Ошибки ритейлеров при оптимизации склада

Какому складу нужна автоматизация, а какому – нет

Автоматизация склада представляет собой множество важных аспектов, объединенных в единую систему управления. Их диапазон – от проектирования предполагаемых складских процессов до физической нумерации складских мест. То есть речь идет о введении на складе адресной системы хранения, в рамках которой будет осуществляться контроль и управление размещением товара, его движение как в пределах складского комплекса, так и в процессах поступления, выбытия, сквозного движения, инвентаризационных процессах.

Автоматизация складских мощностей, перевод их под управление единой системы закономерно ведет к снижению себестоимости операции сборки заказов клиентов, увеличению производительности и пропускной способности склада, снижению затрат, связанных с человеческим фактором, оптимизации работы персонала (сокращению рабочих мест за счет повышения производительности отдельного сотрудника). Кроме того, внедрение системы управления складом в общую систему управления предприятием позволяет ритейлеру включать имеющиеся складские мощности в общий контур управления и планирования работы бизнеса.

При наличии на предприятии автоматизированной системы управления транспортировками склад получает возможность для рационального использования мощностей в процессах разгрузки и размещения запаса, комплектации и подготовки для последующей отправки клиентам или в собственные магазины. Это позволяет обеспечивать потребности бизнеса сквозными процессами от заключения договоров с заказчиками с учетом особенностей подготовки, обработки и хранения товара до его доставки в максимально короткие сроки.

Как правило, автоматизация склада позволяет:

• примерно на 30 % увеличить прибыль от оборота склада;
• на 12–15 % снизить затраты на хранение товарного запаса;
• повысить лояльность клиентов за счет более стабильного и четкого выполнения обязательств по сборке и доставке заказов покупателям.

Автоматизация может быть проведена на складах различных форматов:

• склад-магазин;
• крупный распределительный центр, откуда товары доставляются как в собственные магазины, так и внешним заказчикам;
• кросс-докинговый склад, осуществляющий функцию перевалочного узла между складскими системами, через который приемка и отгрузка товаров и грузов организуется напрямую, без размещения в зоне долговременного хранения;
• гибридные склады – здесь речь может идти, например, об обыкновенном распределительном центре, где применяются кросс-докинговые операции, либо о распределительном центре, оснащенном магазином.

Однако, несмотря на все плюсы автоматизации склада, не на каждом предприятии внедрение такой системы является целесообразным. В автоматизации не нуждаются небольшие склады: из-за малого товарооборота и выручки внедрение системы автоматизации попросту не окупится. Обычно внедрение складской системы в крупном комплексе, начиная с площади в 15–20 тыс. м², окупается в течение 3–5 лет. Среднее внедрение может обойтись владельцу бизнеса примерно в 15 млн руб., причем без затрат на техническое переоборудование. На складах размером даже 5 тыс. м² внедрение системы автоматизации зачастую не является рентабельным.

Также не требуется складская система для моноскладов, где номенклатурный справочник товаров ограничен десятком позиций.

Исключением для маленьких складов может стать внедрение небольших решений, широко представленных на российском рынке. Такие продукты не являются масштабируемыми и призваны обеспечить строго определенный список складских бизнес-процессов. Вместе с бизнесом они расти не могут: решения эконом-класса закрывают определенные узкие места отсутствия автоматизации, снижают затраты склада, но для их масштабирования необходимо либо содержать собственный штат разработчиков, либо заказывать платные доработки на стороне. Второе зачастую затруднительно, поскольку многие компании далеко не всегда готовы взяться за внедрение изменений в уже созданные пакетные решения.

В том случае, если компания собирается в перспективе расширяться, подобные недорогие, но и не масштабируемые пакетные решения не подойдут, а значит, предстоит выбрать подходящую систему автоматизации склада. Это непростая задача, на пути решения которой ритейлер может столкнуться с рядом различных проблем.

Ошибка № 1. Технологическая неподготовленность склада

Если бизнес не готов к техническому перевооружению склада, то лучше даже не задумываться о его автоматизации. Внедрение складской системы сопряжено с:

• уходом от бумажной технологии;
• оснащением системами беспроводной передачи данных;
• внедрением системы управления терминалами сбора данных;
• подключением к учетной системе управления предприятием, системам управления транспортировками.

В противном случае внедрение системы автоматизации не принесет никаких плодов – как следствие, время и деньги будут потрачены впустую.

Ошибка № 2. Автоматизация без подробного аудита

В самом начале работы над подобным проектом бизнес должен быть готов к привлечению специалистов, способных провести полноценный аудит того, что уже есть в рамках складского управления предприятия, и осуществить планирование необходимых работ и затрат (учитывая средние показатели опыта внедрения подобных систем) для достижения требуемой эффективности исходя из заложенной концепции развития бизнеса в краткосрочной и среднесрочной перспективе. К сожалению, собственными силами это сделать практически невозможно, так как у предприятия зачастую отсутствуют сотрудники с подобной специализацией. Верным решением будет приглашение внешних консультантов, способных «заглянуть в завтрашний день» и профессионально составить карту шагов по модернизации складских помещений заказчика.

Необходимо определить на краткосрочную и среднесрочную перспективу объем прохождения товарных запасов по складу, который планируется освоить. Изучить процессы, требующие автоматизации, какие из них облегчат бизнес и снизят затраты на доставку товара, что в конечном итоге повлияет на себестоимость запаса.

Подобную аналитику должны проводить люди, способные без приближения к какой-то конкретной складской системе рассчитать: предполагаемый объем нагрузки, потребность отдела по работе с персоналом в управлении качеством работы склада, возможное расширение клиентской базы и способность данных складских мощностей обеспечить ее, возможности транспортно-логистического контура компании, производственные перспективы. Они должны при необходимости суметь порекомендовать увеличение мощностей склада, которое может достигаться как использованием новых складских помещений, так и оптимизацией и более рациональным использованием существующих.

Не проведя необходимый аудит, бизнес может получить решение, не отвечающее поставленным задачам, либо содержащее избыточные или громоздкие в своей реализации параметры и возможности системы, которые никогда складу не потребуются.

Ошибка № 3. Автоматизация без подготовки персонала

К автоматизации склада должен готовиться не только владелец бизнеса, принявший решение о внедрении складской системы. Необходимо быть готовым к изменению технологии работы и повышению квалификации складского персонала. Линейный персонал должен пройти максимальное обучение с тестированием по ключевым задачам. Для этого зачастую требуется тщательное тестирование внедряемого продукта всеми или ключевыми сотрудниками в специально выделенном складском пространстве, где можно понять степень усвоения материала в условиях, максимально приближенных к рабочему процессу, и даже выявить тонкие моменты, не учтенные на этапе планирования и реализации. Это позволит выявить как несовершенство решения на этапе его тестирования, так и принять управленческие решения относительно подготовленности и способности прежнего линейного персонала и, как следствие, продления или завершения трудового договора по каждому сотруднику.

Управленческий персонал также подключается к обучению. Менеджеры склада должны уметь как заместить любого линейного сотрудника на любом участке выполняемых складских задач, так и исправить любую форс-мажорную ситуацию, используя интерфейсы самой системы.

Внедрение системы автоматизации склада без должного обучения сотрудников может привести к остановке сборки заказов. Склад –это механизм, работающий как часы, и представляющий собой связку этапов, необходимых для отгрузки заказа клиента. Остановка одного из них неминуемо приводит к убыткам всей компании.

Ошибка № 4. Автоматизация склада без инвентаризации

Перед запуском системы автоматизации склада в эксплуатацию необходимо привести в порядок товарные запасы, находящиеся на предприятии. Проще говоря, нужно провести тотальную инвентаризацию – находящиеся на складе запасы пересчитывают, привязывают к адресным складским ячейкам.

Бизнес обязан разработать и утвердить принцип идентификации морфологических параметров товаров в системе. Особенно это важно при наличии товаров с партионным учетом. Так, один и тот же товар, находящийся в пространстве одного и того же складского места, мог появиться там из разных поставок. Порой визуально они неотличимы друг от друга. Но складская система сможет идентифицировать партию, если ввести в нее необходимые показатели товара, например, дату производства продукции.

Отсутствие возможности идентификации партии приводит к партионному пересорту – в базе будет находиться информация о том, что товар из партии в наличии есть, а фактически на складе он может отсутствовать. Поэтому плановые отчеты, аналитические работы, проводимые сотрудниками управления предприятием, не будут соответствовать реальной ситуации на складе.

Ошибка № 5. Не определиться со спецификой

Не менее ошибочно при выборе системы автоматизации склада не определиться со спецификой предприятия, то есть игнорировать вопросы:

• каким будет склад – классическим или с учетом кросс-докинговых операций;
• будет ли в перспективе на складе открыт магазин;
• станет ли автоматизация склада единичной, или постепенно выбранное для него решение будет тиражировано на предприятия, которые планируется открывать в будущем.

Если сразу не зафиксировать ответы на эти вопросы, то, скорее всего, внедрением системы автоматизации управления конкретным складом проект и ограничится, поскольку дальнейшие действия по переработке решения под другие потребности фирмы фактически потребуют нового внедрения с соразмерным первоначальному проекту вложением средств.

Выбор решения для автоматизации склада

Перед окончательным выбором системы автоматизации склада требуется провести предпроектное обследование существующих бизнес-процессов, предполагаемого их развития и пополнения новыми, востребованными в перспективе. Результатом этой работы становится концептуальный проект внедрения автоматизированной складской системы управления – документ, содержащий максимально возможно детальную карту того, что есть, и того, к чему стремится бизнес в части управления складскими процессами и персоналом. Этот документ является продуктом того самого аудита, про который мы говорили чуть раньше. Он даст ритейлеру неоспоримые преимущества для выбора складской системы, поскольку наглядно покажет, какой именно программный продукт будет для него наиболее эффективным. Например, концептуальный проект подскажет, какие направления желательно усилить при помощи системы автоматизации или, допустим, продемонстрирует отсутствие необходимости приобретения дорогого продукта.

Если решение не является избыточным для ритейлера, наиболее релевантно бизнесу и отвечает планам его развития, значит, оно будет максимально оптимальным для склада.

Мы перечислили самые распространенные, фундаментальные ошибки при подготовке решения системы автоматизации склада – на эти грабли наступили не один и не два ритейлера. Чтобы не попасть в ту же ловушку, учтите этот негативный опыт, и тогда у вас получится спланировать, выбрать и реализовать систему управления складом, отвечающую всем запросам бизнеса, позволяющую оптимизировать работу склада, снизить затраты и сделать прозрачным и управляемым значительную часть вашего бизнеса.