасами, перманентными авралами и потоком взаимных обвинений между отделами. Очень важно, чтобы эта связь не была односторонней: например, полная ориентация на цифры «сверху» недостаточна – у прогноза «снизу» должна быть возможность влиять на результат.

• Убедитесь, что вся информация, способная влиять на качество прогноза, систематизирована, корректна и доступна. Как эксперты мы убеждены: лишней информации не бывает.

• Сокращайте время подготовки и прохождения информации, уменьшайте время простоя и задержки информационных потоков. Синхронизируйте их.

• Убедитесь, что подготовленный прогноз принят всеми отделами, вовлеченными в процесс, например отделом продаж и отделом производства, равно как и внешними партнерами, для которых ваш прогноз является входящей информацией (например, поставщики сырья и компонентов).

• Составьте подробнейшую карту процесса со всеми участниками, действиями и коммуникациями. Совместно со всеми участниками процесса обсудите его узкие места и основные риски, пользуясь единой терминологией внутри карты.

3. Данные и статистика – залог успеха. Одной из основных причин некачественного прогноза является использование некачественных исходных данных, поэтому:

• тщательно проверяйте информацию, которую используете, не идите на компромиссы;

• старайтесь максимально исключать информацию, созданную уже с применением экспертных оценок, то есть необъективную;

• избавьтесь от создания информации вручную, получайте ее автоматически, исключив человеческий фактор;

• убедитесь, что сравниваете «яблоки» с «яблоками» же;

• если необходимо, создавайте новые информационные потоки в вашей организации.

4. Чаще обновляйте прогноз. Эта мера позволит повысить его точность.

• Обновляйте прогноз, если меняется исходная информация. Делайте это настолько часто, насколько возможно и необходимо согласно утвержденному процессу и здравому смыслу.

• Оповещайте все заинтересованные стороны об изменении прогноза.

• Коммуницируйте ясно и своевременно критические изменения.

5. Гибко определяйте горизонт прогнозирования. Группируйте артикулы по длительности циклов воспроизводства. Фиксируйте заказ на производство каждого артикула или группы артикулов не ранее того момента, когда это действительно необходимо производителю. Однако продолжайте обновлять прогноз до момента, когда он уже не изменит объем поставок для прогнозируемого периода. Прогнозирование – творческий процесс: ваше видение ситуации меняется, и оно должно отражаться в прогнозе. Оценка динамики изменения прогноза важна для лучшего понимания влияющих на него факторов.

6. Укрупняйте прогноз и группируйте артикулы. Исходя из практики прогноз больших величин в результате дает меньшие ошибки. Если нет необходимости до определенного момента предоставлять прогноз по индивидуальным артикулам для заказа индивидуальных комплектующих компонентов, группируйте артикулы в категории и укрупняйте прогнозируемые объемы.

7. Разделите весь спектр продукции по значимости. Применяйте АВС-классификацию. Помните, 20% артикулов дают 80% продаж. Сфокусируйтесь на самых важных их них: по объему, прибыльности, глубине маркетинговых скидок, месту в цикле жизни товара. Уделяйте им 80% вашего времени. Старайтесь максимально упростить и автоматизировать прогнозирование по менее значимым группам продукции, освобождая тем самым время для тонкой ручной настройки прогноза по важным позициям.

8. Учитывайте эффект «каннибализма». Внимательно следите за поведением всего портфеля продукции. Взаимодействие однотипных товаров, товаров, выступающих в идентичных ценовых нишах, продажи новой продукции при наличии уходящей из обращения и т. д. – все это должно быть принято во внимание при составлении прогноза. Анализируйте не только свой портфель, но и ассортимент конкурентов.

9. Оценивайте как точность прогноза, так и качество процесса прогнозирования. Внедрите систему ключевых индикаторов.

• Разработайте оценку точности прогноза и регулярно собирайте статистику. В общем-то, тут важна не столько комплексность оценки, сколько планомерность и последовательность сбора и оценки информации. Глубина анализа придет со временем и достигнет необходимой степени детализации естественным путем по мере вашего роста.

• Если есть возможность, сравнивайте ваши показатели с аналогичными показателями отрасли и конкурентов. Однако ваши успехи не должны снижать ваш энтузиазм и стремление к повышению качества прогноза. Помните об эффекте 1% роста точности прогноза. Вам есть куда применить сэкономленные средства.

• Устанавливайте достижимые цели в деле повышения точности прогноза. Всячески признавайте успехи людей, добившихся результатов, – они вам еще помогут.

• Внимательно следите за согласованностью действий всех участников процесса, выявляйте шероховатости и ненужные элементы. Встречайтесь и разъясняйте всем логику ваших действий.

10. Используйте системный подход при выборе системного решения. Разработка собственных системных решений в области прогнозирования может иметь смысл, если вы действительно наблюдаете ожидаемую динамику изменения качества вашего прогноза. Это значит, что у вас есть то, что не заменит ни одна программа «всё в одной коробке», а именно правильные люди и отлаженный процесс. Но если вы все же решились на инвестицию в коммерческий продукт, мы рекомендуем применить следующие меры.

• Не принимайте за аксиому то, что качество продукта гарантируется его распространенностью на рынке и впечатляющим списком узнаваемых компаний-пользователей. Вы удивились бы несовершенству внутренних бизнес-процессов некоторых очень известных брендов. У каждой компании своя специфика. За результаты своей деятельности отвечаете только вы и никто другой.

• Попросите поставщика услуг подготовить и предоставить прогноз на период, результаты которого вам уже известны, естественно не давая ему знать о результатах прогноза или фактических продажах за тестируемый период.

• Предоставьте ему все те же данные, которыми вы сами пользовались.

• Есть смысл исключить те артикулы, прогноз которых в большой степени зависит от т. н. экспертной оценки, или же попросту оценки методом «научного тыка».

• Алгоритм расчета должен быть если не простым, то, по крайней мере, понятным вашим специалистам и прозрачным. В противном случае будущая поддержка системы и обучение потребуют дополнительных ресурсов и зависимости от компании-поставщика.

Мы рассказали о действиях, которые помогают компаниям правильно сделать первый шаг в бизнес-процессе – подготовить качественный прогноз. Конечно, таких мер может быть на порядок больше. Еще больше мер должно быть предпринято для нивелирования ошибки прогноза, которая, как мы знаем, неизбежна.

Логистика должна контролировать качество продукции от склада до покупателя (Организация логистики на новом предприятии Valio в России)
Логистика должна контролировать качество продукции от склада до покупателя
Организация логистики на новом предприятии Valio в России
Логистическая индустрия в Северной Америке
Логистическая индустрия в Северной Америке

Логистика как комплексная система планирования, контроля и управления транспортировкой, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки и доставки готовой продукции потребителю, а также передачи, хранения и обработки соответствующей информации и финансовых потоков, получила наибольшее практическое воплощение и развитие на североамериканском континенте, прежде всего в США.

Транспортно-логистические проблемы Москвы
Транспортно-логистические проблемы Москвы

В последнее время о транспортных проблемах столицы говорят и пишут очень много. Похоже, их стали ощущать на себе не только мы, ежедневно простаивающие в многокилометровых пробках, но и руководство страны: во всяком случае, его решение наконец было возведено в ранг почти государственной задачи и взято под личный контроль Президента РФ Дмитрия Медведева. Не секрет, что они были одной из веских причин для самого неожиданного для всех москвичей события – увольнения с поста мэра Москвы Юрия Лужкова.

Логистика против санкций (На выставке Transport Logistic образовано новое международное бизнес-партнерство)
Логистика против санкций
На выставке Transport Logistic образовано новое международное бизнес-партнерство
Почему наша таможня не любит свежие овощи и фрукты? (Проблемы при таможенном оформлении «скоропорта»)
Почему наша таможня не любит свежие овощи и фрукты?
Проблемы при таможенном оформлении «скоропорта»