Система управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management)

Функциональность SCM-систем делится на два основных блока: планирование цепочек поставок SCP (Supply Chain Planning) и их исполнение SCE (Supply Chain Execution). В блок планирования SCP входят компоненты, отвечающие за моделирование и оптимизацию цепочек поставок (например, расчет месторасположения складов, их мощности, планирование транспортных потоков), а также формирование календарных графиков, прогнозирование спроса и поставок продукции. Блок управления операциями SCE отвечает за функции транспорта и склада. В его задачи входит определение оптимального маршрута перевозки товаров или сырья. При этом система исходит из таких критериев, как срок поставки, стоимость перевозки и погрузочно-разгрузочных работ. В блоке управления операциями SCE осуществляется и мониторинг доставки.

Обычно внедрение функциональности Supply Chain Planning и Supply Chain Execution происходит в рамках различных, достаточно независимых проектов. рассмотрим отдельно риски для каждого из этих проектов.

Внедрение Supply Chain Planning требует внесения в систему большого количества информации, необходимой для моделирования и оптимизации логистических процессов. Зачастую команда внедрения начинает поиск информации уже после начала проекта, и в результате проект затягивается. Из-за дефицита времени часть важных данных вносится без тщательного анализа и проверки, и тогда результат моделирования получается неточным.

Чтобы снизить этот риск, перед началом проекта собирают информацию о стоимости логистических издержек по всей логистической цепочке и о планах развития компании. Самое сложное – это сбор информации о логистических издержках. В частности, трудно получить корректную информацию о себестоимости хранения и складской обработки единицы товара на складах, зависимость стоимости железнодорожных перевозок от объемов, пропускной способности ж.-д. узлов (особенно в странах Центральной Азии), статистику по таможенной обработке грузов. Перед началом проекта необходимо также собрать статистику по продажам, планы компании по стратегическому маркетингу, в том числе по изменению товарного портфеля, планы по расширению компании, политике слияний и поглощений. Наличие подготовленных и проверенных данных позволит выполнить проект внедрения Supply Chain Planning в запланированных рамках и получить адекватные планы развития логистических цепочек.

Вторым по значимости риском является изменение бизнес-процесса планирования. По сути внедрение системы планирования – это принятие новой идеологии работы бизнеса. Радикальное изменение бизнес-процессов вызывает существенное сопротивление со стороны сотрудников, которые считают, что их положение и роль в организации принижаются. Чтобы снизить такие риски, следует серьезно проработать вопросы мотивации тех сотрудников, которых затронуло внедрение системы. Также важно четко определить, а лучше зафиксировать в виде регламентов обязанности сотрудников после внедрения системы Supply Chain Planning.

Внедрение функциональности Supply Chain Execution распадается, как правило, на два проекта: внедрения системы управления собственно цепочкой поставок и внедрение системы управления складом WMS. Рассмотрим сначала риски внедрения системы управления логистической цепочкой без WMS. На наш взгляд, для такого проекта существуют два главных риска. Первый риск вызван неправильно вносимыми данными, а второй – некачественной работой интерфейсов между системой SCE и другими системами.

До внедрения системы SCE на многих участках логистической цепи хранятся страховые запасы, множество людей участвуют в процессе управления ею, поэтому ошибки операторов компенсируются страховыми запасами и другими сотрудниками. Внедрение SCE приводит к тому, что число операторов, управляющих цепочкой, сокращается, а объем страховых запасов снижается. Возрастают требования к качеству вносимых данных и к точности работы операторов.

Во избежание риска внесения ошибочных данных в рамках проекта внедрения необходимо закладывать дополнительные процессы, позволяющие гарантировать качество вносимых данных и правильность принимаемых решений. Приведем два примера ошибок при работе с SCM из практики. В одном случае, когда формировался документ об отправке большого судна, доставляющего сотни автомобилей в Россию, оператор не исправил код порта, проставляемый системой по умолчанию, и сотни автомобилей едва не уехали на другой конец России. Во втором случае при отправке из Москвы в Хабаровск из-за ошибки оператора вместо одной паллеты были отгружены со склада три вагона медицинских шприцев. Из простых способов контроля качества данных мы рекомендуем использовать автоматическую процедуру, которая выявляет, когда данные на входе или выходе системы значительно отклоняются от допустимого диапазона (например, значительно превышают среднестатистические данные), после чего процедура требует дополнительной проверки данных другим оператором.

Вторым по значимости риском проекта внедрения SCE является неправильная работа интерфейсов между SCE и другими системами, в первую очередь системой управления ресурсами предприятия (ERP) и системой управления складом (WMS).

Во избежание риска неправильной работы интерфейсов необходимо:

• четко описать процессы, которые влияют на интерфейс между системами. Обязательно описать работу интерфейсов в случае исключительных ситуаций по процессам;
• тщательно настроить интерфейсы;
• подготовить план тестирования, включающий проверку работы интерфейса в случае исключительных ситуаций;
• протестировать работу интерфейса для всех исключительных ситуаций еще до запуска системы в промышленную эксплуатацию.

При внедрении SCM встречаются риски, типовые для большинства проектов в IT, а именно нехватка квалифицированного персонала, квалификация и мотивация команды внедрения, качество проработки бизнес-процессов, качество тестирования, собственно подготовка к переходу на новую систему. Подробней о компенсации этих рисков написано ниже, при обсуждении рисков внедрения WMS-системы.

Теперь рассмотрим риски при внедрении WMS. При этом возможны две ситуации: автоматизируется новый склад и автоматизируется уже функционирующий склад. Начнем с проблем, которые возникают при автоматизации нового склада. Обычно контракт на внедрение WMS заключают в момент, когда склад практически построен. Остается залить полы, смонтировать стеллажи, закупить складское оборудование. Здесь-то и кроется самая распространенная проблема – техническая неготовность склада на момент запуска.

Чаще всего после обучения и настройки системы выясняется, что контракт на монтаж стеллажей оплачен только сегодня, а стеллажи установят только через месяц. В этой ситуации компания – поставщик WMS ставится перед фактом задержки проекта, и ее специалисты переключаются на другие задачи. Проектную команду, которая была сформирована со стороны покупателя WMS, отправляют в отпуск или перебрасывают на другие работы. После того как склад привели в техническую готовность, происходит запуск, при этом зачастую требуется дополнительное обучение. В результате и покупатель, и поставщик понесли убытки из-за простоя своих команд, причем часть команды за время простоя сменила место работы.

Какие же действия надо предпринять, чтобы компенсировать этот риск? Так как эта проблема возникает в нашей стране на большинстве новых складов, ее надо поставить одной из самых высокоприоритетных. Перед заключением контракта компании – поставщику WMS следует убедиться, что контракты с компаниями, которые осуществляют поставки и монтаж складского оборудования, не только заключены, но и оплачены. Именно сроки оплаты чаще всего тормозят начало работ. На сроки задержек особое влияние оказывают монтаж стеллажей, поставка радиотерминалов, закупка серверов, подключение коммуникаций и Интернета к новому складу. Если прогнозируются задержки с технической готовностью склада, работы по проекту следует начинать позже.

Другая проблема нового склада – нехватка квалифицированного персонала. В настоящий момент на российском рынке наблюдается дефицит квалифицированных складских работников, и потому руководству склада надо прикладывать значительные усилия, чтобы к моменту запуска склада набрать квалифицированные кадры. Склады, где заработная плата персонала чуть ниже рыночной, внедряют WMS с огромным трудом. Если поставщик WMS обнаружит, что на складе значительную долю сотрудников составляют люди пенсионного возраста и студенты, ему надо закладывать в план проекта дополнительное время на обучение персонала, доработку системы, возможные повторные запуски.

Теперь перейдем к проблемам специфическим для работающих складов. Работающие склады делятся на две группы: с адресным хранением и без адресного хранения. При внедрении WMS на складе, который работал без адресного хранения, надо быть готовым к тому, что запуск может повториться несколько раз. Персонал, который привык брать товар с любого адреса, продолжит работу по прежней схеме. Соответственно к концу первой недели после запуска адреса товара в WMS будут сильно отличаться от реального положения дел. Очень полезно на таких складах проводить внедрение WMS по участкам склада – галереям.

Главной проблемой при автоматизации работающих складов с системой адресного хранения являются устоявшиеся схемы процессов на этих складах. Очень редко бизнес-процессы, под которые написана WMS, совпадают со старыми процессами на складе. Работники склада зачастую настаивают на том, чтобы WMS поддерживала процессы в том виде, к какому они привыкли, и потому приходится соглашаться на большой объем доработок WMS, которые обычно затягивают сроки внедрения, снижают производительность системы, увеличивают вероятность ошибок в ее работе.

При продаже проекта на склад с работающей информационной системой адресного хранения надо сразу оговаривать значительный бюджет на доработки. Первоначальный запуск лучше планировать вообще без доработок. Когда персонал на практическом опыте узнает достоинства и недостатки новой схемы процессов, можно вернуться к доработкам. При таком подходе объем доработок и бюджет на них значительно сократятся, а запуск состоится гораздо быстрей.

Следующим важным риском при внедрении системы являются квалификация и мотивация команды внедрения. Члены команды внедрения со стороны поставщика системы должны иметь успешный опыт запусков WMS, а также иметь мотивацию выполнить работу качественно и в срок. Крупные поставщики WMS-систем обычно соответствуют таким условиям. При этом для проектной команды со стороны заказчика WMS-системы квалификация и мотивация часто оказываются первостепенной проблемой.

Команда внедрения со стороны заказчика должна иметь самое малое двух высококвалифицированных специалистов. Первый – это сотрудник с хорошим знанием бизнес-процессов складов с адресным хранением под управлением WMS-систем. Обычно на такую роль подходит начальник смены или руководитель группы операторов, проработавший несколько лет на складах под управлением WMS-систем. Второй сотрудник – это IT-специалист, имеющий опыт построения отчетов, знающий СУБД, на которой будет работать WMS, а также имеющий опыт построения интерфейсов между информационными системами. Заработная плата таких специалистов соизмерима с заработной платой руководителей складского комплекса. В качестве варианта мотивации этих двух сотрудников можно оговорить в случае успешного запуска WMS-системы присвоение первому сотруднику должности одного из руководителей складского комплекса, а второму – должности руководителя IT-службы складского комплекса с соответствующими финансовыми бонусами. Попытки заказчика сэкономить на двух высококвалифицированных сотрудниках и перенести их функции на команду поставщика WMS-системы негативно сказываются на работе склада после ее запуска.

После запуска системы специалист по бизнес-процессам будет, возможно, выполнять функции wаrehouse manager (сотрудника, управляющего обработкой заказов на складе) либо, если он занят на других работах, на эту должность надо заранее готовить другого специалиста. Кроме того, заказчик WMS должен заранее нанять и обучить сотрудника функциям stock manager. Этот сотрудник будет управлять настройками товаров и ячеек в WMS. В значительной степени от него зависит эффективность работы склада после внедрения системы. Например, этот сотрудник может выделить для товара с высокой частотой обращения (товара категории А) место в зоне отбора, удобное для частых обращений (зона отбора категории А), либо место на задворках зоны отбора (зона отбора категории С).

Для всего персонала склада очень полезно провести популяризацию идеи внедрения новой WMS, объяснить выгоды от внедрения системы. Полезно объявить о небольших бонусах успешным сотрудникам склада, если склад перейдет на новую систему в срок.

Следующий важный риск, который надо контролировать при внедрении WMS-системы, – это качество проработки бизнес-процессов. Процессы работы склада должны быть детально документированы. При этом особое внимание надо обратить на исключительные ситуации. Например, должны быть описаны ветви бизнес-процессов – что предполагается делать, если в поставке присутствует товар, которого нет в электронной накладной, и если этот товар отсутствует в справочнике товаров WMS-системы. Отсутствие инструкций по работе в исключительных ситуациях зачастую приводит к остановке работы склада, накоплению ошибок и расхождениям между данными WMS, других информационных систем и фактической ситуацией на складе.

Тестирование – один из самых трудоемких этапов внедрения. Часто бывает так, что из-за сжатых сроков проекта пытаются тестирование уместить в несколько дней. Это очень опасно. Проще исправлять ошибки, выявленные на этапе тестирования, чем править работающую систему. Перед проведением тестирования следует разработать его подробный план. Обязательно тестирование должно включать моделирование всех исключительных ситуаций. На финальном интеграционном тестировании важно проверить все процессы, включая исключительные ситуации, с привлечением нескольких сотрудников с использованием нескольких радиотерминалов. Обязательно должны тестироваться исключительные ситуации в работе интерфейсов между информационными системами.

Следующий важный риск – это подготовка к переходу на новую систему. Перед запуском WMS надо разработать план перехода, в котором подробно прописать и согласовать все работы. В частности, в плане должно быть четко прописано, кто, когда и в каком формате готовит данные справочников для WMS. Обязательно процесс перехода должен быть промоделирован в виде деловой игры. В результате выявятся проблемные места перехода, а персонал обучится последовательности операций при переходе на работу с новой WMS.

Теперь хотелось бы рассмотреть следующий вопрос – различные схемы запуска. Первый подход, когда сразу запускается весь склад, – самый традиционный. При этом в WMS обрабатывается товар одного владельца. Это, на первый взгляд, самый дешевый и быстрый способ. Но нам не известны примеры, когда такой запуск проходил гладко. Обычно он сопряжен с авралами, когда ошибки, выявленные в ходе запуска, исправляют прямо в работе. Очень часто склад, запущенный по такой схеме, через неделю или месяц после запуска останавливают, систему дорабатывают и затем производят повторный запуск.

Второй вариант – когда склад запускают по частям. Для этого выбирают один стеллаж и одну группу товаров. Этот товар обрабатывают с помощью WMS, а остальной склад работает в старой системе. Затем в WMS добавляют следующий стеллаж и следующую группу товаров. При таком подходе ошибки и сбои не нарушают работу склада. Запуск WMS на складе происходит медленней, идет постепенное вовлечение персонала.

Существует еще одна разновидность схемы запуска, когда с целью снижения рисков в первое время после запуска производится учет складских операций в старой и новой WMS-системах. Обычно такой подход значительно увеличивает нагрузку на персонал склада. Кроме этого никто из персонала, пока не выключена старая система, не рассматривает новую систему как запущенную в реальную эксплуатацию. Соответственно переход на новую систему затягивается. Данный вариант схемы запуска можно применять только в случае, когда в старой системе ведется количественный учет без адресного хранения, а в новой WMS-системе – собственно управление работой склада. Главной предпосылкой использования такой схемы является запуск в условиях, когда WMS не до конца протестирована и есть высокая вероятность повторных запусков.

Итак, при внедрении SCM руководителю проекта требуется провести большую работу по подготовке проекта, сбору данных о логистических потоках, издержках, планах развития компании, четко контролировать ситуацию на смежных проектах, которые могут повлиять на проект внедрения. Должен быть правильно выбран момент старта проекта. К проекту привлекают высококвалифицированных сотрудников как со стороны заказчика системы, так и со стороны исполнителя – поставщика системы. Должны быть тщательно регламентированы и протестированы процессы, по которым будут работать в результате внедрения SCM, хорошо отлажены и протестированы интерфейсы с другими системами.

Помимо этого следует хорошо продумать мотивацию как участников проекта внедрения, так и сотрудников, затрагиваемых проектом. А к работе с системой надо обязательно привлечь несколько высококвалифицированных сотрудников как со стороны бизнеса, так и со стороны информационных технологий. Все это позволит сделать процесс внедрения безболезненным для бизнеса, а результат внедрения SCM позволит существенно повысить эффективность бизнеса и существенно уменьшить издержки.