Автоматизация склада архивных документов с помощью EME.WMS

Проект запущен на складе хранения архивных документов компании «Элар». Это ведущее российское предприятие, специализирующееся на технических решениях в области создания электронных массивов и баз данных, разработки систем управления электронными хранилищами.

Новая услуга компании – это внеофисное хранение архивных фондов. Она становится популярной в современном бизнесе, потому что позволяет предприятиям сократить затраты на содержание собственных архивов. При этом соблюдаются правила архивного хранения документации, а также повышается безопасность и исключается несанкционированный доступ к документам.

Что же интересного было в проекте, и какие задачи удалось решить на складе?

Так как на складе архивных документов отсутствует привычное для любого склада понятие «товар» (SKU), при внедрении систему научили работать с единицами учета (сами архивные документы) и единицами хранения (архивные короба).

EME.WMS различает разные единицы учета: документ, папку, короб. Каждая единица учета, хранящаяся на складе, привязана к своему владельцу (архиву) и к своей единице хранения. На сегодняшний день на складе храниться уже более 22 тыс. документов.

Одним из основных требований заказчика было постоянное отслеживание состояния каждого документа (единицы учета): хранение, выдача клиенту, обработка. Также требовалась возможность идентифицировать каждый документ при возврате на хранение. Возврат происходит в те же архивные короба, из которых была выдача.

Все единицы учета промаркированы штрихкодами и все операции производятся с помощью терминалов сбора данных (ТСД) и сканеров штрихкодов. Для удобства на каждой операции используется свое оборудование.

При первичном приходе требуется заполнение большого объема данных, поэтому кладовщик работает со сканером штрихкода на рабочей станции. А прием представителем уже обработанного архива у клиента осуществляется с помощью ТСД. Экспедитор просто сканирует штрихкод единиц учета.

Сложной задачей, решенной в этом проекте, был алгоритм приема документов непосредственно на территории владельца архива. Для этого была разработана отдельная система приемки документов на местах.

На основе ОС Андроид создано приложение для экспедиторов. Приложение устанавливается на ТСД с ОС Андроид и с сим-картами. Такие ТСД могут устанавливать связь с сервером EME.WMS в режиме онлайн. Можно использовать смартфоны, что значительно снижает стоимость оборудования.

Для расчетов с клиентами EME.WMS настроено ведение биллинга. В систему внесены все выполняемые на складе операции, которые тарифицируются для клиентов. В том числе, EME.WMS рассчитывает количество и стоимость поездок к клиенту для приема и выдачи документов, доставку расходных материалов (архивных коробов для хранения, папок, скотча и др.), стоимость хранения (с учетом выданных клиенту документов), складскую обработку и т.д. Для каждого клиента создается отчет с описанием выполненных операций и итоговой стоимостью за период.

В проекте предусмотрена интеграция с web-порталом, служащим для работы клиентов со своими архивами. Все заявки и запросы на обработку документов будут формироваться клиентом на портале и передаваться в EME.WMS. Также на портале будет информация о статусе заявок и нахождении документов (на складе, у клиента, на архивной обработке и т.д.). Это позволит владельцу в любой момент сформировать нужный запрос в несколько кликов.

С помощью EME.WMS новый клиент вводится на склад в течение рабочего дня. Система позволяет обрабатывать до 1 тыс. документов в день.

Мы уверены, что это только начало в автоматизации архивных складов!