WMS – автоматизация склада глазами заказчика

Е. Валкин, генеральный
директор ООО «Фолио 2000»
О. Сержантова, менеджер по продажам ООО «Фолио 2000»

Итак, представьте, что вы – потенциальный пользователь системы WMS, а мы в свою очередь постараемся рассмотреть наиболее актуальные вопросы, возникающие при ее выборе.

Что такое система управления складом (WMS)?

WMS (Warehouse Management System) – система управления складом, работа которой базируется на технологии автоматической идентификации с использованием принципа адресного хранения и удаленном способе управления персоналом.

Система управления складом позволяет автоматизировать и оптимизировать процедуры приема, размещения, хранения, обработки и отгрузки товаров на складах разного типа.

Разделяя склад на зоны для наиболее эффективной работы, WMS управляет работой и перемещением по его территории складской техники и сотрудников, контролирует ее, оперативно планирует задания персоналу с учетом текущей обстановки. В ее задачу входит управление всем складским процессом – от ожидания приемки товаров до их доставки по заказам клиентов.

При этом исходя из реальных потребностей заказчика объем внедрения системы может варьироваться от начального уровня (решение на основе бумажных листов-заданий) до полнофункционального варианта, управляющего складом в режиме реального времени, с использованием технологий штрих-кодирования, радиооборудования для передачи данных (радиотерминалы и терминалы сбора данных), системы позиционирования складской техники и других средств автоматизации.

Задачи WMS и выгоды от ее внедрения

Имея за плечами десятилетний практический опыт внедрения фирмой «Фолио» складских логистических систем, мы видим, что заказчики хотят решить с помощью WMS такие насущные задачи, как повышение рентабельности функционирования склада и торговли за счет увеличения товарооборота, сокращения потерь и издержек, интенсификации труда персонала и повышения уровня контроля.

При этом выражено стремление к быстрой окупаемости произведенных вложений в автоматизацию управления складом, что достижимо только при определенных условиях. Для этого можно рекомендовать не слишком дорогую и легко внедряемую систему, проверенную на большом количестве объектов.

За счет внедрения WMS-системы заказчик получает:

• упорядоченную работу склада – все действия на складе (отгрузка, прием и т. д.) совершаются в соответствии с заданиями, выдаваемыми WMS;
• повышение скорости работы за счет более быстрой отгрузки и приема товара, отсутствие простоев и неорганизованной работы;
• полный контроль текущего состояния склада: при адресном хранении программа в любой момент определяет расположение и количество нужного товара в каждой ячейке (где и что лежит); учет может вестись в нескольких единицах фасовки;
• сокращение числа ошибок при приеме, отгрузке и комплектации заказов за счет наличия процедур автоматической сверки задания и факта его выполнения с использованием радиотерминалов или терминалов сбора данных с памятью (исключение пересортицы и хищений);
• биллинг – тарификацию услуг на складах ответственного хранения, автоматическое выставление счетов арендаторам склада на основании хранящейся в компьютере истории проведенных складских операций с товарами данной компании и условиями тарификации по договору;
• оптимизацию и контроль размещения товара при приеме и отгрузке с использованием сведений об условиях хранения данного товара и параметров расположения ячейки склада (в том числе учитываются сведения о партиях товара, сроках годности, специфики хранения и т. д.);
• эффективное управление площадью склада позволит увеличить товарооборачиваемость при той же площади склада, определить «малоходовой» товар, излишки площадей для использования в другом виде деятельности;
• контроль персонала и усиление ответственности за свои действия – фиксацию момента совершения операций разгрузки, приема, перемещения, сверки, инвентаризации и т. д. и учет работников, которые инициировали эту операцию и выполнили с сохранением истории. Время выполнения фиксируется в базе данных и, таким образом, может быть получен отчет об эффективности работы каждого сотрудника. Точное знание величины загрузки каждого работника увеличивает производительность труда и является дополнительной мотивацией для повышения его качества;
• разгрузку персонала от рутинной работы и координацию работ персонала, сокращение числа сотрудников, занятых погрузочно-разгрузочными работами за счет уменьшения времени поиска товара на складе и времени занесения товара в документ. Программа выдает грузчику задание на радиотерминал или маршрутный лист, по которому он точно находит нужный товар;
• автоматический расчет сдельной зарплаты складских рабочих с использованием имеющихся в программе данных о совершенных операциях;
• применение WMS исключает зависимость от квалификации и настроения персонала, так как позволяет быстро обучать и использовать работников с низкой профессиональной квалификацией благодаря упрощению работы на складе.

В каких областях применяют WMS-системы?

Использование системы управления складской логистикой актуально для всех видов торговли (оптовой, оптово-розничной, розничной, торговых сетей с удаленными складами, торговли со склада при наличии всех видов разъездной торговли).

WMS пригодны для автоматизации всех видов складов (складские комплексы, сети складов, складские терминалы, распределительные центры, 3PL-операторы, склады промышленных предприятий, производящих товары массового спроса, включая продовольственную продукцию и склады холодильных комбинатов, склады ответственного хранения), для автоматизации архивного хранения и всех видов деятельности, связанных с приемом больших объемов хранения, их перемещения и сохранности. Они применяются также для учета хранения и перемещения материально-технических ценностей.

В каких случаях стоит задуматься о внедрении WMS?

Система управления складской логистикой необходима во всех случаях, когда в бизнес-процессе присутствуют:

• большие объемы хранения и большое количество мест хранения;
• большая номенклатура хранящихся товаров и материалов (более 500 ед.);
• большой объем склада (свыше 1000 м²), который требует оптимизации размещения и адресного хранения товара.

WMS необходима на складах ответственного хранения для тарификации услуг заказчиков (биллинга), а также при отсутствии слишком быстрого товародвижения (бо’льшая часть товаров остается на складе не менее чем на один день).

Критерии выбора WMS-системы

Приведем критерии, которые необходимы пользователю для вынесения решения в пользу той или иной программы, в порядке их значимости, который был определен сотрудниками фирмы «Фолио» в результате многолетних наблюдений за тысячами работающих и потенциальных клиентов решения «Фолио WMS».

1. Оценка возможностей WMS применительно к потребностям существующего бизнес-процесса заказчика. Для правильной оценки должно быть представлено описание бизнес-процессов или хотя бы проведено предпроектное обследование. В ином случае неправильное представление о процессах может привести не только к ошибочной оценке, но и к принципиальным ошибкам при работе.

2. Стоимость предлагаемого WMS-решения.

3. История реализованных внедрений WMS.

4. Широта функционала WMS и его гибкость.

5. Перспектива развития программы параллельно с развитием бизнес- решений.

6. Простота применения WMS для персонала.

7. Легкость обучения персонала.

8. Доступность разработчика для оперативного решения вопросов по складской логистике при необходимости.

9. Адаптируемость системы к уже имеющемуся программному обеспечению.

10. Адаптируемость системы к существующей практике делового менталитета и документооборота (это особенно актуально при выборе импортных систем).

Особенности автоматизации складов в зависимости от назначения

Несмотря на кажущуюся однотипность процедур управления складом – приема, хранения и перемещения грузов с использованием принципа адресного хранения, склады разного назначения будут иметь свою специфику применения, и эти особенности должны учитываться при автоматизации в функционале складской логистики. Длительный опыт работы фирмы «Фолио» с различными клиентами позволил вы­явить некоторые типовые решения для разных направлений деятельности, на которых мы очень кратко остановимся ниже.

При автоматизации управления дистрибьюторским складом необходимо обеспечить весь цикл приема и отгрузки товаров, принадлежащих разным собственникам и полученным от разных поставщиков. Интенсивный товарооборот требует быстрой работы с большими объемами и большой номенклатурой товаров, четкой идентификации их местоположения. Необходимо формировать заказы и их отправку в день получения заказа, при этом их типы и специфика формирования могут иметь разные алгоритмы исполнения. Следует обеспечить автоматический контроль отгруженного товара и автоматическое отслеживание пересортицы, учитывать возвраты и производить корректировку уже сделанного распределения.

Складская логистика в режиме реального времени должна гарантировать эффективное использование складских площадей, определять оптимальный (а при необходимости – минимальный) уровень складских запасов, решать вопрос их своевременного пополнения. И это, конечно, лишь малый перечень задач, которые должны решаться на складах такого типа.

При автоматизации фармацевтических и продовольственных складов необходимыми требованиями для WMS-решения являются адресное хранение и автоматический контроль условий хранения в соответствии с заданными параметрами (температура, влажность и т. д.), автоматическая идентификация партий товара по срокам хранения, работа с сертификатами, серийный учет товаров.

Автоматическая сверка отгруженного и заявленного товара при интенсивном товарообороте исключит пересортицу, обеспечит контроль количества и номенклатуры отгружаемого товара. При этом происходит фиксация всех действий персонала и всех перемещений товара, в том числе внутрискладские перемещения и отгрузка на удаленные склады.

Для производственных складов, имеющих интенсивный товарооборот с большой номенклатурой используемых материалов и готовой продукции, решение по автоматизации складской логистики позволит осуществить автоматическую маркировку мест и единиц хранения в разных фасовках, автоматическую фиксацию в WMS-системе прихода и списания, сформированных заказов, проведет автоматическую сверку заявленной номенклатуры заказа, фиксацию брака, маркировку, движение и учет готовой продукции, контроль действий персонала.

Кроме перечисленных выше возможностей функционал для работы 3PL-операторов должен минимизировать издержки, связанные с обработкой и хранением грузов, обеспечивать работу с товарами разных владельцев, автоматизировать внутрискладские и межскладские трансферы, реализовывать работу кросс-докинга, а также работу с сертификатами, идентифицировать партии по срокам годности, автоматизировать сборку комплектов и изделий, упаковку и переупаковку, производить доукомплектацию, осуществлять возврат товара, не поместившегося в машину, проводить коррекцию уже произведенного распределения.

Помимо большого набора автоматизированных алгоритмов приема и распределения товаров возможен рекомендательный (произвольный) характер распределения, при котором решение о распределении принимается в зависимости от текущей обстановки, но при этом информация о произведенном действии автоматически фиксируется в системе.

Программа для управления cкладской логистикой должна иметь открытый и простой интерфейс настройки, который позволяет пользователю самому задавать новые необходимые ему параметры ячеек (мест хранения), товаров и алгоритмы для оптимального размещения, отгрузки и перемещения товара.

Данный неполный перечень возможностей сформирован на основании запросов наших очень разных клиентов, которые в течение многих лет оптимизировали ведение своего складского учета, используя комплекс программ «Фолио». Все эти варианты реализованы и активно используются в системе «Фолио WMS».

Сколько времени и денег нужно для внедрения WMS?

Предлагаемая система управления складом (WMS) является внедренческим решением, а не тиражной разработкой, хотя основная часть необходимых для внедрения задач уже решена в готовой тиражируемой системе. В практике работы имеются случаи, когда высококвалифицированные сотрудники заказчика, пользуясь только консультациями специалистов и методическими материалами, сами проводили успешное внедрение «Фолио WMS».

Объем внедрения WMS может варьироваться от начального уровня до полнофункциональной системы, работающей в режиме реального времени. Выбор варианта определяется многими факторами, например сложностью внедрения, бюджетом и др.

Уровень эконом-класса. «Фолио WMS Комплект» – полный комплект для автоматизации склада по местам хранения вместе с радиооборудованием, установкой и начальным обучением за 5300 евро (комплект программ и устройств).

Программа совмещена с современным технологическим оборудованием и прогрессивной технологией управления складом, а ее стоимость является минимальной на рынке подобных решений, созданных в России.

Поставляемый комплект программ и устройств применяется для работы на небольшом складском объекте или для начала работ по автоматизации отдельных участков больших складов, легко расширяется приобретением дополнительных экземпляров программы и оборудования и может явиться начальным шагом при автоматизации сложных объектов.

WMS обеспечивает полнофункциональное удаленное управление складом, включая персонал и технику, в режиме реального времени с использованием технологий штрих-кодирования и радиотерминалов, удаленное управление. Комплект поставляется с установленным и настроенным программным обеспечением, а также полным перечнем оборудования, которое необходимо для работы системы. В указанную цену также входит три дня работ по обучению, настройке и помощи в запуске.

Полномасштабный проект WMS-решения позволяет автоматизировать полный цикл управления всем складским процессом – от ожидания приемки товаров до их доставки по заказам клиентов и внедряется силами специалистов разработчика.

Полномасштабное внедрение системы «Фолио WMS» ориентировано на автоматизацию предприятий, складов с большими площадями и сетей с удаленными складами, имеющими десятки тысяч ячеек хранения и тысячи наименований товаров, с интенсивным товарооборотом и работающими с сотнями и тысячами поступающих и отгружаемых паллет в день.

Оно предполагает использование высокотехнологичного складского оборудования: многоярусных стеллажей, штабелеров, погрузчиков, конвейерных линий, ручных и монтируемых на погрузчиках радиотерминалов, сканеров штрих-кодов, портативных компьютеров, разных видов комплектации товара: паллетной, коробочной, штучной, контейнерной. Обеспечивает проведение кросс-докинга.

Это решение включает в себя:

• предпроектное обследование и составление предварительной сметы на выполняемые работы и программы;
• составление технического задания в соответствии с бизнес-процессом заказчика (по его желанию);
• доработку и адаптацию WMS-решения под задачи и бизнес-процесс заказчика;
• пусконаладочные работы, связанные с внедрением и установкой программного обеспечения;
• пусконаладочные работы, связанные с настройкой аппаратной части WMS;
• постгарантийное сопровождение после запуска в течение 6 месяцев;
• обучение персонала;
• подбор и поставку рекомендуемого оборудования по желанию заказчика.

Продолжительность внедрения – от 1 до 6 месяцев.

Начальный уровень. Тиражное (коробочное) решение «Фолио ЛогистикСклад» с установкой программного обеспечения и его последующей настройкой.

Поддерживает функции товарного учета, складской логистики и управления персоналом с использованием терминалов сбора данных (при использовании радиоканала дополнительно необходима программа «Фолио Радиотерминал»). Данное решение применяется в случае, если предприятие не готово для полномасшабного внедрения «Фолио WMS» или внедрения продукта эконом-класса «Фолио WMS Комплект», но испытывает острую нужду в упорядочении работы склада с повышением эффективности его использования, контроля состояния в режиме реального времени с быстрым поиском товара, сохранением истории его движения и контролем действия персонала.

Применяется при низкобюджетной автоматизации предприятия и предполагает наличие квалифицированного и ответственного складского персонала. Недостатком применения коробочной версии может явиться неправильная постановка работы по автоматизации склада при недостаточной квалификации сотрудников, внедряющих WMS.

Установка и настройка такого решения может производиться силами заказчика или разработчика.

Исключение типовых рисков у заказчика

Опыт работы компании «Фолио» показывает, что использование сотрудников разработчика при автоматизации предприятия или автоматизации склада хотя бы для начальной постановки учета с минимальной начальной настройкой и предпроектным обследованием бизнес-процесса предприятия заказчика позволит избежать типовых ошибок и рисков неэффективной работы, связанного с недостаточным знанием заказчиком функционала программного обеспечения, сократит время пусконаладочных работ, поставит работу предприятия на поток и в целом будет экономить финансовые ресурсы заказчика.

Установка и начальная настройка коробочной версии «Фолио WMS» составляет 3–5 дней в зависимости от особенностей бизнес-процесса предприятия-заказчика и организаторской работы его персонала.

В любом случае мы рекомендуем применение решений экономного или полного уровня.

Самостоятельное внедрение WMS при автоматизации предприятий предполагает полное знание сотрудниками заказчика:

• функционала приобретаемого программного обеспечения;
• текущего бизнес-процесса предприятия заказчика;
• нештатных ситуаций бизнес-процесса заказчика, частоту их возникновения и способы их разрешения с использованием программного обеспечения.

Пример оценки окупаемости внедрения системы управления складской логистикой «Фолио WMS»

Повышение доходов в результате внедрения «Фолио WMS» было рассчитано одним из предприятий с иностранными инвестициями, имеющим крупную торговую сеть в разных регионах России. По оценкам, произведенным иностранными собственниками, при сохранении объема товарооборота скорость отгрузки и передвижения товара увеличилась на 50%.

Только за счет экономии зарплаты четырех сотрудников склада со средней зарплатой 20 тыс. руб. за год эксплуатации системы экономический эффект от применения WMS составил 960 тыс. руб., таким образом, напрямую полностью окупились вложенные в нее средства.

Экономия из-за исключения пересортицы и воровства составила 30% от оборота склада. Сотрудники, практиковавшие хищения, просто уволились.

Резко повысилась комфортность работы для клиента и самого предприятия за счет отгрузки и доставки товаров в точно заданное время, заданной номенклатуры и заданного количества. Прекратились простои склада и поиски необходимого товара.

Фиксация и хранение истории всех действий персонала позволили объективно аргументировать повышение или понижение заработной платы сотрудников, управлять их действиями, определяя текущие задачи и увеличивая объем работы, обоснованно наказывать за совершенные ошибки виновных лиц при наличии документального подтверждения совершенных действий.

В данном проекте использовался полный цикл внедрения, занявший 4 месяца: предпроектная подготовка с оценкой бизнес-процесса и характеристик склада, оценка рекомендуемого оборудования и его характеристик, доработка под бизнес-процессы, внедрение, сопровождение в течение гарантийного срока, обучение сотрудников. Затраты на ПО и его внедрение составили сумму, меньшую первой полугодовой прибыли от применения системы.